Аудит операций с денежными средствами в соответствии с действующим законодательством

• проверка состояния платежно-расчетной дисциплины.

     Каждый  субъект, являющийся юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс, и наделенный собственными оборотными средствами, открывает в соответствии с постановлением Правления Национального Банка РК от 02.06.2000 г. № 266 «Об утверждении Инструкции о порядке открытия, ведения и закрытия банковских счетов клиентов в банках Республики Казахстан» в банках текущие, корреспондентские или сберегательные счета для хранения свободных денежных средств и для проведения расчетов.

     Текущие и сберегательные счета - это банковские счета физических и юридических лиц, обособленных подразделений юридических лиц (филиалов и представительств).

     Корреспондентские счета - это банковские счета банков и организаций, осуществляющих отдельные  виды банковских операций. Субъектам, осуществляющим переводные операции, корреспондентские счета открываются только при наличии лицензии Национального Банка на подобные операции.

     Банковские  счета открываются по договору об открытии банковского счета.

     При открытии текущего или корреспондентского счета банк обязуется принимать деньги, поступающие в пользу клиента, выполнять распоряжения клиента о переводе (выдаче) клиенту или третьим лицам соответствующих сумм денег и оказывать другие услуги, предусмотренные договором банковского счета.

     Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»                    от 28 февраля 2007г описываются основные принципы ведения учета, но специальных инструкций по учету наличных денежных средств нет. Поэтому в настоящее время организациям предоставляется свобода в выборе форм и методов ведения учета. Организации при разработке этих методов могут ориентироваться на положения и инструкции, разработанные министерствами для своих подчиненных организаций.

     В то же время необходимо знать, что  правильная организация учета наличных денежных средств предприятия требует обязательного соблюдения следующих условий:

     1) Наличие специального помещения - кассы.

     В кассе должен быть сейф (металлический  шкаф) для хранения денег, ценностей  и бланков строгой отчетности. Ключи от сейфа хранятся у кассиров. У руководителей предприятия могут храниться учтенные дубликаты ключей, которые должны находиться в опечатанных кассиром пакетах.

     Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

     Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность отдел внутренней безопасности (ОВБ). После получения разрешения ОВБ руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе. Проверка оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах (по 1 экземпляру получают страховая компания, вышестоящая организация, ОВБ и само предприятие).

     2) Полная материальная ответственность кассира.

     Особое  положение среди лиц, несущих  полную материальную ответственность  за вверенные им ценности, занимает кассир организации, у которого должны быть строго установленные должностные инструкции . При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности , а руководитель предприятия знакомит его с правилами ведения кассовых операций. На основании заключенного договора кассир несет полную ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных документов и ведение кассовой книги. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и по неосторожности.

     3) Ограничение доступа в кассу.

     Во  время работы кассира помещение  кассы должно быть закрыто, доступ в  кассу посторонних лиц запрещен. В случае необходимости временной  замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника только на основании письменного приказа руководителя предприятия и заключения договора о полной материальной ответственности. На предприятии должен быть издан приказ о временном возложении обязанностей кассира на определенного сотрудника. Также должен быть издан приказ о назначении комиссии для пересчета остатков денежных средств, иных ценностей и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе предприятия, для передачи их сотруднику, исполняющему обязанности кассира.

     4)Обеспечение сохранности денежных средств во время транспортировки.

     Ответственность за обеспечение сохранности денег  во время транспортировки несут  руководители организации. Они должны обеспечить охрану кассира, а в случае необходимости - транспортное средство.

     5) Установление круга лиц, имеющих право на получение денежных средств в подотчет.

     Круг  должностных лиц, имеющих право  на получение денежных средств из кассы предприятия для дальнейшего  использования в производственных целях, определяется в приказе. С этими лицами должны быть заключены договоры о материальной ответственности за получаемые в подотчет денежные суммы. На предприятии должен быть издан приказ об определении этого круга лиц. Бухгалтер и кассир обязаны следить за тем, чтобы денежные средства выдавались в подотчет только уполномоченным на то сотрудникам.

     6) Установление срока, в течение которого необходимо отчитаться об использовании денежных средств, полученных в подотчет.

     Срок  представления отчетов об использовании наличных денежных средств устанавливается руководителем компании отдельно по суммам, получаемым с целью использования на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Эти сроки устанавливаются на основании приказа. Контроль за своевременностью представления сотрудниками отчетов об использовании полученных подотчетных сумм ведет бухгалтер предприятия.

     7) Определение круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов.

     У кассира предприятия должны храниться  образцы подписей тех сотрудников  компании, которые имеют право  на подписание кассовых документов. Должен быть издан приказ о назначении круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов.

