Аудит расчетов с поставщиками

3. Проведение  аудита расчетов с  поставщиками в организации

      При проверке расчетов с поставщиками, в соответствии с правилом (стандартом) «Аудиторские  доказательства» были использованы следующие методы аудиторской  проверки:

• устный опрос персонала проводился с целью проверки правильности регистрации всех данных по обязательствам; может проводиться на всех этапах аудиторской  проверки. Результаты опроса могут записываться в виде протокола или краткого конспекта.
• проверка документов была произведена с тем, чтобы  убедиться в их достоверности. Документальная информация может быть внутренней и внешней, либо внутренней и внешней одновременно. Документы, подготовленные экономическим субъектом, являются внутренними. Степень доверия к таким документам зависит от надежности внутреннего контроля. Более убедительными являются внешние документы, которые были подготовлены третьими лицами. Проверка осуществлялась выборочным путем и включала в себя формальную проверку и проверку по существу внутренних документов.
• прослеживание проводилось для получения более глубоких доказательств информации, содержащихся в документах, в ходе процедуры проверяются некоторые первичные документы, отражение данных первичных документов в регистрах синтетического и аналитического учета, убеждаются в том, что соответствующие хозяйственные операции правильно (или неправильно) отражены в учете. Так как некоторые операции вызывали сомнение, то они были прослежены до исходных первоначальных документов, чтобы убедиться в том, что операции были отражены в учете правильно.
• аналитические процедуры: был проведен анализ кредиторской задолженности в части расчетов с поставщиками и подрядчиками, определении их доли в составе краткосрочных обязательств, произведен расчет сроков погашения с целью формирования мнения о движении задолженности, а также для предоставления информации руководству экономического субъекта.

      Все методы применяются для того, чтобы  произвести проверку хозяйственных операций, их соответствие нормативным документам и учетной политике организации, а также правильность осуществления расчетов проверяемым предприятием и их дальнейшее отражение в бухгалтерской отчетности.

      В ООО «Пролетарский фарфор» рекомендуется  провести опрос, по которому можно судить об уровне организации внутреннего контроля на предприятии по расчетам с поставщиками [Приложение 3]. По окончании опроса был приведен анализ результатов. В ходе опроса были выявлены расхождения в ответах, что свидетельствует о слабом уровне контроля по учету расчетов. Кроме того, признаками слабой  организации контроля могут стать:

• отсутствие  договоров с поставщиками товаров (работ, услуг);
• отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение товаров;
• отсутствие журнала регистрации счетов-фактур поставщиков и выданных покупателям;
• несвоевременное предъявление претензии поставщикам за нарушение договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;
• несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;
• отсутствие разработанных корреспонденций счетов по типовым операциям.

      Результаты  опроса использовались для составления программы проведения аудиторской проверки расчетов.

      По  ООО «Пролетарский фарфор» о  слабой системе внутреннего контроля говорит факт отсутствия разработанных корреспонденций счетов по типовым операциям, что повышает возможность совершения ошибок при ведении учета, это является негативным моментом в работе предприятия.

      Для определения достоверности задолженности  по расчетам с поставщиками и подрядчиками необходимо регулярно производить сверку расчетов. В ходе опроса было отмечено, что сверки производятся нерегулярно, не со всеми поставщиками и охватывают более 50 % расчетов. При осуществлении платежей за приобретенные услуги иногда отсутствуют документы, подтверждающие факт образования задолженности, несмотря на то, что все расчеты должны быть подтверждены документально.

      При ознакомлении с учетной политикой  ООО «Пролетарский фарфор» было выявлено отсутствие некоторых приложений, таких как перечень форм документов, которые используются на предприятии, а также график документооборота. При формировании и утверждении учетной политики администрация не посчитала необходимым включить их в состав остальных приложений учетной политики. Хотя в соответствии с ПБУ 1/98¹ при формировании учетной политики график документооборота и перечень форм документов должны присутствовать в обязательном порядке. Перечень форм документов просто необходим для качественной работы предприятия, своевременном соблюдении законодательства РФ по применению новых форм учетных документов. Например, в ходе работы было обнаружено, что выписка счетов-фактур производится на бланках устаревшей формы (без указания страны изготовителя и номера грузовой таможенной декларации). Это говорит о негативных последствиях, связанных с неполной комплектацией учетной политики.

      Для проведения аудиторской проверки составляется общий план  [Приложение 1] и программы аудита по расчетам с поставщиками [Приложение 2], по которым осуществляется проверка расчетов на предприятии.

      В самом начале проверки по данным раздела 2 формы № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» устанавливается величина просроченной кредиторской задолженности, списание задолженности на финансовые результаты, а также перечень организаций-кредиторов, имеющих наибольшую задолженность.

      Просроченная  кредиторская задолженность может  привести к появлению штрафов, пеней за несвоевременную оплату.

      По  данным регистров синтетического и  аналитического учета устанавливают:

• участников расчетных отношений и их число;
• применяемые формы платежей (в безналичном порядке, с использованием наличных денежных средств, взаимозачетами);
• порядок ведения аналитического учета (участники, сроки возникновения);
• нестандартные (нетипичные бухгалтерские) записи.

