Анализ дебиторской и кредиторской задолженностей организации

  Для проведения инвентаризации расчётов с бюджетом организация получает в ИМНС по месту  поставки на налоговый учёт акт сверки. В акте указываются:

  -    виды налогов

  -    суммы начислений по каждому виду налогов

  -    суммы фактически поступивших в бюджет налогов

  -    суммы недоимки или переплаты по различным налогам

  -    суммы начисленных пени и штрафов

  Задача  работников бухгалтерии заключается  в том, чтобы проверить соответствие данных бухгалтерского учёта и информации, содержащейся в акте сверки. В результате проверки могут быть установлены  неправильно начисленные или  неотражённые суммы налогов по какому-либо расчёту, не полностью зачисленные  суммы налогов, уплаченные организацией, либо выявлены другие несоответствия. О результатах проверки бухгалтер  должен сообщить налоговому органу или  внести исправления в свою бухгалтерскую  и налоговую отчётность. Результатом  проведения инвентаризации расчётов с  бюджетом является составление уточняющих расчётов и налоговых деклараций к годовому бухгалтерскому отчёту.

  При инвентаризации подотчётных сумм проверяются отчёты подотчётных лиц по выданным авансам  с учётом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчётному лицу.

  Инвентаризация  расчётов с поставщиками и покупателями проводится путём тщательной проверки сумм, числящихся на счетах. При инвентаризации расчётов проводится сверка расчётов и обмен выписками из счетов. Выписки  обычно посылаются организациями –  кредиторами организациям – дебиторам  для подтверждения правильности остатков задолженности, правильности и реальности всех операций. Дебиторы подтверждают правильность остатков задолженности  или сообщают свои возражения. Результаты оформляются актом сверки расчётов (Приложения 18, 19, 20, 21). Акты сверки расчётов подписываются как поставщиком, так и покупателем.

  При инвентаризации расчётов с поставщиками проверке подвергаются записи по счёту 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками". Результаты инвентаризации оформляются актами, в которых  отражаются данные о фактических  поставках товаров, сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей  и о сумме перечисленных в  оплату денежных средств. По товарам  оплаченным, но находящимся в пути, и расчётам с поставщиками неотфактурованным поставщикам составляются отдельные инвентаризационные описи. Заполнение этих описей производится на основании документов, подтверждающих факт совершения данных хозяйственных операций. При этом проверке подлежат документы, подтверждающие наличие принятых к учёту товаров в пути: договоры купли – продажи, расчётные документы поставщика. Из содержания указанных документов должен чётко вытекать момент перехода права собственности на товарно-материальные ценности фактически не полученные, но принятые к бухгалтерскому учёту. Фактически поступившие товарно-материальные ценности, по которым не получены расчётно-платёжные документы, рассматриваются как неотфактурованная поставка и принимаются на ответственное хранение по приёмному акту, который составляется на складе в момент поступления ценностей по цене, указанной в договоре. Если до конца месяца расчётные документы не будут получены, то такие ценности отражаются за балансом организации в приёмной оценке. В следующем месяце после поступления расчётных документов стоимость неотфактурованных поставок списывается с забалансового учёта, и ценности передаются под отчёт материально ответственному лицу по стоимости, указанной в документах поставщика. При составлении инвентаризационной описи по неотфактурованным поставкам обращается внимание на оформление документов, в соответствии с которыми приняты и оприходованы ценности, и обоснованность цены. При инвентаризации расчётов с поставщиками следует обратить внимание на наличие сумм кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. Данные суммы списываются на финансовые результаты организации. Следует обратить внимание, что списание должно производиться по каждому обязательству на основании данных проведённой инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации. Сроки исковой давности и правила их исчисления устанавливаются законодательством. Общий срок исковой давности составляет три года. Специальные сроки устанавливаются законодательством применительно к отдельным видам обязательств.

  Инвентаризация  расчётов с покупателями и заказчиками  заключается в проверке сроков возникновения  дебиторской задолженности, правильности и обоснованности, учтённых на счетах бухгалтерского учёта сумм дебиторской  задолженности. При проведении инвентаризации выявляют две группы обязательств –  реальная задолженность и долги, нереальные для взыскания. Реальной считается задолженность в пределах срока исковой давности, которую  признаёт должник. Нереальной для взыскания  или сомнительным долгом признаётся дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные  договором, и которая необеспечена соответствующими гарантиями. Она может быть списана за счёт резерва по сомнительным долгам, но если он не создаются, то по решению руководителя организации задолженность подлежит отнесению непосредственно на финансовый результат. При инвентаризации необходимо также определить просроченную задолженность, информация о которой используется при формировании показателей приложений к бухгалтерскому балансу.

