Аудит грошових коштів

Під час аудиту правильності виплати грошей за платіжними відомостями ДП «Хмельницький облавтодор» було вибірково встановлено, чи всі записані в розрахунково-платіжні відомості особи практично працювали на підприємстві й чи немає серед них підставних осіб, на яких виписується заробітна плата з метою її привласнення. Такі факти виявлялися шляхом звіряння даних відомості на виплату заробітної плати з показниками обліку особового складу і табелів, із наказами про зарахування на роботу і звільнення, з даними первинних документів про нарахування заробітної плати. Також було перевірено підсумки в платіжних відомостях, тому що нерідко допускаються факти навмисного завищення підсумків у графі "До видачі на руки" на передбачувану суму привласнення.Було звернено увагу на величину виплачених сум окремим особам із наступною перевіркою їх реальності, на справжність підписів осіб, що одержали гроші, на дописані суми, підчищення, необумовлені виправлення, неякісне оформлені доручення тощо.

У всіх відомостях було перевірено справжність (автентичність) підписів одержувачів грошей. Для цього підписи в одних відомостях зіставлялися із підписами в інших, особлива увага зверталась на виправлення і підчищення. В окремих випадках було опитано одержувачів грошей, що дало змогу виявити підроблені підписи, а також підставних та вигаданих осіб.

Одночасно на ДП «Хмельницький облавтодор» було перевірено обґрунтованість виділення ПДВ у прибуткових і видаткових касових документах, відображення їх в обліку. Вивчалось також дотримання ліміту розрахунків готівкою між юридичними особами. Всю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати у порядку й у строки, встановлені установою банку для зарахування на їхні рахунки.Саме так на ДП «Хмельницький облавтодор» і робилося.

Фактів оплати співробітникам здійснених господарських витрат без оформлення авансових звітів, повторної оплати за раніше оформленими документами, виплат «підставним особам», присвоєння грошових сум за підробленими документами на ДП «Хмельницький облавтодор» виявлено небуло.

На завершення було досліджено правильність вказаної в облікових регістрах за рахунком 30 «Каса» кореспонденції рахунків, підрахунку оборотів і залишків. Для цього звірялися дані касової книги, звіту касира й облікового регістра за відповідний місяць, період по датах. Розходжень  між показниками, що порівнюються, які можуть бути як ненавмисними, викликаними неуважністю бухгалтера під час підрахунку, так і навмисними, виявлено небуло. Але якщо помилки і недостовірні були би виявлені то дані про них обов’язково реєструються в його робочих документах.

Вивчаючи факти надходження  грошей на поточні рахунки в банках ДП «Хмельницький облавтодор», перевірялась правильність і повнота гарантування їх за виписками банку, бухгалтерськими регістрами і звітами касира.

Під час перевірки  правильності списання коштів з рахунка  у банку особлива увага зверталась на своєчасність і повноту оприбуткування і цільового використання готівки, одержаної в банку.

У бухгалтерському обліку валюту обліковують на субрахунках рахунку 31 «Рахунки в банках». Зокрема, цей рахунок має таку структуру: 311 «Поточні рахунки в національній валюті»; 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»;  313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»; 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті» [12].

Джерелом перевірки, контролю валютних коштів в касі є касові документи — прибуткові та видаткові  касові ордери, журнали їх реєстрації, касові книги.

Фактична наявність  валюти в касі ДП «Хмельницький облавтодор» встановлювалась за допомогою її повного перерахування за видами та перевірки на достовірність, на підставі яких складався акт інвентаризації наявності валютних коштів. Лишків або нестач виявлено небуло. При цьому слід зазначити, що нестачі валютних коштів, цінностей відшкодовуються матеріально-відповідальною особою у трикратному розмірі згідно з Законом України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей», № 218/95-ВР від 6.06.1995 р. зі змінами і доповненнями [13].

Наявність валютних коштів у касі перевіревірялося окремо від наявності грошових коштів у національній валюті. Це ж стосувалось і перевірки касових документів.

Оскільки валютні операції мають таку особливість, як поява  курсових різниць під час їх здійснення, особливо ретельно перевірялась правильність перерахування їх за курсом НБУ, установленим на дату перерахунку чи на дату виконання операції.

Після інвентаризації валютних коштів у касі було проведено формальну перевірку касової документації

       Перевіряючи надходження грошей до каси з валютного рахунку, звірялися записи в касовій книзі, спеціальних заявках, касових ордерах та виписках банку, а також перевірялась повнота і своєчасність оприбуткування валюти з банку. Перевіркою видаткових касових документів установлювалась правильність списання і законність витрачання готівки в касі. Оскільки головним каналом руху готівкової іноземної валюти є видача коштів на закордонні відрядження, перевірялась наявність розпорядчих документів та правильність складання авансових звітів, відповідність сум, зазначених у них, даним виправдовувальних та розпорядчих документів, а також правильність арифметичних дій у них.

Правильність, повнота і своєчасність внесення готівки іноземної валюти в банк перевірялась через зіставлення записів у касовій книзі, видаткових касових документах, заявках на внесення готівки в банк та виписках банку. Особлива увага зверталась на правильність арифметичних підрахунків у касових документах, виведення залишків на кінець дня в касовій книзі, правильність перенесення залишків з попереднього звіту в наступний як в іноземній валюті, так і в оцінці грошової одиниці України. [25, ст.401].