     Приходный кассовый ордер имеет право подписывать  главный бухгалтер или лицо, заменяющее его (по штатному расписанию или на основании приказа), и кассир. Расходный кассовый ордер подписывают: директор компании и главный бухгалтер или лица, их заменяющие (по штатному расписанию или на основании приказа), лицо, получающее денежные средства, и кассир предприятия.

     8) Назначение постоянно действующей инвентаризационной (ревизионной) комиссии.

     Постоянно действующая инвентаризационная комиссия назначается приказом руководства  и имеет право проводить ревизию  денежных средств и прочих ценностей, находящихся в кассе предприятия. Обычно в эту комиссию включают главного бухгалтера и бухгалтера, не имеющего отношения к обработке или подготовке кассовых документов.

     Инвентаризация  кассы может проводиться как  в сроки, установленные в учетной  политике, так и внезапно, в любое  время по распоряжению руководителя предприятия. Она проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте инвентаризации денег названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не принимаются.

     При составлении акта инвентаризации остатки  находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации и определяется результат. При обнаружении недостачи или излишков в акте указывается сумма денежных средств недостачи или излишков.

     9) Соблюдение порядка выписки первичных кассовых документов.

     В настоящее время существуют два  основных первичных кассовых документа:

• приходный кассовый ордер - им оформляют факт поступления денежных средств в кассу предприятия.
• расходный кассовый ордер - им оформляют факт выдачи денежных средств из кассы предприятия. Выбытие денежных средств осуществляется на оплату подрядчикам по ремонту автомобилей, услуг по аренде здания офиса, расходов по связи, рекламе, заработной плате, оплата налоговых обязательств и прочие.

     На  всех предприятиях необходимо соблюдать общепринятый порядок выписки первичных кассовых документов.

     Приходные и расходные кассовые ордера имеют утвержденную форму и заполняются бухгалтером без каких-либо исправлений и подчисток.

     Прием и выдача денежных средств по кассовым документам производятся только в день их оформления. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново.

     Получив кассовые ордера, кассир должен проверить:

• правильность их оформления;
• подлинность подписей директора и главного бухгалтера (или уполномоченного на то лица);
• наличие указанных в кассовых документах приложений (приказ на командировку, расчет расходов на хозяйственные нужды, доверенность на получение денежных средств).

     Приходный кассовый ордер:

• выписывается бухгалтером и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных ордеров с присвоением ему очередного порядкового номера.
• подписывается у главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица), передается в кассу предприятия.
• кассир принимает денежные средства, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, заверяет круглой печатью. На квитанции ставится штамп «Оплачено» с указанием даты оплаты.

     Подписанная и заверенная печатью квитанция  к приходному кассовому ордеру передается кассиром лицу, вносившему денежные средства в кассу предприятия. Также выдается фискальный чек на полученную сумму денежных средств, пробитый через зарегистрированный должным образом ККМ.

     Основанием  для выписки приходных кассовых ордеров, в зависимости от цели поступления, обоснованной должным образом, могут быть следующие .

     Расходный кассовый ордер :

• выписывается бухгалтером и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных ордеров присвоением ему очередного порядкового номера.
• подписывается у руководителя организации, чья подпись служит подтверждением рациональности использования наличных денежных средств, и у главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) и передается работнику (или другому лицу), который будет получать денежные средства в кассе.
• заполняется и подписывается лицом, получающим денежные средства в кассе.
• подписывается кассиром, который выдает денежные средства и ставит штамп «Получено», указывается дата получения денежных средств.

     При выдаче денежных средств по расходно-кассовому ордеру кассир должен потребовать предъявить документ, удостоверяющий личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда выдан, и забрать расходный кассовый ордер с распиской получателя. Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждого получателя или по отдельной ведомости.

     Выплата из кассы заработной платы, премии, аванса производится по платежной ведомости. Платежную ведомость утверждает руководитель предприятия и главный бухгалтер, указывается общая сумма денежных средств к выдаче прописью.

     После окончания отведенного для выплаты  времени платежная ведомость закрывается независимо от того, все указанные в ней сотрудники получили денежные средства или нет.

     По  истечении установленного срока на выдачу зарплаты кассир против фамилии делает отметку «Депонирована» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указывается сумма, фактически выданная, а также сумма депонированная, и подтверждается подписью кассира.

     Кассир  подсчитывает общую сумму всех денежных средств, выданных по данной ведомости, и записывает ее прописью в платежной ведомости. Платежная ведомость считается закрытой после того, как выданная сумма денежных средств зафиксирована, а на ее основании составлен один расходный кассовый ордер на всю сумму выданных денежных средств .