Документирование управленческой деятельности

                               Международный институт рынка

                       ФАКУЛЬТЕТ ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По курсу «Документирование управленческой деятельности»

Вариант № 14 
 
 
 
 

                                                                                                                 Выполнил      

Студент группы ЗФ-76

Ищенко  В.А.

Проверил__________________

Оценка____________________

Дата______________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                      САМАРА 2009г. 
 

Содержание:

1. Документ и его функции. Унифицированные системы документации………...3
2. Практические задачи…………………………………………………………………11
3. Список используемой литературы……………………………………………….....14

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Документ  и его функции. Унифицированные системы документации.

 

       1.1   Документ (англ. document) - Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя.

          Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1.    Атрибутивность  документа, т.е. наличие неотъемлемых  слагаемых, без которых он существовать  не может.

Документ как  целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

        Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным : признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

2.    Функциональность  документа, т.е. его предназначенность  для передачи информации в  пространстве и времени. Документ  — полифункциональный объект, т.е.  он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3.    Структурность  документа, т.е. тесная взаимосвязь  его элементов и подсистем,  обеспечивающая его целостность  и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств  при различных внешних и внутренних  изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

            Типовую структуру, т.е. одинаковый  набор элементов для определенного  вида документов, имеют практически  все функционирующие в системе  социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

Определение признаков  и свойств документа только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения, как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.      

          К отличительным признакам документа относятся:

1.                 Наличие смыслового семантического  содержания. Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

2.    Стабильная  вещественная форма, обеспечивающая  долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3.    Предназначенность  для использования в социальной  коммуникации. Документный статус  имеют лишь те источники, которые  изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

4.    Завершенность  сообщения. Этот признак обусловлен  областью использования документа.  Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

         Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

         Движение документов в организации  с момента их создания или  получения до завершения исполнения  или отправки называется документооборотом.  От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие)  документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние  документы.

Существуют различные  компьютерные программы (пример-Программа "1С) позволяющие создавать, хранить (в электронном виде) документы.

         Документы являются основными носителями бухгалтерской информации о фактах хозяйственной жизни и служат одним из объектов исследования при анализе, контроле или аудите.

• платежные поручения;
• платежные требования;
• счета;
• акты об оказании услуг;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• товарно-транспортная накладная (1-Т);
• счета-фактуры;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• доверенности.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• личные заявления работников предприятия;
• графики отпусков;
• докладные записки;
• акты.

 

  Функции документов.

Для понимания  эволюции документа важно изучать  вопрос о его функциях. Функция  документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция

 исторического источника, функция учета. (Рис.1)

                                                                                                                                     (Рис.1)

     Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

         Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);

оперативную (текущую);

перспективную (относящуюся к будущему)

           Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или  информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

          Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция  тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

          Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

         Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы,  ориентированные в одном направлении  (законы, указы, распоряжения, приказы,  инструкции, жалобы, докладные записки  и др.);

2) документы  двустороннего действия (деловая  и личная переписка, договорные документы и т.д.).

          Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

           Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

           Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы  и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории  относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия  и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

        Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.