Бухгалтерский учет кассовых операций и подотчетных сумм

     Исключение  – приобретение горюче-смазочных  материалов (далее – ГСМ) за наличный расчёт по чекам автозаправочных  станций (далее – АЗС), при этом НДС выделяется по расчётной ставке 13,79 % от стоимости приобретённых  материалов, а также некоторые командировочные расходы, которые будут рассмотрены далее.

     В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

     Дебет 10      Кредит 71 – на сумму  оприходованных материалов;

     Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 – на сумму  произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

     Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией ЗАО «Центргаз» на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов.

    Прежде  всего, необходимо отметить, что согласно Инструкции Государственной налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» при приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчёт у организации-изготовителя, заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации, занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счёта 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

    В учёте выдача наличных денежных средств  под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

    Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка. Руководитель ЗАО «Центргаз» своим приказом устанавливает размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу ЗАО «Центргаз».

Пример: Работнику ООО «Центргаз» Петровой А.А. выдано по отчет 1000 руб на приобретение  материалов, но она закупила  материалы на сумму 1200 руб. ( в том числе НДС 200 руб), что подтверждается соответствующими документами продавца . Петровой А.А. составлен  авансовый отчет ( Приложение 2). Перерасход  по авансовому отчету  выдан Петровой А.А. из кассы организации. ( Приложение 3)

Операции  оформляются бухгалтерскими проводками:

Д 71     К 50 – 1000 руб. выданы под отчет денежные средства Петровой А.А.

 Д  10    К71 – 1000 руб. на сумму  стоимости приобретенных материалов

Д 19    К 71 -  200 на руб.  сумму НДС

Д 71    К 50 – 200 на руб. сумму перерасхода  по авансовому отчету  

    Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций - изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц, как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

    1. Заключение договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.

    2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу  организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

    Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым  договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц  – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных  доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

    В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками: Дебет 60 Кредит 71 (50) – на сумму оплаченных счетов.

    3. Не позднее десяти дней  с  даты отгрузки товара (выполнения  работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик  обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ «Об утверждении порядка ведения журналов учёта счетов-фактур при расчётах по НДС».

    В счёте-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счёта-фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги); наименование получателя товара (работы, услуги); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); сумма налога на добавленную стоимость; дата представления счёта-фактуры;

    В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 25 декабря 1996г. №109 в  целях создания благоприятных условий  налогоплательщикам для перехода к  новому порядку расчётов по налогу на добавленную стоимость на основе счетов-фактур, в качестве временной меры и впредь до особых указаний, допускается при составлении счетов-фактур поставщиками незаполнение отдельных реквизитов счетов-фактур (в частности, кодов ОКОНХ, ОКПО и ОКДП).

    Счёт-фактура  подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. При получении товаров (работ, услуг) счёт-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем. 

    2.2.4. Документальное оформление  операций по покупке  за наличный расчёт  у физических лиц. 

    В процессе своей деятельности бухгалтеры ЗАО «Центргаз» часто сталкиваются с необходимостью оформления документов при покупке товарно-материальных ценностей за наличные деньги. При этом возникают вопросы, в частности, по поводу отнесения НДС на расчеты с бюджетом, оформления документов, необходимых для осуществления закупок сельскохозяйственной продукции у населения и т.д.

    В соответствии со статьей 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях. Предусмотренных законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

    Приобретение ЗАО «Центргаз» имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны составляться в соответствии с положениями ГК РФ и содержать паспортные данные физического лица – продавца имущества. Закупку у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов и орехов осуществляют лица, назначенные и утвержденные приказом руководителя организации. Таковыми могут являться как сотрудники организации, так и физические лица, производящие работы или оказывающие услуги по договорам гражданско-правового характера.

    Закупочный  акт должен содержать следующие  обязательные реквизиты:

• паспортные данные сдатчика продуктов;
• место его проживания;
• наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.

    К акту должны быть приложены следующие  документы:

• справки о принадлежности данной продукции сдатчику;
• заключение ветнадзора о доброкачественности продукции.

    Согласно  Инструкции Государственной налоговой  службы РФ «По применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, в части,  превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, подлежат обложению подоходным налогом у источника выплаты дохода (в нашем случае – бухгалтерией предприятия), а при продаже гражданами квартир, жилых домов, дач, садовых домиков, земельных участков, паев, долей – пятитысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда.

    При расчете дохода, подлежащего налогообложению, сумма валового дохода уменьшается  на тысячекратный  размер минимальной  месячной  оплаты труда в год, рассчитанной на основе действовавших  с начала  года размеров и того размера, который действует на момент совершения сделки.

2.2.5. Учет командировочных  расходов в ЗАО «Центргаз»

    Направление работников ЗАО «Центргаз» в командировку производится руководителем этого предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

    Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

    По  усмотрению руководителя ЗАО «Центргаз» направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

    Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.

    Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка  предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

    Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

    Днем  выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта – учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

    При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время  пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и  дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.