Аудит оплаты труда

З розширенням повноважень і  набуття досвіду господарювання власника, керівника підприємства все  частіше на підприємствах зустрічається  відділ внутрішнього аудиту. Такий  структурний підрозділ об’єднує у своєму складі досвідчених бухгалтерів, які згідно затвердженого керівником плану за погодженням з головним бухгалтером здійснюють наступний  бухгалтерський контроль – внутрішній  аудит достовірності обліку та звітності, їх повноти та відповідності чинному  законодавству, встановленим нормативам і стандартам.

Потреба у внутрішньому аудиті виникає  у зв’язку з тим, що система  внутрішнього контролю за станом обліку має тенденцію з плином часу змінюватись, якщо  відсутній механізм постійної  її верифікації. Відомо, що при відсутності  контролю і оцінки персонал починає  працювати недбало. Крім того, незалежно  від якості системи контролю, можливі  навмисні викривлення реального  стану справ.

Внутрішній аудит стає одним  з основних інструментів підвищення ефективності управління підприємствами різних організаційно-правових форм. Серед  усіх елементів управління (прогнозування, планування, контроль, аналіз, стимулювання) саме контроль дає реальну оцінку стану підприємства. Однак невідомість  роботи існуючих контрольно-ревізійних служб, що виконують зазначену функцію  контролю вимогам ринкових перетворень  потребує удосконалення контрольної  функції внутрішнього аудиту. Потреба  у створенні служби внутрішнього аудиту зумовлена тим, що власник  або керівник хоче знати реальний стан справ на підприємстві. Адміністрація  підприємства розробляє політику і  процедури роботи фірми, але персонал не завжди може зрозуміти їх або  завжди виконує їх вказівки з тих  чи інших причин [24].

Внутрішній аудит є одним  із способів контролю за правомірністю  та ефективністю діяльності усіх підрозділів  підприємства.

Під внутрішнім аудитом розуміється  організована на підприємстві, діюча  в інтересах його керівництва  та (або) власників і регламентована внутрішніми нормативними актами система  контролю за дотриманням встановленого  порядку ведення бухгалтерського  обліку, складання та подання звітності, внутрішнього її аналізу та надійністю функціонування всієї системи внутрішнього контролю.

Завдання внутрішнього аудиту, необхідність його створення вирішується власником  на кожному підприємстві окремо. Діяльність такого структурного підрозділу регламентується  внутрішнім нормативним актом-положенням, стандартом тощо.

Основне завдання внутрішнього аудиту – забезпечити ефективність функціонування всіх підрозділів підприємства на всіх рівнях управління, а також захистити  законні майнові інтереси підприємства та його власників. Крім того, внутрішній аудит може вирішувати й інші завдання [29]:

-  проведення перевірок виконання наказів і розпоряджень власника керівництва;

-  перевірка правильності складання та виконання умов договорів;

-  перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності, їх достовірності і законності, доцільності господарських операцій;

-  перевірка наявності, стану, правильності оцінки майна, ефективності використання матеріальних, фінансових і трудових ресурсів, дотримання діючого порядку встановлення та застосування цін, тарифів, розрахунково-платіжної дисципліни, своєчасності сплати платежів до бюджету та позабюджетних фондів;

-  проведення аналізу діяльності підприємства та його підрозділів з метою визначення шляхів підвищення ефективності господарювання;

-  розробка проектів, експертних висновків та інших матеріалів, пов’язаних зі створенням нового і реорганізацією діючого підприємства, тощо;

-  проведення перевірок бухгалтерської звітності;

-  розробка та надання керівництву пропозицій щодо удосконалення організації бухгалтерського обліку та розрахункової дисципліни, оптимізації програм розвитку, покращання структури виробництва, розширення видів діяльності, модернізації системи контролю;

-  консультування керівників підрозділів, спеціалістів та працівників підприємства, власників з питань організації та управління, права, аналізу господарської діяльності та інших питань;

-  організація підготовки до перевірок податковими та іншими органами зовнішнього контролю тощо;

-  проведення наукових досліджень з організації та методології обліку, управління, фінансового контролю.

Виходячи  з наведених завдань внутрішнього аудиту можна визначити його предмет, який полягає у вивченні економічних, організаційних та інформаційних характеристик  суб’єктів господарювання з метою  недопущення будь-яких відхилень  та підвищення ефективності господарювання.

