Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Аудитор при проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Эти  правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

     Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе проверке предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

     Если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц, то в этом случае должен быть составлен отдельный приказ. В нем должна быть указана фамилия и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.

     Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

     Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляют их в  командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

     Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление  на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

     Обычно  деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги, то он может потребовать, чтобы ему возместили эти расходы. Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласиться с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

     Иногда  предприятие выдают деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в Порядке ведения кассовых операций сказано, что выдавать наличные под отчет можно только тогда, когда за сотрудником не числится задолженности по подотчетным средствам Порядок ведения кассовых операций в РФ.

     Аудитор должен проверить чтобы, расчеты  с подотчетными лицами учитывались  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н (ред. 08.11.2010). Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы «подотчетника».

     Заполнив  расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а «подотчетник»  ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер  предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 - выданы деньги под отчет.

     Авансовый отчет заполняется от руки или  на компьютере. Он составляется в одном  экземпляре. Важно проверить, чтобы  он был правильно оформлен.

     На  лицевой стороне этого документа  должны быть указаны:

• наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
• номер авансового отчета и дата его составления;
• структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
• фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
• назначение аванса;
• сумма, выданная из кассы сотруднику;
• расход и остаток (перерасход) денег.

     На  лицевой стороне отчета предусмотрена  таблица для отражения бухгалтерских  записей, которые связаны с расходованием  подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

     На  обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

     Авансовый отчет может составляться и в иностранной валюте. Например, когда сотрудник вернулся из зарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В таких случаях выданные под отчет и израсходованные суммы заносятся в авансовый отчет в специальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдается сотруднику в иностранной валюте. Речь идет о строке 1А на лицевой стороне авансового отчета и графе 6 и 8 на обратной стороне этой формы

     Необходимо  проверить, чтобы сотрудник, который  составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми  оправдательными документами. Их нужно  приложить к авансовому отчету, перечислить  на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.

     Эти документы должны быть правильно  оформлены. В товарном чеке, а также  в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько  и за какую цену купил «подотчетник».  

      1.3. Цели и этапы аудита расчетов  с подотчетными лицами 

      Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности  данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации.

     Пользователи  бухгалтерской отчетности полагаются на квалифицированного аудитора, его  компетентность и объективность. Заключение аудитора является гарантом достоверности тех данных, которые содержаться в отчетности. Аудит расчетов с подотчетными лицами способствует повышению эффективности производственной и финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования.

      Достижение  поставленной цели обуславливает решение  следующих задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;
• проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

     Этапы аудита расчетов с подотчетными лицами – это мероприятие, заключающееся в сборе, оценке и анализе аудиторских доказательств, касающихся финансового положения аудирумого лица, и имеющее своим результатом выражение мнения аудитора о правильности ведения бухгалтерского учета и достоверности финансовой отчетности.

       К основным этапам аудиторской проверки расчетов с подтчетными лицами относятся:

     Первый этап – организация и планирование:

1. Официальное предложение клиента о проведении аудита – официальное именное письмо-предложение о проведении аудита, которое направляется аудиторской фирме организацией заинтересованной в оказании аудиторских услуг.
2. Знакомство с финансово-хозяйственной деятельностью: изучение внешних, внутренних факторов, влияющих на деятельность аудируемого лица, получение предоставления о системе внутреннего контроля, оценка существенности, аудиторского риска и т.д.
3. Разработка и согласование общего плана и программы аудита, где описывается предполагаемый объем и порядок проведения аудиторской проверки.
4. Составление письма о проведении аудита – документ, регламентирующий обязательства и ответственность экономического субъекта – клиента и аудитора на этапе заключения соглашения о проведение аудиторской проверки.
5. Подписание договора на проведение аудита. В тексте договора необходимо раскрыть следующие основные аспекты и существенные условия, такие, как: предмет договора на оказание аудиторских услуг; условия оказания аудиторских услуг; права и обязанности аудиторской организации и экономического субъекта; стоимость и порядок оплаты аудиторских услуг; ответственность сторон и порядок разрешения споров.

     Второй  этап – сбор аудиторских доказательств:

1. Тестирование средств контроля означают проверки, проводимые с целью получения аудиторских доказательств в отношении надлежащей организации и эффективности функционирования систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.
2. Проведение процедур проверки по существу проводиться с целью получения аудиторских доказательств существенных искажений в расчетах с подотчетными лицами. Указанные процедуры проводятся в следующих формах: детальные тесты и аналитические процедуры.

     Третий  этап – завершение аудита:

1. Обобщение, систематизация аудиторских доказательств заключается в четкой группировки и классификации полученных сведений.
2. Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудирумого лица и представителям его собственника.
3. Составление аудиторского заключения – мнение аудитора о достоверности бухгалтерской отчетности и никто не может практиковать его как-либо иначе.

2. Методика  аудита расчетов с подотчетными  лицами

     Объектом  аудиторской проверки являются расчеты с подотчетными лицами, представляющие единую систему данных.

     Выявленные  при оценке системы внутреннего  контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемым  направлениям, операции реальны и  соответствующим образом санкционированы  и отражены в учете) и слабые стороны контроля (не определены приказом круг подотчетных лиц, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, срок представления отчета и др.) принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

     Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества  учетных и отчетных данных (рис. 1).

     В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

     Проверка  обоснованности выдачи авансов под  отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  в части выдачи авансов под  отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих в подотчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.