Бухгалтерский учет кассовых операций и подотчетных сумм

     Кассиры обязаны строго соблюдать правила  совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.  В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.

     Оплату  товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация , о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

     При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается 
 
 

2.1.3. Порядок проведения ревизии кассы. Организация контроля за соблюдением кассовой дисциплины в ЗАО «Центргаз»

     В сроки, установленные руководителем  ЗАО «Центргаз», а также при смене кассиров на предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Учредители предприятий, вышестоящие организации, а также аудиторы в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

     Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров  и кассиров.

     Лица, виновные в неоднократном нарушении  кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

     Органы  внутренних дел в пределах своей  компетенции проверяют техническую  укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности  денег и ценностей на предприятиях. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями. 
 
 
 
 
 

       2.2. Организация учета подотчетных сумм  в ЗАО «Центргаз»

2.2.1 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Центгаз».

     На  расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центрального Банка России (от 14.11.2001 г.), который составляет 60 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день.

     Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные  расходы, обязано в 3-х дневный  срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый  отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в 3-х дневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу. Сотруднику, командируемому на другое предприятие, полагается сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов: по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке.

     Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его  в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким образом, что сверхнормативные суммы командировочных расходов, хотя и включатся в себестоимость выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), при налогообложении прибыли не учитываются. В настоящее время действуют следующие нормы командировочных расходов: оплата найма жилого помещения в сутки (при подтверждении документами) составляет неограниченную сумму, (без подтверждения документами 12 руб.), оплата суточных составляет 100 руб. в сутки.

     Кроме командировочного удостоверения, подотчетное  лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки, и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы: командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.

     Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем (по ставке 16,67%) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом. НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должны списываться за счет собственных средств предприятия, т.е. за счет нераспределенной прибыли. (Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.)

     Для синтетического учета подотчетных  сумм применяется счет 71. Счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     Пример: Работнику ЗАО «Ценртгаз» Золотову С.Ю.  выдано под отчет ( Приложение 3) 1000 руб. на приобретение материалов на сумму 900 руб. ( в том числе НДС 150 руб.), что подтверждается соответствующими документами продавца. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет (Приложение 2). Однако неизрасходованный остаток денежных средств не был вовремя возвращен работником  в кассу организации, а потому удержан из его заработной платы.

     Операции  оформляются бухгалтерскими проводками:

     Д 71 К  - 1000 руб. 50 выдано под отчет  Золотову С.Ю.

     Д 10 К 71 – 750 на сумму стоимости приобретенных  материалов

     Д 19  К 71 – 150 руб. на сумму НДС 

     Д 94 К 71 – 100 руб.  на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, так и не возвращенного в кассу Золотовым С.Ю.

     Д 70 К 94 – 100 руб. на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, удержанного  из заработной платы Золотова С.Ю. 

2.2.2 Документальное оформление выдачи наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг)

    Выдача  наличных денежных средств работникам ЗАО «Центргаз» под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы ЗАО «Центргаз» производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Отсутствие подписи получателя в этих документах расценивается как недостача денежных средств в кассе. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    Если  при проведении проверки ЗАО «Центргаз» аудитором установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их лицами длительное время, в том числе по истечении трёх дней после установленного срока, рекомендуется провести проверку использования подотчётных сумм, получить объяснения от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и с учётом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчётного лица, так как несвоевременная сдача денежных средств в кассу предприятия может рассматриваться налоговыми органами как доход сотрудника. Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована. Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Предприятия часто пренебрегают этим пунктом, в частности, нередко можно увидеть в журнале-ордере или в главной книге проводку  Д71-К71. Аудитору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

    Представленные  подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии ЗАО «Центргаз» подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу.  При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем ЗАО «Центргаз».  Сотрудники ЗАО «Центргаз», уполномоченные производить закупку материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчёт, заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций. 

    2.2.3. Документальное оформление операций по покупке за наличный расчёт у юридических лиц

     При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа  – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца;  номер кассового аппарата; номер и дату выдачи чека; стоимость продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.

     Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ. Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

     Документы, подтверждающие расходы, в виде товарного  чека со штампом «оплачено» без чека ККМ приниматься к учёту не должны.

     Согласно  Инструкции Государственной налоговой  службы РФ от 11 октября 1995 г. № 39  «О порядке исчисления и уплаты НДС» (в редакции последующих изменений и дополнений) суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.