До об’єктів внутрішнього аудиту відносяться: матеріальні, трудові  та фінансові ресурси; джерела цих  ресурсів; господарські процеси; економічні результати господарської діяльності; організаційні форми та методи управління тощо.

Тобто об’єктами внутрішнього аудиту можуть бути:

• організація та ведення бухгалтерського обліку;
• достовірність складання і надання звітності; стану використання і збереження майна;
• забезпеченість фірми власними коштами;
• фінансова стійкість підприємства;
• платоспроможність;
• система управління підприємством;
• якість роботи економічних і технічних служб;
• оподаткування і виконавча дисципліна;
• планування і стан внутрішньогосподарського контролю;
• нормування і стимулювання;
• організація і технологія виробництва;
• процеси господарської діяльності;
• проектно-кошторисна документація тощо.

Функції внутрішнього аудиту полягають  у поліпшенні контролю всередині  підприємства та виконанні захисної ролі, пов’язаної зі зберіганням активів, отриманням точної інформації про наявність  майна власника.

В сучасних умовах зростають вимоги до служб внутрішнього аудиту щодо пошуку резервів удосконалення результатів  роботи підприємств, вирішення нових  економічних завдань, надання допомоги керівництву у виборі найефективніших  варіантів господарської діяльності та прогнозування її подальшого розвитку.

Для повного забезпечення виконання функцій аудиту потрібно відповідним чином організувати апарат внутрішнього аудиту та запровадити  наукову організацію праці аудиторів, що є важливими складовими керівнику  підприємства.

У службі внутрішнього аудиту повинні працювати  переважно працівники з вищою  освітою. Бажано, щоб до цієї служби залучались працівники, які б мали ґрунтовні знання не тільки з обліку і аудиту, а й фінансів, банківської  справи, страхування, права, менеджменту, маркетингу тощо.

Без чітко визначених функціональних обов’язків і достатньо високої  кваліфікації працівників внутрішнього аудиту мета створення такої служби елементами організаційної структури  внутрішнього аудиту.

Загальне  керівництво службою внутрішнього аудиту здійснює начальник, який безпосередньо  підпорядковується не буде досягнута, тому в посадових інструкціях  внутрішніх аудиторів слід чітко  фіксувати як права, так й обов’язки.

Функціональні обов’язки керівника служби внутрішнього аудиту проявляються на початковій, дослідній  і завершальній стадіях аудиту. Вони визначаються Положенням про відділ внутрішнього аудиту, яке затверджує власник (керівник) підприємства.

В положенні  відображаються питання загального планування аудиту, розподіл роботи між  аудиторами та здійснення контролю за їх роботою, реалізацією результатів  проведеного аудиту та здійснення наступного контролю за виконанням прийнятих рішень.

Керівник  служби внутрішнього аудиту безпосередньо  відповідає за організацією роботи відділу  з виконання поставлених перед  ним завдань: за своєчасне виконання  плану роботи підрозділу, подання  на розгляд керівництву підприємства достовірної інформації внутрішнього аудиту та пропозиції щодо прийняття управлінських рішень.

Права та обов’язки внутрішніх аудиторів  та їх відповідальність визначені також  Кодексом законів про працю, Положенням з організації внутрішнього аудиту, контрактами, посадовими інструкціями, якщо вони працюють на постійній основі або виконують роботу за угодами  цивільно-правового характеру.

Так, наприклад, для внутрішніх аудиторів Положення  може передбачати:

-  самостійне визначення способів і прийомів проведення аудиту, виходячи із погоджених плану та програми аудиту;

-  вимоги й можливість отримання необхідних документів, пояснень у письмовій або усній формі, які мають відношення до об’єкта перевірки;

-  огляд й опечатування при необхідності приміщень кас, складів, комор, архівів тощо;

-  перевірку наявності майна, грошей, цінностей, проведення або вимоги проведення контрольних обмірів виконаних робіт, застосування інших прийомів перевірки для вивчення стану використання у господарській діяльності підприємства матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;

-  виявлення фактів розкрадання, марнотратства, омани керівників тощо.

