Стилистика текста управленческого документа

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

ГОУВПО  «Удмуртский государственный  университет» 

Институт  права, социального  управления и безопасности 
 
 
 
 
 

Соломатова  Елена Вячеславовна

студент группы № 3-С-350800-21(к)

специальность «Документоведение и

документационное обеспечение управления» 
 
 
 
 

Тема: «Стилистика текста управленческого  документа»

Контрольная работа

По курсу  «Документоведение» 
 
 
 
 
 
 
 

Руководитель: Бобкова Т.С. 
 
 
 
 
 
 
 

Ижевск  – 2004  

П Л А  Н: 
 
 

1. Введение
2. Требования к тексту документа
3. Особенности языка и стиля служебных документов
0. Лексика
0. Орфография
0. Грамматика (морфология)
0. Грамматика (синтаксис)
0. Композиция  документа
4. Заключение
5. Список использованной литературы

1 Введение

     Стилистика  – раздел языкознания, в задачи которого входит изучение различных стилей речи, экспрессивно-эмоционально-оценочных свойств различных языковых средств с точки зрения использования их в различных сферах речевого общения, изучение правил и приемов конструирования текста, обеспечивающего адекватную письменную передачу мыслей от автора к читающему.

     Официаьно-деловой  стиль – один из функциональных стилей, существующих в современном  русском литературном языке. Он располагает  определенным набором характерных  слов и выражений. Например, формуляр документа, факсимиле, система документирования, состав удостоверения, унифицированная система организационно-распорядительной документации и др. В количественном отношении доля их незначительна, но именно они определяют сущность самого стиля. Основная же масса слов – нейтральные (межстилевая лексика), на фоне которых выделяется характерная лексика и фразеология. Деловая речь в наибольшей степени регламентирована и наименее индивидуализирована. У каждого функционального стиля свой набор речевых жанров, которые характеризуются особой композиционно-речевой структурой. Например, к жанрам делового стиля относятся письма, отчеты и др.

     Зарождение  русского официально-делового стиля  речи начинается с десятого века, с  эпохи Киевской Руси. Оно связано  с оформлением договоров между  Киевской Русью и Византией. Язык договоров и  других документов были именно тем языком, из которого выработался литературный язык.

     «Канцелярский язык – это первая попытка человека овладеть языковой стихией, подчинить  себе все эти непослушные частицы, союзы, местоимения, которые складываются в стройный главный период» (О.Г. Винокур).

     Современный официально-деловой стиль относится  к числу книжных стилей и функционирует  преимущественно в форме письменной речи. Устная форма официально-делового стиля – это выступления на заседаниях, совещаниях, приемах, доклады государственных, общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, между личностью и обществом.

     Неоднородность  тематики и разнообразие жанров позволяют  выделить в официально-деловом стиле  две разновидности:

1. официально-документальный стиль ( в нем выделяют язык дипломатии и язык законов)
2. обиходно-деловой стиль ( в нем выделяют служебную переписку и деловые бумаги).

     Рассмотрим  подробнее обиходно-деловой стиль.

     Служебная переписка или промышленная корреспонденция  относится к обиходно-деловой  разновидности официально-делового стиля. Автор пособия по деловой переписке, французский специалист Фонтене указывает: «Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызывать восхищение читателя; деловое письмо должно его убедить и победить». Образцом языка служебной переписки можно считать телеграфный стиль – предельно рациональный в построении синтаксических конструкций.

     Главная особенность языка служебной  переписки – его высокая стандартизованность.  В силу однородности многих производственных ситуаций, содержание деловых писем  очень часто повторяется, поэтому естественно одинаковое языковое оформление тех или иных содержательных аспектов делового письма. Для каждого аспекта существует определенная синтаксическая конструкция предложения, имеющая ряд вариантов в зависимости от смысловой и стилистической нагрузки. Например, конструкция предложения, выражающего гарантию:

     -    оплату гарантируем

• оплата гарантируется.

Эта конструкция  может быть развернута – оплату гарантируем через отделение  Госбанка в месячный срок по завершении работ.

      Официально-деловые бумаги (справка, акт, протокол и др.) и частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка и др.) характеризуются известной стандартизацией, наличием конструкций и их речевых вариантов, т.е. стандартность значительно облегчает составление деловых бумаг. Задача составителя – выбрать соответствующую модель или конструкцию и подходящий речевой вариант для данного делового документа. Идеал деловой бумаги – краткость, точность, ясность.

2 Требования к тексту  документа

     Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р 6.30-2003говорит «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

•     в федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

•     на предприятия, в организации и  их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

     При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа  и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид Документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

     Затем необходимо изучить законодательные  акты, решения правительства, ведомственные  нормативные акты, регулирующие порядок  решения вопросов такого рода. Это  самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

     Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.

     Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

     Зная  на основании законодательно-нормативных  актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

     В практике документирования сложились  общие требования, предъявляемые  к текстам документов.

     Прежде  всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван  побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

     Важнейшими  являются требования достоверности  и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

     Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния  дела, непредвзятое описание и оценка событий.

     Полнота информации предполагает, что в документе  изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаше всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

     Краткость достигается прежде всего отбором  необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

     Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

     Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор , правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например: 

Повысить  дисциплину помог  переход на хозяйственный  расчет. 

     Если  поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например: 

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от П. 12.97 № 401 «Об организации  учета особо ценных документов ...»

или

В соответствии с распоряжением  Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах  по стимулированию жилищного  строительства»... 

     К особенностям делового стиля относится  широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

  Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по Унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. Например: 

акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать

заявка  — выполнять, давать, делать, подавать, принимать,              отклонять, удовлетворять и т.д. 

     Примеры употребления стандартных фраз, выражений  и словосочетаний в служебных  документах рекомендуется давать как  приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.