• дата и место составления накладной;
• наименование и адрес отправителя груза;
• наименование и адрес перевозчика;
• дата и место принятия груза;
• место, предназначенное для доставки (место назначения);
• наименование и адрес получателя груза;
• общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов – их обычно принятое обозначение;
• вес груза брутто или выраженное в других единицах измерения количество груза;
• число грузовых мест, наличие их специальной маркировки и нумерация мест;
• платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;
• сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

      Товарно-транспортная накладная может содержать также  дополнительные данные:

• указание, что перегрузка в процессе перевозки не разрешается;
• платежи, которые обязан осуществить отправитель;
• сумма, подлежащая оплате при сдаче груза к перевозке;
• объявленная стоимость груза;
• инструкции отправителя перевозчику относительно страхования груза;
• согласованный сторонами договора срок, в течение которого осуществляется перевозка;
• перечень документов, переданных перевозчику отправителем груза.

      Путевой лист характеризует выполнение водителем производственных заданий (перевозок), а также учитывает режим работы водителя и автотранспортного средства, расход горюче-смазочных материалов. Служит для оперативного учёта. Путевой лист содержит следующие сведения:

      1)  фамилия, имя, отчество водителя;

      2)  номер водительского удостоверения;

      3)  фамилия, имя, отчество диспетчера, выдавшего путевой лист, и его  подпись;

      4)  результат технического осмотра  автотранспортного средства механиком;

      5)  результат медицинского осмотра  водителя;

      6)  показания спидометра при выезде  автотранспортного средства на маршрут и возврате с маршрута;

      7)  марка и количество выданного  топлива;

      8)  род перевозимого груза;

      9)  время выезда и возврата автотранспортного  средства;

      10)  маршрут движения автотранспортного  средства.

      Перечень  личных документов, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

• Служебный заграничный паспорт с действительными сроками въездных и выездных виз стран, по которым осуществляется поездка.
• Удостоверение международного образца на право управления автомобилем в соответствии с Конвенцией о дорожном движении²⁶.
• Справка на право вывоза иностранной валюты.
• Медицинский страховой полис.
• Кредитная заправочная карточка (рекомендуется).

      Перечень  документов на автомобиль, которые  должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

• Путевой лист.
• Свидетельство о регистрации автотранспортного средства в ГИБДД в соответствии с Конвенцией о дорожном движении от 8 ноября 1968 г.
• Сертификаты пригодности автотранспортного средства к международной перевозке грузов по экологическим и техническим требованиям.
• Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными печатями и пломбами в соответствии с Конвенцией МДП²⁷.
• Талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД.
• Документы  о  страховании  гражданской  ответственности владельца автотранспортного средства.
• Разрешение на выполнение автомобильной перевозки на иностранной территории (выдается в АСМАП или стране нахождения).
• Лицензионная карточка на право выполнения перевозок в международном сообщении.
• Свидетельство о допущении автотранспортного средства к перевозкам скоропортящихся или опасных грузов (при их перевозке).
• Карнета де пассаж (гарантия временного ввоза транспортного средства в страны Ближнего и Среднего Востока с последующим вывозом).

      Сертификат  выдаётся на каждую партию экспортируемого товара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).

      Сертификат  качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.

      Сертификат  о происхождении – это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

      Перечень  документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

• Книжка МДП (карнет Т1К).
• Товарно-транспортная накладная (грузовой манифест СМК) с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами  (сертификат  качества,  карантинный сертификат, ветеринарный сертификат).
• Грузовая таможенная декларация, оформленная грузоотправителем.
• Справка о страховании ответственности перевозчика (копия страхового полиса).
• Счёт-фактура на груз.
• Лицензия на экспорт и импорт грузов от Министерства внешнеэкономических связей РФ.
• Комплект накладных для обратной загрузки транспортного средства.

      Счёт-фактура – документ, составляемый при отправке груза одним предприятием другому предприятию. Счёт-фактура содержит следующую информацию:

• реквизиты покупателя и продавца (наименование и адрес каждой из сторон, участвующих в сделке);
• номер счёта-фактуры;
• номер и дата заключения контракта поставки и его условия;
• наименование и код товара по ТН ВЭД;
• вид и количество грузовых мест;
• масса груза брутто;
• цена за единицу груза и общая стоимость товара;
• дата составления счёта-фактуры;
• условия оплаты;
• штамп продавца.