На внутрішніх аудиторів та інших спеціалістів, залучених до аудиторської перевірки, покладаються обов’язки:

-  знати закони України, постанови Кабінету Міністрів України, нормативні та інструктивні документи органів державного управління, що регулюють діяльність підприємства;

-  на науковій основі використовувати методи та форми проведення аудиту;

-  належним чином перевіряти стан бухгалтерського обліку та достовірність звітності, інші питання, передбачені планом внутрішнього аудиту;

-  повідомляти керівництво про всі факти виявлених під час аудиту недоліків у здійсненні господарської діяльності та вносити пропозиції щодо їх усунення тощо.

За незалежне  виконання своїх обов’язків аудитор  та інші спеціалісти, які залучені до внутрішнього аудиту, несуть майнову  та іншу відповідальність, визначену  чинним законодавством, контрактом та умовами договору, за якими вони працюють.

Співробітники служби внутрішнього аудиту повинні  мати освіту, що відповідає характеру  їх діяльності. В складі служби внутрішнього аудиту бажано передбачити наявність  аудитора, що має відповідний кваліфікаційний  сертифікат.

Приблизний  склад і структура служби внутрішнього аудиту можуть бути наступними [26]:

1.  Керівник служби, який складає план – графік перевірок всіх підрозділів, визначає склад групи для перевірки діяльності філій, здійснює аналіз фінансово-господарської діяльності, проводить консультації з окремих питань, контролює виконання наказів і розпоряджень керівника головного підприємства з господарських питань, складає звіт про виконану службою внутрішнього аудиту роботу.

2.  Спеціаліст по розрахунках, який проводить аналіз фінансових потоків між підрозділами та головним підприємством, надає консультації з  фінансових питань, бере участь у складі загального плану і програми внутрішнього аудиту, в поточному контролі за фінансовою діяльністю підрозділів, складанням звітів про результати внутрішнього аудиту.

3.  Спеціаліст з документальних перевірок звітності, який складає план перевірок підрозділів, комплектує виїзну групу, організовує і здійснює поточний контроль роботи з  підрозділами, складає загальний план і програму внутрішнього аудиту, доводить до відома керівників служби основні результати аудиту, які можуть вплинути на зміст і висновки звіту про внутрішній аудит, бере участь у підготовці, безпосередньо здійснює і документально оформлює результати аудиторських дій складає звіт за результатами внутрішнього аудиту, організовує і контролює роботу учасників виїзної групи внутрішніх аудиторів, проводить консультації, перевірку виконання наказів і розпоряджень керівника головного підприємства з фінансово-господарських питань.

Внутрішній  аудит з метою досягнення максимальних результатів, повинен здійснюватись  у певній послідовності:

-  планування  перевірок, включаючи зустрічні  на інших підприємствах;

-  накопичення  фактів та інформації про діяльність  підрозділів;

-  вивчення  фактичного стану діяльності  підрозділів;

-  оцінка  адекватності системи управління  та контролю;

-  підготовка  підсумкових висновків та рекомендацій (підготовка звіту).

Для внутрішніх аудиторів однією з умов успішного  проведення перевірки є ефективно  організований процес планування. При  цьому керівник аудиторської служби на основі проведеного аналізу складає  плани, що визначають пріоритети внутрішнього аудиту та відповідають цілям підприємства. Плани повинні бути ретельно відпрацьовані  з відповідними службами та їх керівниками, відповідати вимогам власника, який створив службу внутрішнього аудиту. Плани робіт із зазначенням коштів, необхідних для її виконання, керівник служби аудиту подає на розгляд і  затвердження керівництву, інформує його, коли до плану вносяться істотні  зміни протягом звітного періоду. Керівник внутрішнього аудиту, у свою чергу, повинен інформувати про це вище керівництво.

Внутрішня служба аудиту буде проводити і аудит  розрахунків з оплати праці. Метою  його проведення є :

• перевірка реальності операцій по заробітній платі, що відображені в обліку;
• перевірка відображення в обліку операцій по заробітній платі;
• перевірка правильності нарахувань на заробітну плату та утримань з неї;
• перевірка своєчасності видачі заробітної плати;
• перевірка правильності бухгалтерського обліку заробітної плати;
• перевірка достовірності залишків, відображених у фінансовій звітності підприємства, стану розрахунків із  заробітної плати та з державними цільовими фондами.