Современные технические средства в делопроизводстве

     Введение

     С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

     Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

     Деятельность  любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять  какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

     По  мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные  с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

     В большей степени для использования  новых технических средств и  технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

     Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.

     В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

     Тема  актуальна тем, что  с развитием  информационного общества во все  сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

     Объект  исследования: средства обработки информации.

     Предмет исследования: современные технические средства, используемые для создания и обработки документов.

     Цель  работы: изучить особенности использования современных технических средств обработки  документов в делопроизводстве.

     Для достижения цели были поставлены следующие  задачи:

     - изучить способы документирования  информации;

     - классифицировать типы и виды  документов;

     - рассмотреть разновидности носителей  документов;

     - описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;

     - выявить особенности применения  средств телекоммуникаций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава I. Технические средства в широком и узком смысле.

     Техника — общее название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых  человеком.

     Основное  назначение техники — избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной) работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить его повседневную жизнь.

     Основными задачами техники  является:

• Создание материальных и культурных ценностей;
• Производство, преобразование и передача различных видов энергии;
• Сбор, обработка и передача информации;
• Создание и использование различных средств передвижения;
• Поддержание обороноспособности

       Универсальная классификация технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящее время техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д. Дополнительно технику можно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измерения и т. д., и непроизводственную — бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга.

     История развития техники

     Техника — это судьба человека, сопровождающая его с момента пробуждения сознания. Первоначально в эпоху каменного века техника была орудием убийства и обработки: копьё, бумеранг, каменный топор, игла, шило. В эпоху неолитической революции появляется агротехника, транспорт и гидротехнические сооружения, а также простейшие механические приспособления: рычаг, клин, ворот, блок, колесо. Если взять её современное состояние, то можно обозначить следующие основные этапы её становления:

     Конец XVIII — начало XIX века. Промышленная революция  — создание паровой машины и универсальных  прядильных станков, что ознаменовало закат ремесленного производства и  переход к промышленной экономике (машинному производству).

     Конец XIX века. Создание двигателя внутреннего  сгорания, что позволило создать новый класс компактных машин, в том числе автомобилей, судов и т. д. Широкое внедрение электричества, в том числе способов его генерации и использования в электрических машинах.

     Начало XX века. Развитие радиотехники и радиоэлектроники. Создание конвейерного производства.

     Середина XX века. Внедрение широкой автоматизации  производства, создание вычислительной техники. Выход в космос.

     Конец XX — начало XXI века. Исследования в  области био- и нанотехнологий, которые могут привести к очередной революции во многих областях деятельности человека.

     Отдельным классом также стоит военная  техника, в которую входят все  технические устройства и машины, предназначенные для поддержания  обороноспособности и ведения боевых действий на суше, в море, в воздухе и в космосе¹.  

     Различные технические устройства позволяют  значительно повысить эффективность и производительность труда, более рационально использовать природные ресурсы, а также снизить вероятность ошибки человека при выполнении каких-либо сложных операций. 

     

1. Способы документирования

     Фиксация  информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным

     Исторически первым способом документирования был  начертательный способ. Этот способ заключается  в нанесении языковых знаков и  знаков изображений на поверхность  материального носителя, обычно при  помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием  простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.

     На  смену простейшим  средствам приходят  перья гусиные, утиные, вороновые первые упоминания о них в VII веку. Однако уже в Древнем Риме   появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.

     В 1938 Венгерским журналистом Йозефом  Ласло Биро была изобретена шариковая ручка,  в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма  по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции,  надёжностью,  разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

     Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

1. Механическая запись:
1. Перфорирование (таким способом создают документы массивы которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;
2. Аналоговая и механическая звукозапись. Механическая запись звука – это система с помощью которой на движущемся материальном носителе  вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;
2. Фотохимический способ (фото-документирование);
3. Кинодокументирование;
4. Электронный способ документирования. Электронное документирование.
5. Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;
6. Голография²;

     Документирование  может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

     К кодированию информации человек  стал прибегать с давних пор. Как  справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

     В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в  радиотехнике получили электронные лампы.

     В результате на рубеже 1930-х – 1940-х  годов сразу в нескольких странах  мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых  вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

     С появлением компьютеров началось быстрое  развитие автоматизации процессов  документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

     С начала 1960-х годов в Советском  Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

     С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени  в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.³