Внутренние  потоки делятся на потоки прямой и  обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля, регулирования, стимулирования, называют прямой связью (нисходящей).

      Потоки  обратной связи (восходящие) передаются от управляемой системы к управляющей и содержат результаты деятельности управляемой системы, её трудности, проблемы, положение дел и т.д.

      Внешние потоки обеспечивают обмен информацией системы с внешней средой. К внешним пользователям относятся организации, заинтересованные в получении информации от конкретной системы управления: вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры, инвесторы, поставщики и потребители и др. При этом предоставляемая им информация может иметь различную форму и содержание: отчёты, реклама, справки, новости, опросы и т.д. Для создания благоприятного общественного мнения в организациях создаются специальные отделы по связям с общественностью, которые распространяют необходимую для этого информацию.

      Документооборот, охватывая всю деятельность транспортно-логистической системы, должен стать основой рационального управления. Движение документов – создание, согласование, подписание, исполнение, списание в архив – должно соответствовать схеме функционирования транспортной организации и отражать её управленческую иерархию. Таким образом, система документооборота должна чётко увязываться со схемой работы системы управления транспортной логистики, поскольку в основе её деятельности лежит документированность всех управленческих процессов, каждый из которых начинается с подготовки документов.

      Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-либо процессов в системе. В его составлении могут участвовать различные элементы системы. Таким образом, для интеграции всех подсистем транспортно-логистической системы в единый комплекс необходимым условием является доступ этих подсистем к нужным документам или их частям. Документ всегда должен быть «виден» тем подразделениям, которым это необходимо для решения своих задач.

      Информационный  логистический поток  (ИЛП) – это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным материальным потоком в рассматриваемой логистической системы, между логистической системой и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций.

      Документопотоки в транспортно-логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств транспортно-логистических систем.

1.3 Взаимодействие информационных и материальных потоков

      Каждому материальному потоку в транспортной логистике соответствует некоторый информационный поток (документопоток). Путь, по которому движется информационный поток (ИП), в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока (МП). Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• источник возникновения;
• направление движения потока;
• скорость передачи и приёма;
• интенсивность потока и др.

      Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара, груза) ⁸:

• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
• опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
• одновременно с материальным потоком идёт информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока.

      Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приёмки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии и подтверждения⁹.

      Возможным является наличие нескольких ИП, сопровождающих МП.

      Отличие транспортного потока от чисто материального в рамках логистической системы проявляется и в особенностях управления им¹⁰.

      Управление  – это, прежде всего, информационный процесс принятия управленческих решений на основе наличия информации.

      К общим признакам всякого управления относятся:

      – наличие управляющей и управляемой систем;

      – целостный характер этих систем и их единство, без которых невозможно управление;

      – наличие причинно-следственных связей между элементами управляющей и управляемой систем;

      – наличие обратной связи, так как управление возможно только в том случае, если управляющая и управляемая системы взаимно peaгируют на возникающие изменения;

      – динамический характер (динамичность) системы управления, т. е. её способность претерпевать изменения, переходить из одного качественного состояния в другое, оставаясь системой;

      – наличие управляющего параметра, воздействуя на который можно изменить состояние управляемой системы или течение происходящих в ней процессов.

      Таким образом, для интеграции всех подсистем  транспортно-логистической системы в единый комплекс необходимым условием является доступ её подсистем к нужным документам или их частям. Неважно, на каком производственном участке транспортного предприятия начинается работа с документом – он должен быть «виден» тем модулям транспортно-логистической системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций. Поэтому немаловажной является роль транспортной документации как основной части информационного потока в создании эффективной транспортно-логистической системы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2 Система документации транспортной логистики

2.1 Транспортно-логистические системы

      Одним из средств повышения эффективности логистической системы является внедрение новых транспортно-технологичесих систем (ТТС).

      Под транспортно-технологической системой понимается комплекс согласованных и взаимосвязанных технических, экономических, организационных, коммерческих и правовых решений, позволяющих с максимальным эффектом и наименьшими затратами обеспечить доставку материальных потоков на конкретных направлениях движения товара к потребителю¹¹.

      Основа  любой транспортно-технологической системы – это укрупнение грузовых поставок. Наиболее распространённой и универсальной является контейнерная ТТС. Стандартной грузовой единицей является сам контейнер.

      В соответствии со стандартом ИСО каждый контейнер имеет четырёхбуквенный код и семизначный номер, например, ASBU-2489126. Первые три буквы – это код владельца контейнера; буква U означает в соответствии со стандартом ИСО транспортное оборудование «контейнер грузовой». Семь цифр – это серийный номер контейнера. Контейнер может иметь вторую строку кода, состоящего из двух частей – буквенной и цифровой. Первая (буквенная) часть – обозначение страны владельца контейнера, а вторая (цифровая) – код размера контейнера (две цифры) и код типа контейнера (две цифры).