  На местах представители контролирующих органов  нередко руководствуются тем, что  списание на убытки дебиторской задолженности  с истёкшим сроком исковой давности (с уменьшением налогооблагаемой прибыли) допустимо в случае, если организация предпринимала активные действия по взысканию долга, в том  числе путём предъявления иска в  суд. Перечень мер по взысканию дебиторской  задолженности, применение которых  не дало положительного результата, даёт основание организации списать  сумму задолженности на финансовые результаты. Документальным подтверждением невозможности погашения должником  задолженности перед организацией может служить:

  -   выписка из государственного реестра налогоплательщиков;

  -   справка налогового органа о ликвидации должника;

  -   уведомление ликвидационной комиссии;

  -   решение суда об отказе в удовлетворении требований по взысканию соответствующей задолженности из-за недостаточности имущества ликвидированной организации – должника;

  -   акт судебного исполнителя о невозможности взыскания задолженности с должника.

  При наличии  таких документов дебиторская задолженность  нереальная для взыскания может  быть списана на финансовый результат. Списание кредиторской задолженности  производится в дебет 60 счёта и  кредит 92 счёт. Списание дебиторской  задолженности производится в дебет 92 счёта и кредит 62 счёта. Если списание дебиторской задолженности производится вследствие неплатежеспособности должника, то эта задолженность должна отражаться за балансом в течении 5 лет с момента  списания для наблюдения за возможностью её взыскания в случаи изменения  имущественного положения должника. Указанные суммы подлежат отражению  на счёте 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".

  При инвентаризации расчётов проводится взаимная выверка  записей в регистрах бухгалтерского учёта по расчётам с организациями  и отдельными лицами. При этом могут  использоваться следующие способы:

  o     рассылка писем с просьбой письменно подтвердить числящиеся на счетах расчётов суммы;

  o     командирование работников бухгалтерии в организации;

  o     сверку сумм по телефону, с помощью факсимильных сообщений и т.д.

  Контроль  за состоянием дебиторской задолженности  в организации рекомендуется  осуществлять посредством ежемесячного составления акта сверок. Акт сверки расчётов является эффективным инструментом контроля за дебиторской задолженностью, так как с одной стороны  напоминает дебитору о числящейся за ним задолженности, а с другой стороны позволяет вовремя выявить  расхождения в учёте кредитора  и должника и тем самым избежать возникновения конфликтов, нередко  заставляющих стороны договора идти в суд.

  2.5 Автоматизация  учёта расчётных операций в  современных условиях хозяйствования

  Новые условия  хозяйствования требуют внедрения  современных средств вычислительной техники в обработку учётно-финансовой информации. Рыночная экономика обуславливает  развитие прогрессивных информационных технологий в практике бухгалтерского учёта. Бухгалтерский учёт – важнейшая  составная часть системы управления организаций. Спрос на бухгалтерскую  информацию растёт, ужесточаются требования к её качеству и оперативности. Традиционные формы бухгалтерского учёта уже  не способны в должной мере обеспечить развитие учёта. Основанные на применении ручного труда, они остро сталкиваются с проблемой лавинообразного  роста объёмов бухгалтерской  информации. Проблемы совершенствования  информационного обеспечения актуальны  и для системы потребительской  кооперации Республики Беларусь. Эти  проблемы неоднократно обсуждались  на заседании Правления Белкоопсоюза. Результатом этого стало решение о том, что дальнейшее развитие информационных систем в потребительской кооперации, в том числе и в бухгалтерском учёте, предусматривается вести на базе компьютерной техники. В частности, с конца 90-х годов практически во всех организациях потребительской кооперации было внедрено программное обеспечение "АРМ бухгалтера РВС Белкоопсоюза". Данное программно-аппаратное средство позволило значительно облегчить труд бухгалтера, повысить его производительность, однако требует принципиально изменения формы организации бухгалтерского учёта в основных отраслях деятельности потребительской кооперации.

