Стилистика текста управленческого документа

Согласование  сказуемого с подлежащим

       При подлежащем с количественным  числительным, оканчивающимся на  один, сказуемое ставится в форму единственного числа: В 1996 г. на предприятие был принят 31 специалист.

     При  подлежащем,  имеющем в составе  числительные  два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.

     Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек», мы делаем акцент именно на числе участников. Если же Далее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. подчеркивать активный характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали вклады двадцать три человека».

     Единственное  число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества и нередко придает  сообщению безличную окраску, поэтому  его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обозначении  большого количества.

Заводу  выделено сорок станков.   Было продано пятнадцать  комплектов. Нам требуется  шестьсот тонн топлива.   

      Подлежащее  со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу). 

Большинство высказалось против. Ряд поправок к  закону принят..

Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места. 

  Работая над текстом, мы нередко составляем конструкции с однородными членами (так называются члены предложении  относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно характерно для деловой документации, поскольку в ней часто встречаются различные перечисления.

     При противопоставлении однородных членов, выраженных существительным в единственном числе, с использованием противительных союзов (а, но и др.), а также союзов не только,  но и; не столько, сколько сказуемое ставится в форму единственного числа. 

В этом случае действует  не инструкция, а  постановление. 

      При повторяющемся соединительном союзе  и, да сказуемое ставится в форме множественного числа:

И тот и другой способны на это.

      Если  перед однородными подлежащими  повторяются слова весь, каждый, любой, никакой, сказуемое стоит в форме единственного числа. 

Каждая  справка, каждый протокол был взят на контроль.

Порядок слов

       Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается: 

Вчера получено письмо.   

Вчера письмо получено.

Письмо  получено вчера. И т.д. 

     Однако  нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем  ту или иную часть сообщения. В  данном случае ударной оказывается  позиция в конце предложения. Так, в первом варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2  - на факте его получения, в 3 - на времени получения.

     Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более официально.

     Эти свойства русского синтаксиса несомненно требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

     На  вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства « завершить работу к назначенному сроку?» — правильнее всего ответить:

     К 1 августа работа будет завершена.

     Если  же вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» - надо предпочесть другой порядок слов:

     Работа  будет завершена  к 1 августа.

Использование деепричастных оборотов

       Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Дело в том, что употреблять его можно не всегда.

     Ошибки  в его использовании ведут к двусмысленности и создают комический эффект. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

     Есть  и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно  употреблять только в предложении, где

есть  подлежащее (т.е. названо действующее  лицо).

Нанизывание косвенных падежей

       Длинные цепи существительных в косвенных падежах (чаще всего в родительном) - одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля. Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление пишущего изъясняться как можно более официально. С этой целью автор избегает глаголов, заменяя их отглагольными существительными.

     Необходимо  избегать подобных конструкций: они  далеко не всегда смешны, но во всех без  исключения случаях затемняют смысл  текста. Редактор обязан вычеркивать  цепочки существительных в косвенных падежах, заменяя тяжеловесные и невразумительные конструкции глаголами, меняя структуру предложения.

Структура сложного предложения

       Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.

     Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры...» и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции...» и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того чтобы выработать общую точку зрения...» и т.п.) и др.

     Во  многих случаях предпочтительно  употреблять именно ложные предложения, а не конструкции с причастными  и деепричастными оборотами. Это  помогает избежать такой тяжелой  болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Как уже отмечено выше, именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Нередко замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику. Сравните предложения: 

«В  справке анализируются  процессы, протекающие  в отраслях промышленности, оснащенных современным  оборудованием».

«В  справке анализируются  процессы, которые  протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием». 

     В первом случае два причастных оборота  следуют друг за другом и затрудняют понимание текста. Во втором — сочетание  придаточного определительного с союзным словом «которые» и причастного оборота придает предложению необходимое грамматическое разнообразие, делает содержание более ясным.

     Со  сложными предложениями могут быть сопряжены и определенные трудности. Прежде всего этим грамматическим средством, как и любым другим, нельзя злоупотреблять. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля - сложное предложение, состоящее из двух частей.

     Кроме того, следует помнить, что недопустимо  соединение в одном предложении  в качестве однородных членов причастных или деепричастных оборотов и  придаточных предложений. 

Неправильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для к устранения». 

Правильно:   «Комиссии  предстоит  выявить  проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения». 

     При использовании сложноподчиненных  предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся отдельному слову, сочеталась с ним лексически.

3.1.5 Композиция документа

     Композиция  (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей.

     Нет ничего страшнее «слепого» текста без  заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный  текст.

     Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

     Особенно  существенно выделять и подчеркивать главное. Как уже отмечено выше, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

     Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

     Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

     ГОСТ  рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Тексты  документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1,1.2.2,2.9.1 и т.д.

     Если  используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

     Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

     4 Заключение

     Соблюдение  названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника канцелярской сферы высокого уровня филологической культуры и большой собранности. Но это окупается сторицей; из-под вашей руки выходит грамотный, ясный, по-своему изящный текст; общение, которое обслуживается официальными документами, делается более плодотворным.