Аудит учета операций с производственными запасами

      2.8.2 Методы получения аудиторских доказательств 

      При проведении аудита операций по учету и сохранности товарно-материальных ценностей (ТМЦ) используют следующие методы и приемы: инвентаризация, пересчет, подтверждение, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, устный опрос, проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры [9].

      Инвентаризация  используется для подтверждения  фактического наличия товарно-материальных ценностей. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за процессом ее проведения.

      Пересчет  используется для подтверждения  достоверности арифметических подсчетов  товарно-материальных ценностей, соответствия их величине, отраженной в первичных  документах и в регистрах бухгалтерского учета.

      Подтверждение используется для получения информации о правильном отражении в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операций и реальности остатков на счетах учета товарно-материальных ценностей.

      Проверка  соблюдения правил учета отдельных  хозяйственных операций используется при контроле за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по движению товарно-материальных ценностей.

      Устный  опрос используется в ходе получения  ответов на вопросник аудитора по предварительной оценке состояния  учета товарно-материальных ценностей, а также в процессе их проверки при уточнении у специалистов отдельных положений совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение или неясных.

      Проверка  документов     используется      аудитором     для     подтверждения

правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования товарно-материальных ценностей, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки (взаимный контроль документов).

      Прослеживание используется в ходе проверки операций, отраженных в первичном учете, в журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге, бухгалтерской отчетности. При этом особое внимание обращается на правильность корреспонденции счетов, соответствие сумм оборотов и остатков в регистрах синтетического и аналитического учета.

      Аналитические процедуры используются при сопоставлении  наличия товарно-материальных ценностей  в различные периоды, данных отчета о их движении с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между  различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды.

     Аудиторские процедуры подразделяются на проводимые до инвентаризации, во время инвентаризации и после нее. До проведения инвентаризации аудитор запрашивает документы  о результатах предыдущих инвентаризаций, анализирует структурные и количественные изменения запасов, получает информацию о местах хранения запасов, а также об организации инвентаризационной работы.

      Аудитор может присутствовать при инвентаризации, проводимой работниками проверяемой  организации в последние дни отчетного года или в первые дни следующего года. Однако если инвентаризация была проведена на какую-то промежуточную дату, аудитору необходимо отследить поступление и выбытие запасов в период, прошедший с момента проведения инвентаризации до отчетной даты. В этом случае выполняется выборочная сверка накладных, счетов-фактур, таможенных деклараций и т. п. документов с учетными данными.

      Иногда  по ряду причин провести инвентаризацию невозможно. Например, когда к моменту  заключения договора на аудит инвентаризация на конец года клиентом уже была проведена, и проводить ее повторно он отказывается, или, когда проведение инвентаризации достаточно дорого. В таком случае аудитор может применить математические методы, которые с определенной вероятностью позволяют оценить величину запасов. Может сложиться так, что клиент не желает проводить  сплошную    инвентаризацию,   но   по   просьбе   аудитора    проведет

инвентаризацию  части товарно-материальных ценностей.

      Достаточно  информативными могут оказаться устные опросы аудитора персонала клиента обо всех изменениях в структуре руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.

      Тесты средств контроля   выполняются с   целью  получения  аудиторских

доказательств относительно эффективности структуры  систем бухгалтерского учета и внутреннего  контроля, т.е. того, насколько хорошо они организованы с точки зрения предотвращения или обнаружения  и исправления существенных искажений, а также работоспособности средств внутреннего контроля в течение рассматриваемого периода. 

     Некоторые процедуры, выполняемые с целью  получения понимания систем учета  и внутреннего контроля, могут  не планироваться специально как  тесты средств контроля, но могут предоставлять аудиторские доказательства относительно эффективности структуры и применения на практике средств внутреннего контроля.  

     2.9 Аудит производственных запасов 

     Аудит производственных запасов начинается с проверки бухгалтерского учёта поступления этих запасов на предприятие. С этой целью проверяются все операции, совершённые организацией в отношении производственных ценностей. Операции могут быть трёх видов – по возмездной передаче материальных ценностей, по передаче ценностей организации в порядке бартера (делового обмена) и операции по безвозмездной передаче производственных запасов (дарения и передаче ценности в уставный капитал предприятия в качестве взноса).

     Основными источниками информации для аудитора здесь служат доверенности, приходные ордера, накладные, в том числе и накладные на отпуск материалов на сторону, акты об оприходовании материально-производственных ценностей, а также лимитно-заборные карты, служащие для документарного отражения отпуска материалов, постоянно применяемых в производственном процессе. Данная документация должна быть проверена аудитором с целью подтверждения учётных данных об оприходовании и движении производственных запасов и на предмет выявления несоответствия требованиям, установленным законодательством РФ.

