Бухгалтерский учет кассовых операций и подотчетных сумм

     Предприятия не имеют право накапливать в  своих кассах наличные деньги для  выдачи заработной платы и выплат социального характера до наступления  сроков, установленных и согласованных  с обслуживающими банками.

     Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 «Касса»

     Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассах предприятия. К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета: 50-1 «Касса предприятия» 50-2 «Операционная  касса» 50-3 «Денежные документы» и  др.

     На  субсчете 50-1 «Касса предприятия» учитываются денежные средства в кассе предприятия. Когда предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

По кредиту  счета 50 «Касса» отражается выплата  денежных средств из кассы, по дебету – поступления в кассу.

     На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается  наличие и движение денежных средств  в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных nepeправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открываете и организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

     На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе предприятия  почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

     Пример: ЗАО «Центргаз» заключило договор поставки с ООО «Астраханские топливные ресурсы» на  сумму 25 000 руб. (в том числе НДС 18%) 18.07.2009г. оборудование было поставлено ООО «Астраханские топливные ресурсы», предъявлены расчетные документы. 20.07.2009г. ООО «Астраханские топливные ресурсы»  на основании расходной накладной № 000507 внесли в кассу ООО «Центргаз» денежные средства в сумме 25 000 руб.

Данная  операция оформляется приходным  кассовым ордером ( Приложение 1). Составляются следующие проводки:

Д62     К90 - 25 000 руб. внесена сумма стоимости поставленного оборудования

Д90     К68 - 2 186 тыс.руб. учтен НДС

Д51     К62 - 25 000 руб. внесены в кассу денежные средства.

2.1.2. Документальное оформление  приема и выдачи  наличных денег  в ЗАО «Центргаз»

      При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры ЗАО «Центргаз» руководствуется установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов и монет Банка России. Прием наличных денег кассами ЗАО «Центргаз» производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

    Выдача  наличных денег из касс ЗАО «Центргаз» производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным  другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером ЗАО «Центргаз» или лицами на это уполномоченными.

    В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя ЗАО «Центргаз», подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

    На  ЗАО «Центргаз» выдача денег может  производиться по удостоверению, выданному  данным предприятием, при наличии  на нем фотографии и личной подписи  владельца. Расписка в получении  денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

    Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе ЗАО «Центргаз», производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

    Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

    Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен: а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано"; б) составить реестр депонированных сумм; в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

    Бухгалтерия ЗАО «Центргаз» производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и  подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Ведение кассовой книги и  хранение денег

     Все поступления и выдачи наличных денег  на ЗАО «Центргаз» учитывают в кассовой книге. ЗАО «Центргаз» ведет только одну кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера ЗАО «Центргаз» или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     На  предприятиях при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись  автоматизированным способом, при котором  ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

     В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц  должно автоматически печататься общее  количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

     Кассир  после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет  кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

     В целях обеспечения сохранности  и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в  течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера ЗАО «Центргаз». Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

     Главный кассир перед началом рабочего дня  выдает другим кассирам авансом необходимую  для расходных операций сумму  наличных денег под расписку в  книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры в конце  рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

     По  авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы. Все наличные деньги и ценные бумаги на ЗАО «Центргаз» хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Особенности документального  учета кассовых операций в иностранной  валюте.

     Для учета операций в иностранной  валюте на ЗАО «Центргаз» создается специальная касса. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).