      ООО «Пролетарский фарфор» имеет  не большое количество постоянных участников расчетных отношений, число их может незначительно колебаться в большую или меньшую сторону. В результате этого усложняется выборка по данным участкам. С некоторыми организациями операции производятся регулярно и в большом количестве, а другие организации приобретают товар единожды, но таких предприятий очень немного, в основном преобладают долговременные отношения.

      Формы оплаты, в зависимости от условий  заключенных договоров, могут быть разными.

      В основном в ООО «Пролетарский  фарфор» оплата производится в безналичной  форме с оплатой через банк платежными поручениями. В исключительных случаях расчеты производятся с помощью наличных денежных средств.

      Помимо  формы оплаты, в договоре установлены  сроки оплаты по расчетам. Они могут быть разными: 1, 3, 5, 14, 30 календарных дней. Помимо отсрочки платежа, оплат может производиться в виде предоплаты, авансовых платежей, а также по факту поставки товара и под реализацию.

      Непосредственную  проверку состояния учета внешних  расчетов необходимо начинать с установления соответствия данных бухгалтерского баланса, Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      В ходе проверки было выявлено, что сальдо расчетов отражается в балансе развернуто, дебиторская и кредиторская задолженность отражаются в бухгалтерском балансе раздельно.

      Кредиторская  задолженность находит отражение  в бухгалтерском балансе (ф. № 1) и приложении к бухгалтерскому балансу (ф. № 5). Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются как в активе, так и в пассиве бухгалтерского баланса. Дебиторская задолженность поставщиков учитывается в ООО «Пролетарский фарфор» в составе прочих дебиторов.

      В пассиве баланса в разделе  «Краткосрочные обязательства» по статье «Поставщики и подрядчики» показывается сумма задолженности поставщикам за поступившие материальные ценности, выполненные работы (услуги).

      Одновременно  на основе данных аналитического учета  по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», проверяют правильность группировки дебиторской и кредиторской задолженности на краткосрочную и долгосрочную с выделением «просроченной», а из нее длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев. Исходя из требований составления отчетности к долгосрочной относится задолженность, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев, но не ранее.

      Для определения реальности задолженности, ее суммы, не подтвержденные документами, относятся к нереальной для взыскания задолженности, к ним относят также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности, выявленные при анализе.

      При проверке отчетности необходимо отметить, что в ней нет информации о просроченной кредиторской задолженности. В то время, как по результатам анализа было выявлено, что просроченная задолженность все-таки существует.

      Неправильное  отражение задолженности по статьям в бухгалтерском балансе влияет на его достоверность и на мнение заинтересованных пользователей.

      После предварительного подтверждения сальдо счетов по учету расчетных операций, проверяется достоверность оборотов по счетам расчетов.

      Проверку  на соответствие учетных и отчетных данных начинаются с установления тождества  информации баланса и учетных  регистров.

      В ходе проверки отмечается тождество  данных аналитических и синтетических регистров данным бухгалтерской отчетности, в связи с тем, что в ООО «Пролетарский фарфор» учет ведется автоматизировано.

      Проверка  операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками производится по следующим направлениям:

• проверка наличия и правильности оформления договоров;
• проверка полноты и правильности оприходования полученных материальных ценностей (работ, услуг);
• проверка своевременности и правильности оплаты за материальные ценности (работы, услуги).

      В начале проверки необходимо удостовериться, имеются ли договоры на поставку товаров (работ, услуг) и правильность их оформления.

      Договоры  поставки являются документами, определяющими  права и обязанности сторон по организации поставки товара, договор  вступает в силу и становится обязательным к исполнению для сторон с момента  его заключения.

      Сделки, осуществленные сторонами умышленно, без соблюдения формы, оформленные не в полном объеме или несвоевременные, считаются ничтожными, то есть не имеющие силу.

      Была  произведена сплошная проверка договоров, которые были заключены с поставщиками и подрядчиками. При проверке договоров в ООО «Пролетарский фарфор» можно отметить, что они были заключены со всеми поставщиками товаров (работ, услуг), причем сроки оплаты по обязательствам предусмотрены разные, в зависимости от договоренности сторон. Все договоры оформлены в соответствии с законодательством, имеются необходимые реквизиты, наличие подписей и печатей. Договоры заключены в основном сроком на 1 год, хотя некоторые заключены на срок больше, кроме этого по некоторым организациям по согласованию сторон в случае не изменения условий поставок, производится пролонгация, то есть продление действия договора сроком на 1 год.

      Основными документами, на основании которых  поступают товары (работы, услуги), являются товарно-транспортные накладные, а  также счета-фактуры, которые должны быть оформлены в соответствии с Постановлением № 914 и иметь все необходимые реквизиты.

      При проверке счетов-фактур обращается внимание на выделение отдельной строкой НДС во всех расчетно-платежных документах и недопустимость выделения сумм НДС расчетным путем. Проверяя соблюдение этих требований, проверяется обоснованность предъявления к зачету НДС по полученным товарам (работам, услугам). Его возмещение производится по оплаченным, оприходованным в производственных целях ценностям.