     По  общему правилу предприятие самостоятельно решает вопрос о выборе единицы бухгалтерского учёта МПЗ. Главным условием здесь  выступает обеспечение возможности  формирования полной и достоверной  информации о МПЗ, и установление системы надлежащего контроля над их поступлением и расходованием. Запасы отражаются в финансовой отчетности в соответствии с их классификацией исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации. На конец отчетного года материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов.

     Особое  значение в ходе проверки приобретает правильное документальное

отражение хозяйственных операций. В ходе прослеживания проверяются операции, отраженные в первичном учете, в журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге, бухгалтерской отчетности, для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования ТМЦ, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов  [10].

     Все бухгалтерские записи необходимо составлять только на основании правильно оформленных  первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, подтверждающие достоверность хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их личные подписи, по необходимости расшифровку фамилий должностных лиц.

     Особое  внимание следует обратить на соответствие корреспонденции счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах аналитического учета и синтетического учета.

     При сопоставлении наличия ТМЦ в  различные периоды, данных отчета о  движении ТМЦ с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между  различными статьями отчета и сопоставлении  их с данными за предыдущие периоды  можно применить аналитические  процедуры. Под аналитическими процедурами подразумеваются анализ и оценка полученной аудитором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого экономического субъекта с целью выявления необычных и неверно отраженных в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, а также выяснения причин таких ошибок и искажений. Аналитические процедуры можно использовать на этапе получения информации, чтобы собрать прямые доказательства ошибок, нарушений и ложных утверждений в финансовой отчетности. По мнению аудиторов, аналитические процедуры помогают выявить 27 % ошибок.

     В ходе анализа применяемого порядка  приобретения материалов должны получить ответы на вопросы, основываясь на следующих  документах: хозяйственные договоры по материалам, принятым на ответственное хранение; договоры комиссии; приходные ордера; накладные; счета-фактуры, авансовые отчеты, акты приемки МПЗ; первичные документы складского учета.

     По  мере совершения хозяйственных операций материально ответственное лицо производит записи в карточки складского учета материалов; при этом после каждого факта их движения выводится количественный остаток.

     В ходе документальной проверки своевременности  и правильности оприходования производственных запасов аудитор осуществляется такие процедуры как:

• Проверка документов. Проверка документов заключается в том, что аудитор должен убедиться в реальности первичного документа. Для этого рекомендуется выбрать определенные записи в бухгалтерском учете и проследить отражение операции в учете вплоть до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения этой операции.
• Прослеживание (трассирование) осуществляется в противоположном направлении. Аудитор отбирает первичный документ и проверяет системы учета и контроля, чтобы найти заключительную бухгалтерскую запись операции. С помощью прослеживания аудитор может определить, все ли операции учтены, и дополнить информацию, полученную в ходе аудита. Однако необходимо учитывать возможность того, что некоторые события не отражены в первичной документации и системе учета.

     При проверке правильности оформления первичных  документов по учету материалов, аудитор  использует формы нетиповых первичных  документов, утвержденные приказом об учетной политике; график документооборота; первичные документы по учету МПЗ (накладные, требования, приходные и расходные ордера, лимитно-заборные карты и т.д.); регистры аналитического учета. Проводится просмотр и пересчет числовых данных в первичных документах по операциям, попавшим в выборку.

     При выявлении в ходе аудита производственных запасов фактов отсутствия обязательных реквизитов документа каждое нарушение необходимо рассматривать отдельно, с точки зрения правомерности принятия документа к учету. Все нарушения и результаты анализа оформляют в рабочем документе аудитора.

     При проверке полноты оприходования  производственных запасов аудитору следует учитывать условия и формы расчетов с поставщиками, выбранный вариант оценки, порядок возмещения НДС по приобретенным ценностям. В ходе аудита учета материалов аудитор проверяет порядок отражения в учете НДС по поступающим ценностям. При этом сумма выставленного НДС относится на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям».

     Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материалов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их фактическое наличие, состояние и оценка [11].

     Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
• определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
• проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

     Наблюдая  за проведением инвентаризации, аудитор  должен убедиться в том, что в  организации установлены: порядок  и сроки проведения инвентаризации, утвержден состав инвентаризационной комиссии; организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность подсчета количества материалов; материальные ценности, принятые организацией на ответственное хранение (товары, принятые на комиссию, материалы, принятые в переработку, и т.п.), вносятся в отдельные инвентаризационные описи.