Аудит трудовых ресурсов и средств, направляемых на оплату труда

− приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

− приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются: табель учета использования рабочего времени с расчетом зарплаты и без расчета, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость и  лицевой счет. Листки временной нетрудоспособности, путевые листы, налоговые карточки работников, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами, исполнительные листы (Приложение А-Д).

Кроме того, применяются первичные документы по учету выработки и сдельной заработной платы: наряды, рапорты, маршрутные листы. К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам затрат и др.), регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера по счетам 68, 69, 70, 71, 73, 76, 84 и др. (при журнально-ордерной форме учета), Главная книга, баланс (ф. № 1).

Приступая к проверке расчетов с персоналом по оплате труда, аудитор должен выяснить:

− какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии; имеются ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников;

− как организован учет расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспеченность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их работой, компьютеризован ли данный участок учета);

− ограничен ли состав сотрудников, получающих наличные деньги на хозяйственные и другие расходы; осуществляется ли на предприятии выдача ссуд, продажа товаров в кредит, как оформляются эти операции.

Цель аудита трудовых операций в целом и расчетов с персоналом в частности заключается в проверке достоверности статей и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с персоналом.

В процессе аудита решаются следующие задачи:

1) проверка документального оформления расчетов с персоналом;

2) оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда;

3) установление целевого использования сумм, рассчитываемых из заработной платы;

4) соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов;

5) контроль организации аналитического учета расчетов по операциям оплаты с персоналом;

6) сверка данных аналитического и синтетического учета по расчетам с персоналом по оплате труда;

7) сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе;

8) анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с персоналом с целью принятия эффективных управленческих решений.

При аудиторской проверке численности и расчетов с персоналом по оплате труда используются такие методы получения аудиторских доказательств, как:

− наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

− устный опрос;

− получение письменных подтверждений;

− проверка документов, подготовленных в организации клиента;

− проверка арифметических расчетов;

− проверка синтетического и аналитического учета.

На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о численности сотрудников и средств, направляемых на оплату их труда в организации. Аудитору следует запросить приказ об установлении учетной политики организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу, переводе, о сроках отчетности, журнал учета работников. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя. В процессе контроля проверяется законность нахождения персонала в организации, устанавливается правильность ведения журнала учета работников, а также правильность и целесообразность расчетов с персоналом за их труд.

Во время проведения аудита расчетов по оплате труда следует использовать такие источники информации:

− трудовое законодательство;

− законодательные акты о предприятии и предпринимательстве;

− расчетно-платежные ведомости, расчетную ведомость, платежную ведомость, личный счет;

− нормативно-справочную информацию по учету труда и заработной платы;

− первичные документы, регистры бухгалтерского учета, акты проверок, приказы, карточки, личные дела рабочих, трудовые договора и контракты, сведения учета;

− нормативные документы для начисления заработной платы, отпускных и другие документы относительно объекта исследования, табеля, наряды, главную книгу, баланс.

Основными задачами контроля расчетов по оплате труда являются:

− подтверждение достоверности начислений и выплат рабочим и служащим, отображение данных процессов в учете;

− выяснение законности и полноты удержаний из заработной платы и других выплат работникам в интересах предприятия, других субъектов;

− проверка организации аналитического учета расчетов по оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

− оценка мероприятий, которые проводит администрация с целью своевременного погашения задолженности перед работниками.

Под «оплатой труда» понимается система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами. В свою очередь «заработная плата» - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Таким образом, понятие «оплата труда» значительно шире чем «заработная плата», и отличается от последнего тем, что предусматривает не только систему расчета (определения) заработной платы, но и используемые режимы рабочего времени, правила использования и документального оформления рабочего времени, используемые нормы труда, сроки выплаты заработной платы и т.п.

Эффективность использования персонала организации во многом зависит от полноты использования фонда рабочего времени. Аудит использования фонда рабочего времени проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

2.2 Проверка состава трудовых ресурсов предприятия и использования рабочего времени

На этапе планирования необходимо определить стратегию и тактику аудита, сроки его проведения, разработать общий план и программу аудита. Планирование состоит в разработке общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков, сроков проведения аудита, исполнителей, а также в разработке аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур и включающая рабочую документацию аудитора.

Цель проверки − контроль соблюдения в КЖРЭУП «Сельмашевское» трудовой дисциплины и использования рабочего времени. При проведении аудита операций по соблюдении трудового законодательства и расчетов по оплате труда аудитор использует следующие аудиторские процедуры:

− проверка арифметических расчетов КЖРЭУП «Сельмашевское» (пересчет);

− проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций (подтверждение);

− устный опрос персонала, руководства предприятия и независимой (третей) стороны;

− проверка документов, наблюдение, аналитические процедуры;

В ходе контроля на предприятии проверяются:

− состояние работы по укреплению трудовой дисциплины и организацию учета использования рабочего времени;

− соблюдение законодательства о труде и приеме и увольнении работников;

− наличие трудовых книжек и произведенных в них записей;

− наличие и правильность оформления необходимых документов по учету личного состава (распоряжений, приказов о приеме на работу, перемещении и увольнении работников в соответствии с утвержденными штатами и ставками, трудовых договоров);

− наличие деклараций о доходах и имуществе, предоставляемых должностными лицами при приеме на работу в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

− выполнение требований Директивы Президента Республики Беларусь от 11.03.2004г. №1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины»;

− непроизводительные потери рабочего времени за счет простоев и принимаемые организацией меры по их сокращению;

− наличие сверхурочных часов, причин их возникновения и принимаемые организацией меры по их сокращению;

− наличие медицинского освидетельствования вновь поступающих на работу и переосвидетельствования работающих, осмотр которых предусмотрен соответствующими отраслевыми нормативными актами.

На основании документов, характеризующих состав и учет персонала, сведем данные о сотрудниках в таблицы (таблица 2.2.1 и 2.2.2):

Таблица 2.2.1 – Состав, структура и динамика персонала организации

На первом этапе аудитор проверяет, как ведется учет личного состава и использования рабочего времени сотрудников, организацию и документальное оформление учета выработки. Прием на работу оформляется приказом администрации организации, который объявляется сотруднику под расписку.

Учет численности в организации ведется в личных карточках, которая заполняется на основании паспорта, диплома об образовании, военного билета, трудовой книжки. Учет личного состава ведется в отделе кадров организации, которая также подвергается аудиту. Каждому работнику присваивается табельный номер, по которому он числится в табеле учета рабочего времени и во всех документах на зарплату (Приложение Б-В).

Таблица 2.2.2 −  Показатели движения рабочей силы и эффективности использования трудовых ресурсов организации КЖРЭУП