На підставі даних акта інвентаризації каси і групувальних відомостей у разі виявлення порушення касової дисципліни складається відповідний розділ аудиторського звіту (висновку), де відображаються встановлені факти недоліків у організації і веденні касових операцій з посиланням на додані до аудиторського звіту (висновку) групувальні відомості порушень і аналітичні таблиці. Основні порушення зазначені в таблиці 3.1

Таблиця 3.1 - Основні порушення в операціях з грошовими коштами в касі

Продовження таблиці 3.1

3.2 Перевірка операцій  з коштами на рахунках в  банку підприємства

Аудитор повинен знати, що операції на рахунках у банку підлягають суцільній перевірці. Джерелами даних для аудиту операцій на рахунках у банках є виписки банку з особових рахунків і прикладені до них виправдувальні документи, а також записи в облікових регістрах за рахунком 31 "Рахунки в банках". Насамперед, треба звірити залишки коштів, відображених у виписках за відповідними рахунками, із залишками коштів, що значаться за обліковими даними. Однак рівність залишків не гарантує тотожності оборотів за виписками банку і за балансовим рахунком, оскільки при обробці виписок може бути допущено навмисне зменшення оборотів за дебетом і кредитом рахунка на однакову суму з метою приховати зловживання. Тому слід перевірити відповідність оборотів за дебетом і кредитом рахунка за виписками банку за кожний місяць даним оборотів за обліковими реєстрами. Важливо також перевірити повноту і достовірність банківських виписок і прикладених до них документів. Повноту банківських виписок встановлюють за їхньою нумерацією за сторінками і перенесенням залишку коштів на рахунку. Залишок коштів на кінець періоду в попередній виписці банку за рахунком має дорівнювати залишку коштів на початок періоду в наступній виписці. Правильність виписки визначають шляхом перевірки всіх її реквізитів [26, ст.267].

Під час перевірки операцій з коштами на рахунках в банку ДП «Хмельницький облавтодор» аудитор впевнився, що всі здійснені через банк операції є реальними і підтверджені відповідними справжніми документами. Так, як існують випадки, коли їх підробляють або прикладають не повністю, що дає можливість, застосовуючи неправильну кореспонденцію рахунків, приховувати в обліку зловживання на значні суми. Якщо під час перевірки операцій з коштами на рахунках в банку виникають сумніви у справжності документів (відсутність банківського штампа, виправлення перерахованих сум, найменування одержувача грошей і дати здійснення операцій) потрібно проводити зустрічну перевірку платіжних документів, які зберігаються у справах підприємства, із платіжними документами в банку або у контрагента з операції. Одночасно з цим з'ясовують правильність кореспонденції рахунків і записів у облікових регістрах, бо деколи зловживання можуть бути приховані шляхом складання неправильних бухгалтерських записів (проводок), не підтверджених документами, а також сторнувальних записів без документальних підтверджень і без дійсної потреби або неправильним підрахунком чи перенесенням підсумків з одної сторінки регістру на іншу.

Також детальноетально було перевірено, чи не відображались в обліку витрати як платежі за послуги (паливо, освітлення, транспортні витрати), а насправді гроші перераховувалися за матеріальні цінності, що не надходили і не оприбутковувалися. З цією метою було проведено зустрічну перевірку в банках і відповідних організаціях.

Під час перевірки операцій з коштами на рахунках в банку ДП «Хмельницький облавтодор» перевірялась правильність та обґрунтованість перерахування коштів за товарно-матеріальні цінності, для чого порівнюювались суми, вказані в платіжних документах, із даними виписки банку і записами на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" або на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами". Тут за прибутковими документами перевірялась повнота і правильність оприбуткування товарно-матеріальних цінностей. Якщо б виникли сумніви в справжності документів чи достовірності операцій, слід було би провести зустрічну перевірку їх у постачальників продукції.

Перевіряючи видаткові  банківські документи ДП «Хмельницький облавтодор», було згруповано в окремій відомості всі оплачені штрафи, неустойки та інші платежі, пов'язані з порушенням договірних умов, що дало змогу потім перевірити повноту відображення їх на відповідних рахунках, і вжиті підприємством заходи щодо відшкодування за рахунок винних осіб суми заподіяної шкоди.

Перевіркою сутності банківських документів було встановлено, чи не допускалося неправильне перерахування авансів і платежів за безтоварними рахунками або оплата рахунків інших організацій з коштами на рахунках в банку ДП «Хмельницький облавтодор», які не мають відношення до підприємства, що перевіряється.

Під час перевірки ДП «Хмельницький облавтодор» за акредитивами звірялися залишки сум і обороти за виписками банку із записами в регістрах бухгалтерського обліку. Одноразово з'ясовувались причини, які зумовили розрахунки за акредитивною формою, чи передбачена ця форма розрахунків договором або чи може вона застосовується як санкція з боку постачальників за несвоєчасні платежі. Потім перевірялась повнота і своєчасність використання і повернення невикористаних акредитивів, а також повноту оприбуткування матеріальних цінностей, які надійшли від постачальників.

Операції з лімітованими і не лімітованими чековими книжками аналізувались з погляду їх правильності, характеру і повноти оплати. З'ясовувалося, чи не проводилась оплата лімітованими чеками видатків, які не включаються в авансові звіти підзвітних осіб як здійснені готівкою.

Після встановлення подібних фактів було визначено розмір завданого підприємству збитку і винних осіб. Також перевірялося, чи збігається залишок за книжкою лімітованих чеків, відображений на корінці останнього використаного чека, із залишком на дату перевірки за рахунком 313 "Інші рахунки в банку в національній валюті", а також із залишком за випискою банку,адже залишок грошей на кінець місяця за випискою банну деколи не збігається із залишком ліміту за лімітованою книжкою. Це пояснюється тим, що видані з лімітованих книжок чеки не були до кінця місяця пред'явлені одержувачами в банк до оплати.