      Пример¹².

      UZUU 2234567 => UZUU – украинские железные дороги;

      2234567 – номер контейнера; далее по цифрам:

      2 – контейнер 20-футовый;

      2 – высота 2591;

      34 – тип контейнера (универсальный или специализированный),

      567 – порядковый номер,

      UA 2210→ UA – владелец контейнера – украинская фирма;

      22 – контейнер 1СС (20-футовый),

      10 – контейнер закрытый с естественной вентиляцией.

      В мировой практике при перевозке  товаров в смешанных перевозках широко используются такие транспортно-технологические системы, как контейнерная, пакетная, трейлерная, фрейджерная (паромные переправы).

      В современных условиях важное значение имеет процесс доставки грузов потребителю. Для его выполнения создаются специализированные фирмы и предприятия.

      Предприятия, содействующие выполнению компанией-поставщиком контрактов по продажам и поставкам товарв получателям, называются провайдерами логистики.

      Особое  место среди провайдеров логистики  занимают транспортно-экспедиторские компании, выполняющие следующие операции:

• консультирование клиентуры при выборе вида и средства транспорта с точки зрения его удобства, скорости, стоимости и сохранности доставки груза;
• компетенция грузовых партий, т.е. объединение мелких партий в сборную крупную партию (отправку) для наиболее рационального использования провозкой способности транспортных средств и получения более выгодных тарифов для грузовладельцев (в подавляющем большинстве случаев тарификация мелких отправок не является выгодной);
• посредничество в заключении грузовладельцем договоров с перевозчиками, складскими компаниями, портами, страховыми фирмами и другими организациями, которые участвуют в процессе доставки товара;
• передача груза перевозчику или его грузовому агенту (порту, пристани, станции) с оформлением приёмно-сдаточной, перевозочной и другой необходимой документации;
• организация или выполнение собственными средствами погрузочно-разгрузочных работ;
• приём груза в пункт назначения от перевозчика или его грузового агента, проверка числа мест, веса, состояния тары и упаковки, а иногда и качества самого груза с привлечением для этого экспертов;
• оформление претензионной документации (коммерческих актов о недостатках, излишках, повреждении груза и тары, пересортице и т.д.) совместно с перевозчиками или их грузовыми агентами и другие операции.

      Крупные экспедиторские компании не ограничиваются только посредническими операциями и организацией доставки товара, но и участвуют в процессе перевозки. Обычно экспедиторские фирмы приобретают и используют автотранспорт, причём как при внутренних, так и при международных перевозках.

      В настоящее время на разных видах  транспорта создаются транс-портно-экспедиторские организации.

      В системе железнодорожного транспорта действуют специализированные транспортно-экспедиторские компании (дорожные центры фирменного транспортного обслуживания – ДЦФТО, организованные ещё в 1994 г), а также товарные станции, станции контейнерных перевозок, транспортно-экспедиторские конторы (ТЭК).

      На  водном транспорте экспедиторские операции выполняют порты, в составе которых функционируют транспортно-экспедиторские конторы (ТЭК) и в некоторых случаях самостоятельные хозрасчётные подразделения.

      Транспортно-экспедиторские операции с грузами выполняют также специализированные организации.

      Транспортно-экспедиторские операции данными компаниями выполняются согласно договору, который заключается в письменной форме.

      Современным методом организации доставки товаров  является построение и использование провайдерами логистики интермодальных систем (транспортных коридоров). Это связано с тем, что большинство грузов идёт в смешанном сообщении с участием различных видов транспорта. Для того чтобы успешно организовать и осуществить их движение по варианту «от двери до двери», требуется наличие специальной компании, которая взяла бы на себя вопросы общей организации всего процесса доставки, обеспечила выписку сквозной документации, котировку сквозной ставки тарифа. Подобные компании, оказывающие клиентуре указанный спектр услуг в рамках осуществления доставки товаров, получили название операторов смешанных перевозок.

      Грузы, которые следуют в смешанном сообщении, в практике развитых стран, в основном перевозятся по интегрированным транспортно-технологическим системам, в которых работа всех видов транспорта жёстко взаимосвязана, погрузочно-разгрузочные работы практически автоматизированы, в организации процесса доставки широко используется вычислительная техника. Подобные интегрированные системы получили своё первоначальное развитие на Североамериканском континенте, где стали называться «интермодальными системами», а перевозки по названным системам –«интермодальными перевозками».