  Освободить  бухгалтера от технической, нетворческой, рутинной работы позволяет переход  к автоматизированной форме ее организации. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта основана на тех же методологических принципах, что и другие формы  учёта, применяемые в Республике Беларусь. Основное ее отличие состоит  в технологических приёмах ведения  бухгалтерского учёта характерно широкое  применение технологических компьютерных средств, полностью освобождающих  бухгалтера от целого ряда рутинных операций по обработке бухгалтерской информации, оформлению бухгалтерских регистров. В данном случае бухгалтер сознательно  передаёт часть своих функций  компьютеру и пользуется результатами машинной обработки информации уже  в готовом виде. Естественно, доверие  к компьютерной системе основывается на многократной проверке точности и  надёжности ее действий. Функции бухгалтера в данном случае все больше переходят  в плоскость осмысления бухгалтерских  данных, направлены на более полное использование их в управлении производством. Функции по оформлению бухгалтерских  регистров отодвигаются на второй план. Последовательность составления регистров  как основной приём накопления и  обобщения бухгалтерских данных теряет свою технологическую роль. Компьютерная система при достаточно полной базе данных способна в любой  момент времени выдать любой бухгалтерский  документ, как первичный, так и  сводный, вплоть до баланса. Таким образом, компьютерный бухгалтерский учёт строится вокруг электронной информационной базы. Создание и обслуживание информационной базы ставится одной из важнейших  задач бухгалтерского учёта.

  Как уже  отмечалось выше, во многих организациях потребительской кооперации в настоящее  время внедрено программное обеспечение "АРМ бухгалтера РВС Белкоопсоюза", с помощью которого может быть автоматизирован и учёт расчётных операций. При этом данные первичных документов по этим операциям в течение отчётного периода обрабатываются на компьютере, а затем для получения обобщающей информации по счетам 60,62,76,71,73 выпускаются следующие машинограммы:

  -          Оборотная ведомость по синтетическому счёту;

  -          Оборотная ведомость по аналитическому учёту.

  При этом операции по выше указанным счетам автоматически разносятся в регистры сводного учёта:

  -          Сводная оборотная ведомость;

  -          Главная книга.

  Кроме того, в организациях могут использоваться следующие системы автоматизации  бухгалтерского учёта, и в частности, учёта расчётных операций: система "1 С: Предприятие" и "БЭСТ-4".

  Как отдельная  функциональная задача учёта расчётов с контрагентами в выше названых автоматизированных системах не выделяются, поскольку вся информация по счетам 60,62,71,73,76 уже должна быть сформирована во внутримашинной информационной базе при обработке информации по учёту товарных, кассовых, расчётных операций по банку. Поэтому в данных программных обеспечениях стоит задача приведения в соответствие товарных и платёжных документов.

  В настоящее  время используется 2 типа программного обеспечения, решающих эту проблему:

  ü   программа имитации ручного учёта – в этих программах отдельно ведутся реестры товарных и расчётных документов. Для их сопоставления на экране открывается 2 окна "Товарные документ" и "Платёжный документ", а бухгалтер вручную соединяет 2 вида документов;

  ü   программа автоматического сведения расчётов – стыковка товарных и расчётных документов производится в автоматическом режиме.

  Алгоритм  работы данной программы построен таким  образом, что для каждого контрагента  программа делает проводку, которая  закрывает аванс, если он был, на часть  суммы соответствующей величине поставки или на полную сумму, если сумма поставки была больше, чем  сумма аванса.

  Система "1 С: Предприятие" относится ко второму типу программ, поскольку  по счетам 60,62 аналитический учёт ведётся  в разрезе "контрагентов", т.е. в товарных и платёжных документах указывается на основании какого документа производится поставка или  расчёт. Кроме того, типичными проблемами, связанными с анализом и учётом задолженности  является невозможность отслеживать  данные "день в день", и поэтому  возникает необходимость периодической  сверки данных с контрагентами.

  В программе "БЭСТ-4" эта проблема решается с помощью общесистемного справочника "Картотека контрагентов". На каждого  контрагента заводится специальная  карточка, в ней кроме общих  сведений о банковском счёте автоматически  заносится записи из товарных и платёжных  документов. Система предусматривает  возможность запрета отгрузки товаров, а адрес тех контрагентов, у  которых долг превышает определённую сумму, если они (контрагенты) по каким-то причинам попали в список неблагонадёжных. В этой карточке в режиме реального времени можно увидеть и проанализировать состояние взаиморасчётов с каждым контрагентом.

  Подводя итоги всего выше изложенного  можно сделать вывод, что формализация бухгалтерской информации о расчётных  операциях в электронном виде расширяет возможности доступа  к ней всех заинтересованных пользователей. Обладание точной и своевременной  информацией позволяет эффективно маневрировать материальными и  финансовыми ресурсами, избегать непроизводительных расходов, выбирать более рациональную стратегию и тактику хозяйствования. Например, отсутствие информации ведёт  к потерям и убыткам.