Служебные документы отличает нейтральный  тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

     В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

     В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

     В протоколах используется форма изложения  текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает ...и предлагает).

     Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые  и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений.  Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

     Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию.

     При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

     Обычно  в тексте документа выделяются две  смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например: 

В январе 1998 г. институт проводит конференцию  «Проблемы развития предпринимательства  в России». Будут  обсуждены проблемы структурных изменений  в экономике и  развития предпринцмателъства.

Просим  принять участие  и подготовить  свои предложения.

Декан факультета                                      И.А. Скокшина 

     В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например: 

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается  проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов. 

     Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления  с просьбой — без мотивировки, приказы — с одной распорядительной частью. Например: 

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 15 августа 1998 года. 

Или 

УВОЛИТЬ

Яковлева  Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР. 

3 Особенности языка  и стиля служебных  документов

3.1 Нормы официально-делового  стиля

     Официально-деловой  стиль один из так называемых «книжных»  стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.

Деловой стиль - это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

     Деловая речь обслуживает сферу официальных  отношений, которые устанавливаются  между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением - с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

     Среди языковых функций общения, сообщения  и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление - все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной.

     Рассмотрим  лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.

    3.1.1 Лексика

     Сочетаемость  слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка»¹. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ  — издается

контроль  — возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад — устанавливается

выговор — объявляется

порицание — выносится

архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию  — имеют, замещают

совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

     Особо следует обратить внимание на сочетания  «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

    Использование терминов

     Термин (от лат. terminus — граница, Предел) — слова или словосочетания, называющее специальное Понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

     Одно  из отличительных свойств специальной  лексики, или терминологии, — наличие  единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

     Если  вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны  адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

     Расшифровка термина должна быть точной, ясной  и полной Сопоставим толкования понятия «страхователь», предложении в документах двух различных организаций: 

Страхователь  — физическое или  юридическое лицо, уплачивающее страховую  премию.

Страхователь  — юридическое  или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования  и уплачивающее страховые взносы. 

     Безусловно, второй вариант более удачен. Первое определение недостаточно полно: непонятно, кому, на основании чего и в каких  случаях выплачиваются деньги. Кроме  того, в первом варианте толкования термина содержится ошибка, связанная с сочетаемостью слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются».

     Данный  пример весьма показателен: в обоих  документах дается расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным словарям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия «страхователь» у юристов.

    Использование иностранных слов

       Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых — русское, а другое — заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла - - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.

     Но  иногда выбор иностранного слова не объясняется ничей кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («Договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться да «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что да значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.

     Работая над составлением документов, можно  пользоваться современными словарями иностранных слов.

    Плеоназм

   Греческое слово pleonasmos означает излишество. Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):

• промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе

           означает «промышленность»);

• форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);
• о тонкий нюанс  (существительное  «нюанс»  образовано от

          фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);

• своя автобиография (первая часть слова «автобиография»

           имеет греческое происхождение: autos — «сам»);

• в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);
• 150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);
• прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
• маршрут движения (слово «маршрут» означает

      «направление движения»);

• главная суть («суть» — это и есть главное).

   Но  нет правил без исключений. Некоторые  плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали   нормативными   сочетания   «реальная   действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Тавтология

   Греческие слова tauto — тот же, logos — слово. Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы данное явление проявляется в указанных условиях; адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».