Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Рис. 1 – Схема тождества учетных  и отчетных данных

     Основанием  для выдачи наличных денег является командировочное удостоверение, а при направлении в загранкомандировку - приказ руководителя. При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет должна производиться при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

     Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операций с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчетные операции.

     Проверка  своевременности предоставления авансовых  отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Если  аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Д-т сч. 84, К-т сч. 71) и последующее списания этих сумм.

     Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм и последующего отражения.

     Законность  и целесообразность расходов на хозяйственно-операционные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов. Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).

     Прежде  всего, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных ст.9.2 Закона о бухгалтерском учете. Например, отсутствие в товарном чеке штампа магазина, даты, наименования приобретенного товара затрудняет контроль реальности факта приобретения товара в магазине или производственного назначения этих расходов.

     Акты  закупки у физических лиц должны содержать дату и место составления, наименование товара, его количественное измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке (с указанием  ИНН), реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя или паспортные данные и местожительство физического лица.

     При приобретении подотчетным лицом  товаров в предприятии розничной  торговли за наличный расчет необходимо убедится в наличии документов, подтверждающих расход денежных средств.

     При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными  денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к приходному кассовому ордеру, акт выполненных работ и т.п.) сравниваются  с  лимитом, установленным ЦБ РФ (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами определен в 100 тыс. руб.). При этом следует проверить, не производились ли выплаты в адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом, определяется сумма НДС, предъявленного к зачету (НДС с сумм превышения лимита не должен предъявляться к зачету в бюджет).

     При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Прослеживая корреспонденцию счетов, указанную в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:

• расходы, связанные с производственной деятельностью (Д 20-26, 44, К 71), следует отражать на счетах учета затрат;
• расходы социального и непроизводственного(Д 88, К 71) назначения списываются за счет собственных средств предприятия;
• расходы капитального характера (Д 08, К 71) и расходы, связанные с приобретением  МПЗ  включаются  в покупную стоимость (Д 10, 15, 16, К 71) 

     Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

     Служебной командировкой признается поездка  работника предприятия по распоряжению руководителя в другую местность в служебных целях.

     Проверяя  авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие  командировочного удостоверения с  указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.

     Проверка  осуществляется путем сопоставления  данных авансового отчета с данными  приложенных к отчету первичных  документов и расчета суточных. Аудитор  подтверждает правильность определения срока командировки (по данным отметок о прибытии и убытии в командировочном удостоверении), размера суточных в пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (кроме такси).

     Расходы на проживание возмещаются командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относятся  на себестоимость. В целях налогообложения данные расходы принимаются только в пределах действующих норм.

     Поскольку превышение командировочных расходов над установленными нормами не учитывается  при исчислении налогооблагаемой прибыли, аудитору следует проверить правильность исчисления сверхнормативных расходов и правильность корректировки налогооблагаемой прибыли.

     Целесообразность  оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливается на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правомерность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных средств (Д 88, К 71) и включаться в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

     При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

• наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;
• наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;
• наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т. п.).

     Если  при проверке выявляется несоблюдение названных условий, то подотчетные  суммы могут считаться личными  доходами сотрудника и должны облагаться подоходным налогом.

     Проверка  отражения в учете расчетов с  подотчетными лицами проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость и отражаются на счетах учета расходов с выделением сверхнормативных расходов.

     Аудитору  следует проверить, отражены ли при  расчете налогов суммы сверхнормативных расходов на командировки и расходы, списанные за счет собственных средств.

     Кроме того, суммы НДС, оплаченные по командировочным  расходам (найму жилья), произведенные сверх установленных норм, должны быть отнесены за счет собственных средств предприятия, и из бюджета не возмещаются.

     Выявленные  при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов (подоходный, НДС, на прибыль).

     В том случае, когда аудиторы не обнаружили нарушений в или выявленные нарушения незначительны, аудиторская организация вправе выдать положительное аудиторское заключение.

     Если  ошибки и искажения, обнаруженные аудиторами, существенны и влияют на достоверность отчетности или наносят ущерб государству, учредителям (собственникам), аудиторская организация предоставляет администрации предприятия-клиента время для устранения выявленных нарушений. Если нарушения не исправлены, то аудиторы не вправе выдавать положительное заключение,

      Основные  нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм:

       1.1. Выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

       1.2. Выдача денежных сумм из кассы  под отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия; 

       1.3. Выдача денег под отчет лицам,  не отчитавшимся в срок по  ранее полученным авансам;

       1.4. Несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

       1.5. Списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия. 

2. Нарушения  при оформлении командировочных  расходов:

       2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

       2.2. Отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке;

       2.3. Несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

       2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

       2.5. Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

      3. Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов:

       3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

       3.2. Некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в  суммах командировочных расходов.

      4. Нарушения при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

       4.1. Выделение сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет  в розничной торговой сети;