Аудит расчетов с поставщиками

      Все счета фактуры на приобретенные товары регистрируют не только в книге покупок, с выделением суммы НДС, но и в журнале учета полученных счетов-фактур, что позволяет проследить за счетами, которые были получены от поставщиков. При проверке было проведено выборочное сопоставление полученных счетов-фактур данным журнала учета полученных счетов-фактур. Процедура осуществлялась с целью проверки полноты регистрации поступивших счетов-фактур.

      На  приобретенный от поставщика товар  выписывается доверенность, при  этом необходимо проверить наличие приказа о круге лиц, имеющих право подписи таких документов.

      В ООО «Пролетарский фарфор» существует приказ на лиц, имеющих право подписи  документов на предприятии. Выданные доверенности  регистрируются в книге, поэтому в отношении данного участка работы, нарушений не было отмечено.

      При проведении аудиторской проверки необходимо установить дату и причины возникновения  кредиторской задолженности. Гражданским  Кодексом РФ предусмотрено, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам равен трем месяцам с момента поступления товаров (работ, услуг).

      В ООО «Пролетарский фарфор» все  задолженности возникли в связи  с несовпадением сроков поступления  и оплаты товаров, причем дата возникновения задолженности соответствует срокам отсрочки, которая предусмотрена в договорах, таким образом, задолженность является текущей.

      Необходимо  обратить внимание, имеется ли задолженность  с истекшим сроком исковой давности. Суммы не востребованной кредиторской задолженности подлежат списанию на финансовый результат хозяйственной деятельности организации. Для того, чтобы определить дату возникновения задолженности и насколько она соответствует данным, отраженным в учете, была проведена инвентаризация расчетов.

      Последний раз списание кредиторской задолженности  производилось в 2007 г., путем отражения суммы по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» и дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В настоящий момент неистребованная кредиторская задолженность отсутствует, что в первую очередь говорит, о действенном постоянном контроле за данными платежами.

      Важным  моментом является проверка расчетов по неотфактурованным поставкам, которые  могут возникнуть, при поступлении  товара, по которому счета-фактуры  не предъявлены к оплате.

      При рассмотрении претензий, которые были предъявлены ООО «Пролетарский фарфор» поставщикам, можно отметить, что претензии предъявлялись в соответствии со сроками исковой давности, составлялись вовремя. При проверке были в сплошном порядке просмотрены претензии с целью проверки правильности и своевременности их составления.

      С помощью арифметической проверки расчетов по выбранным документам по большей части поставщиков был произведен пересчет НДС, и расхождений не было обнаружено. Все суммы были рассчитаны правильно, что является положительным моментом в работе предприятия, так как это говорит о том, что поступившие счета арифметически проверяются с целью недопущения таких ошибок.

      После того, как были выявлены неверно  составленные проводки, следующей процедурой стала проверка правильности составления корреспонденций счетов. Были задействованы регистры учета, счета поставщиков, а также банковские и кассовые документы, при этом был использован метод прослеживания хозяйственных операций.

      При приобретении нематериальных активов  была допущена ошибка при составлении  корреспонденции.  Была составлена запись: Д 04  К 76, тогда как, согласно плану счетов, должна быть  проводка:

     Д 08/5   К 60;

     Д 04       К 08/5.

      Эта операция не повлияла на финансовый результат, но проводка некорректна, что неоднократно подтверждает незнание бухгалтером нормативных  документов, так как все поступления внеоборотных активов  должны проходить через счет  08 «Вложение во внеоборотные активы».

      При проверке была выявлена операция, которая  вызвала сомнение о причастности к хозяйственной деятельности ООО «Пролетарский фарфор». Например, была произведена оплата через банк компании ООО «Таймер» за товар, который был приобретен для личных целей, документов на данную операцию не существует, то есть платеж был произведен не на основании счетов-фактур, таким образом, возникло фиктивное обязательство.

      При проверке отмечено, что все платежные  документы являются подлинными, имеют все обязательные реквизиты, НДС выделен отдельной строкой, имеются штампы банка об оплате. Несмотря на это, были обнаружены промахи в работе, в основном из-за невнимательности бухгалтера. При оплате товара конкретному поставщику, были в платежном поручении отражены реквизиты другого поставщика, который так же является участником расчетов.

      Помимо  ошибок, которые были допущены бухгалтером проверяемого предприятия, аналогичные ошибки, причем не однократно, были допущены сотрудниками ОАО Сбербанк. Они заключались в том, что денежные средства, несмотря на верные реквизиты в платежном поручении, были зачислены на расчетный счет другой организации.

      Данные  ошибки были выявлены с помощью регулярных актов сверок с поставщиками, помимо этого, их возникновение говорит  о том, что документы не были сверены с выписками банка, даже несмотря на то, что выписка ОАО Сбербанка не совсем наглядно показывает организаций, которым производится оплата (в выписке указаны только расчетные счета организаций, нет их названий, это во многом затрудняет сверку платежных документов с банковской выпиской).

      При выборочной проверке было отмечено, что  отражение оплаты по счетам соответствует плану счетов, хотя были обнаружены арифметические ошибки при подсчете счетов-фактур, предназначенных для оплаты, возникали переплаты или недоплаты. Но в связи с тем, что проводится своевременный контроль за состоянием расчетов, то ошибки вовремя устранялись и переплаты (недоплаты) учитывались в последующих платежах.

