Бухгалтерский учет движения денежных средств

     На  руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

     За  нарушение требований Закона РФ «О применении контрольно-кассовой техники  при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350-кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости  от характера нарушения.  

 

2.2 Документальное оформление  поступления и  выдачи наличных  денег

     Операции  по движению денежных средств оформляются  с применением унифицированных  форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 03.05.2000 г.): приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3),                                     кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

     Расчеты наличными денежными средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими  лицами. Денежные средства в кассу организации могут поступать:

– с  расчетного счета организации;

– от покупателей  и заказчиков;

– при  возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

– при  погашении ссуды, выданной сотрудникам  организации;

– в  виде возмещения причиненного материального ущерба;

– при  получении займов (кредитов) по договорам  с юридическими и физическими  лицами.

     Поступление наличных денег в кассу организации  оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), подписанным  главным бухгалтером или лицом  на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата (Приложение А).

     При поступлении денежных средств в  кассу с расчетного счета организации  могут предварительно подавать заявку, в которой указывают наименование организации, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму.

     Право на получение денежных средств с  расчетного счета оформляется организацией посредством выписки денежного  чека.

     Чеки  сброшюрованы в чековую книжку, которые  организация получает

в уполномоченном банке на основе специального заявления.

     При поступлении денежных средств в кассу организации от покупателей и заказчиков основанием является счет-фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

     Поступление денежных средств в кассу организации  в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55). В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

     Выдача  наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма  № КО-2) (Приложение Б), платежным  ведомостям (№№ Т-49; Т-51). Расходные  кассовые документы подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

     Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

– сдача  остатка денежных средств сверх  установленного лимита в банк с зачислением  на расчетный счет;

– оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

– выдача под отчет на командировочные  и хозяйственные расходы;

– выплата  заработной платы и депонированных сумм;

– выплата  пособий социального характера;

– выплата  материального поощрения и материальной помощи;

– выдача ссуд и займов.

     При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

– наличные деньги, полученные в банках, расходуются  только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

– предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в  своих кассах наличные деньги сверх  установленных лимитов, даже если эти  деньги планировалось направить  на оплату труда или другие предстоящие  расходы;

– любая  выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

     При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре.

     Он  состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной» частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием.

     Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

     Заработную  плату, пособия по  временной нетрудоспособности, премии кассир  выплачивает по платежным  ведомостям.  На  титульном листе   платежной  ведомости  делается  разрешительная  надпись  в  кассу  о  выдаче  денег  за  подписями  руководителя   предприятия  и  главного бухгалтера,  с указанием сроков  выдачи денег   и  их  суммы  (прописью).  

     По  истечении  трех  рабочих  дней  после получения денег  из учреждения  банка  для  оплаты  труда,  пособий,  премий  кассир  в  платежной  ведомости  против фамилии  лиц, не  получивших деньги, делает  пометку  от  руки  «Депонировано»,  затем  составляет  реестр    депонированных   сумм.  В ведомости кассир  делает  надпись    о фактически   выплаченных   и неполученных   суммах,   которую заверяет  своей подписью. На выписанный  по платежной   ведомости сумму выписывают  расходный кассовый  ордер.

     Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

     Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления  этих документов. Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

     При завершении операций кассир обязан подписать  расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью: приходные – «Получено», расходные –  «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

     Пунктом 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) (Приложение В). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     В журнале регистрации приходные  и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные – в разделе «Расходный документ».        По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

     Основным  документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение  отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4) (Приложение Г).

     Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и должны выполняться кассиром при ее заполнении. Кассовая книга является регистром  аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной валюты также записываются в кассовую книгу.

     Записи  кассовых операций начинаются после  строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

     В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу  организации, а также реквизиты  приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

     Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

     В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. А  затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера предприятия. 
 

2.3  Синтетический учет  кассовых операций

     Для формирования информации о наличии  и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов предусмотрен активный счет 50 «Касса».

     Сальдо  счета указывает на наличие свободных  денежных средств в кассе организации  на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.