      Специальное разрешение – разовое разрешение на проезд автотранспортного средства, максимальная общая и (или) осевая масса или габаритные размеры которого превышают допустимые параметры, установленные для проезда по автомобильным дорогам.

      Таким образом, существует довольно обширный список необходимых транспортных документов для разных видов перевозки грузов разными видами транспорта. Несмотря на наличие специфических документов для некоторых видов перевозок, есть основной перечень типовой документации на перевозки, являющийся единым для всех типов транспорта. Для компаний, имеющих разветвлённую филиальную сеть, важно наличие корпоративной вычислительной сети предприятия, которая позволила бы в условиях комплексной автоматизации организовать транспортную информационную подсистему. Комплексная автоматизация и создание на её основе единого информационного пространства в рамках транспортно-технологической информационной системы позволяют компании с разветвлённой филиальной сетью повысить уровень управляемости и стать динамично развивающейся компанией с эффективно организованным управлением. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3 Информационные транспортно-логистические системы

      Одна  из серьёзных практических проблем документооборота компаний – это ошибки в данных и в процедурах доставки документов или информации адресату. Эти ошибки приводят не только к дополнительным затратам, задержке отправок товаров, но и могут являться причиной их утери, срыва контрактов и потери доверия клиентов. В сложных логистических системах они могут привести к обесцениванию технологических, организационных и структурно-финансовых преимуществ производственной интеграции. В значительной мере эти проблемы решаются с применением электронного документооборота²⁸ и электронных транспортно-логистических систем, в которых информационные и, в частности, документопотоки представлены в электронном виде, что ускоряет процессы доставки документов, оформления грузов, составления отчётов, заключения сделок и другие операции по доставке грузов.

      При использовании таких систем нет  необходимости в применении только бумажных документов. Однако не все транспортные документы пока могут использоваться в электронном виде. Та документация, которая непосредственно сопровождает груз в дороге, должна быть у водителя, экспедитора и иного ответственного лица в форме бумажных документов для предъявления их по мере необходимости в пути. А документация, циркулирующая непосредственно между поставщиками и потребителями, территориально разобщёнными, может успешно поступать в электронном виде, что повышает эффективность взаимодействия партнёров по бизнесу, ускоряет процедуры обработки документов и грузов.

3.1 Общее представление системы «ТрансЛогистикSoft»

      Программный комплекс (ПК) «ТрансЛоrистик Soft» – это комплекс программ, которые предназначены для решения бизнес задач предприятий, деятельность которых так или иначе связана с транспортом, грузами, перевозками, экспедированием. Он обеспечивает полный контроль, учёт и анализ деятельности транспортного предприятия, экспедиторской фирмы, грузового склада, диспетчерского пункта, также организацию работ предприятия как на внутреннем, так и международном рынке транспортных услуг.

      ПК  «ТрансЛоrистик Soft» – это масштабируемая система, которая подходит как для небольших предприятий, и даже транспортно-экспедиторских отделов в составе предприятия, так и для крупных транспортных компаний.

      Комплекс  позволяет автоматизировать планирование и учёт не только в масштабе одного предприятия, но и наладить обмен информацией о перевозках и грузах между партнёрами по перевозкам как через Интернет, так и с использованием прямого соединения через сетевые устройства.

      Программный комплекс «ТрансЛоrистик Soft» обеспечиват подключение передаваемой информации в производственные базы данных автоматически. Весь комплекс состоит из ряда модулей, которые разработчики называют контурами.

      Контур  «ТЛ-План». Обеспечивает определение затрат при выполнении международных перевозок грузов автотранспортом, снижение затрат, расчёт себестоимости рейса, а также определение ставки за перевозку груза, планирование перевозок.

      Контур  «Грузовой экспедитор». Обеспечивает приём заявок на перевозку груза, фиксация мест груза, определение параметров страхования и страховой премии при страховании партии груза, распределение мест груза по перевозкам, формирование пакетов путевой документации, оформление товарно-транспортных накладных.

      Контур  «Экспедитор-Перевозчик». Обеспечивает сбор, анализ, обработку информации по использованию парка транспортных средств, грузоперевозок, расчётам с грузодателями и перевозчиками, а также закрытие перевозок и формирование пакетов учётной и путевой документации, анализ работы парка транспортных средств.

      Контур  «Грузовой склад». Предназначен для автоматизации учёта грузов на грузовом складе. Обеспечивает учёт, формирование/раскомплектацию комплектов. Осуществляет расчёт стоимости хранения и оплаты аренды складских площадей, расчёты с Заказчиками.