      Иногда  в ООО «Пролетарский фарфор»  погашение обязательств происходит зачетом взаимных требований. В основном это расчеты за коммунальные услуги, арендную плату, которые отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

      Проверяя  погашение задолженности в порядке  взаимных расчетов, устанавливается наличие оснований для взаимных расчетов. В данном случае необходимо наличие договора на погашение обязательства в порядке взаимных расчетов, письмом одной из сторон произвести оплату в порядке взаимных расчетов.

      Зачет взаимных требований оформляется актом  сверки расчетов и письмом одной  из сторон о зачете взаимных требований, оформленных в двустороннем порядке. В актах, кроме обязательных реквизитов, должны быть указаны данные договоров и первичных документов, по которым возникла задолженность, с выделением НДС отдельной строкой. Не допускается зачет требований в отношении задолженности, срок исковой давности которой истек.

      Взаимные  требования возникают в ООО «Пролетарский  фарфор» в том случае, когда  поставщики, оказывающие услуги, выполняющие  работы, приобретают для своего предприятия фарфор. Отражение взаимных расчетов производится на основании письма от поставщика с просьбой предоставить ему товар путем взаимного погашения требования. При проверке было выявлено, что учет взаимных расчетов осуществляется в соответствии с правилами бухгалтерского учета, все операции подтверждены необходимыми документами. 
 
 
 

3. Совершенствование учета расчетов с  поставщиками по результатам проверки

     В ООО «Пролетарский фарфор» были исследованы расчеты с поставщиками и подрядчиками за период с 2005 по 2007 год.

     При оценке системы бухгалтерского учета, можно отметить, что ведение учета в целом соответствует существующему законодательству, учетная политика регулирует постановку и порядок ведения бухгалтерского учета на предприятии, от ее содержания зависит порядок ведения всего учета на предприятии, от которого зависит дальнейшее положение предприятии.

     Для определения состояния внутреннего  контроля в ООО «Пролетарский фарфор» был использован устный опрос работников проверяемого предприятия. В результате были обнаружены факты отсутствия необходимых приложений к учетной политике, которые должны были быть разработаны в соответствии с ПБУ 1/98 , такие как: разработанные корреспонденции счетов по типовым операциям [Приложение 5], перечень форм документов, которые используются на данном предприятии, а также график документооборота.

     Данные  разработки необходимы для осуществления  качественной работы бухгалтерии на предприятии, а также всего предприятия в целом, их отсутствии приводит к возникновению большого числа ошибок при составлении корреспонденций счетов, которые очень часто оказывают влияние на финансовый результат предприятия.

     В связи с этим, необходимо пересмотреть существующие приложения к учетной  политике и разработать необходимые  документы с целью совершенствования работы и укрепления внутреннего контроля.

     В результате выборочной проверки по форме счетов-фактур в ООО «Пролетарский фарфор», полученных от поставщиков и подрядчиков, было выявлено, что некоторые счета-фактуры оформлены не надлежащим образом. Так, счета-фактуры на информационные услуги от компании имеют исправления, многие счета не полностью оформлены (отсутствуют подписи руководителя или главного бухгалтера, ИНН покупателя).

     При обнаружении таких счетов можно  было бы предположить, что это был  случайный пропуск, была увеличена  выборка, в результате чего было подтверждено, что ошибки являются систематическими, многие счета-фактуры недооформлены или оформлены неверно, постоянно нарушается Постановление № 914, согласно которому, счета, не оформленные соответствующим образом не могут служить основанием для зачета НДС, кроме этого, бухгалтер не проверял правильность заполнения счетов-фактур.

     В результате исследования по ООО «Пролетарский  фарфор» было отмечено, что при оприходовании товаров не было выявлено случаев не предоставления счетов-фактур, но по предприятиям, предоставляющим услуги по аренде, оплата производилась на основании заключенных договоров, счета предоставлялись спустя несколько месяцев, некоторые отсутствуют, так как не были затребованы, несмотря на то, что все хозяйственные операции должны быть оформлены документами.

     При проведении сверок с такими поставщиками, задолженность, числящаяся в ООО «Пролетарский фарфор» подтвердилась с той, которая числится у кредитора, то есть данные тождественны. Но данные факты к тому же говорят не только о слабом контроле за первичными документами, но и о халатном отношении к своей работе бухгалтера, который обязан был затребовать документы, необходимые для учета.

     В отношении составленной корреспонденции  счетов по претензиям было отмечено, что  составлена она неверно, на это большое влияние оказало отсутствие разработанных типовых проводок, в результате чего возникают ошибки и некорректные проводки.

     Например, при предъявлении претензии поставщику сырья товар был оприходован  на сумму всего счета-фактуры (без  учета недостачи), по расходу была отражена сумма недостающего товара, на который составлена претензия. Таким образом, материально-ответственные лица принимали на учет не фактически полученный товар, который был получен не полностью, а весь, согласно счету-фактуре вместе с суммой претензии, который был поставлен в расход. В данном случае была составлена проводка, нарушающая порядок ведения бухгалтерского учета:

     Дт 10  К 60 на сумму счета-фактуры;

     Д 76/2  К 10 списана недостача;

     Д 60  К 76/2 предъявлена претензия  поставщику.

     В то время, как по правилам бухгалтерского учета, запись должна реально отражать оприходование только полученного товара, предназначенного для производства, а также правильно отражать сумму предъявляемой претензии записями:

     Д 10  К 60    на сумму фактически полученного товара;

     Д 76/2  К 60   на сумму претензии.

     Данная  ошибочная корреспонденция не повлияла на финансовый результат предприятия, но проводка является некорректной, составленной без знаний бухгалтерского учета.