Современные технические средства в делопроизводстве

     К оргтехнике в широком смысле можно  отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

     В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи¹⁷

     Опишем  некоторые исторические сведения, связанные  с появлением оргтехники, и ее «предшественников», а так же расскажем о способах копирования и тиражирования  документов.

     С целью облегчить и ускорить процесс  копирования в начале XIX столетия стала использоваться копировальная бумага («копирка»). «Устройство для получения  копий писем и документов» запатентовал в 1806 году англичанин Р. Веджвуд. В изобретённом им устройстве тонкая бумага пропитывалась синими чернилами, а затем высушивалась между двумя листами  промокашки. Полученную таким способом «копирку» можно было подкладывать под лист бумаги при письме  и получать его копию. Начавшийся в конце XIX века массовый выпуск пишущих машин привёл к появлению черной копирки, близкой по качеству к  современной. Её использование позволило  изготавливать несколько копий документа. Была изобретена полиэтиленовая копирка, позволяющая получать 15-20 четких оттисков одновременно. В настоящее время для пропитки копировальных бумаг, используются  примерно те же самые красящие вещества, что и при изготовлении лент для пишущих машин.

     Научно-технический  прогресс привёл к изобретению в  XIX- XX веках целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования и соответствующих средств  репрографии (от лат re – приставка, указывающая на повторное действие, produce – произвожу и греч. grapho – черчу, пишу, рисую -  обобщённое название процессов копирования документов)  и оперативной полиграфии.  К числу наиболее распространённых в этот период  способов копирования относились следующие:

     - фотографический – один из  давних способов копирования.  Он даёт высокое качество, однако  является дорогим и длительным  по времени, в следствии сложности процесса обработки фотоматериалов. Фотокопирование производится как с помощью обычных фотоаппаратов, так и с использованием специальной фототехники. В частности в конце XX века в России был изобретен реставрационный архивный фотоаппарат, позволяющий копировать тексты документов, считавшихся ранее невосстановимыми. С его помощью, к примеру, удалось прочесть 18 листов пергамента, обнаруженных при раскопках в кремле ещё в 1843 г.

     Разновидностью  фотокопирования является микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление фотографическим способом микроформ, т.е.  уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Разновидностью микрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информации на плоскую фотографическую плёнку  стандартного размера А6 (105*148 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всего на стандартном микрофише размещается 98 уменьшенных изображений обычных страниц текста. Однако разработаны технологии, позволяющие размещать на микрофише до 270 изображений страниц.

     Имеющаяся в настоящее время аппаратура записи и воспроизведения информации с помощью микрофиш позволяет осуществить съемки печатного текста на микрофишу с производительностью 1500-2000 документов в час (15 микрофиш). Необходимо отметить, что чтение микрофиш возможно только с помощью увеличительной аппаратуры.

     Диазографический  метод (светокопирование) используется обычно при копировании большеформатной  чертежно-технической документации на специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу,  впервые такие копии были получены в Великобритании в 1842 году.

     Термографическое  копирование (термография) осуществляется с помощью термокопировальных аппаратов на специальную термореактивную бумагу, либо через термокопировальную бумагу на обычную бумагу. В основе лежит принцип облучения бумаги интенсивным потоком тепловых инфракрасных лучей, осуществляющих местный нагрев, который затем передается термореактивной бумаге;

     Электрографическое  копирование (ксерография) впервые  было предложено Россиянином Е.Е. Гориным в 1916 году. В настоящее время является наиболее распространенным. Этот метод позволяет быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые документы. Причем в процессе копирования возможно масштабирование и редактирование документов.

     Цифровое  электрографическое копирование (цифровое копирование). Цифровой копировальный  аппарат позволяет копировать не только быстро и качественно но и  получать копии, лучше оригинала.¹⁸ Однако в процессе управления очень часто необходимо размножать документы тиражом 50-100 и более экземпляров. Начиная с 1980-х гг., приходит электронотрафаретная печать (ризография), как наиболее перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов – ризографов, а так же дупликаторов. Они позволяют осуществлять тиражирование непосредственно с компьютера со скоростью до 130 оттисков в минуту¹⁹.

     Для массового размножения документов используются различные полиграфические  способы печати, самыми совершенными из них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового  тиражирования книг, брошюр и другой печатной продукции. ²⁰

     Необходимость, на сегодняшний день владеть информацией, быть в курсе всех дел, новинок  заставляет человека изобретать более  новые технологии,  позволяющее  размножать, тиражировать, обрабатывать документируемую информацию. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям. 

2. Средства  телекоммуникаций

     Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная  сеть; англ. Local Area Network, LAN) — компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети всё равно относят к локальным²¹.

     Чаще  всего термин «Локальные сети» LAN понимается буквально, то есть это такая сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяет близко расположенные компьютеры, но с другой стороны некоторые LAN, как сеть соединяет небольшое количество компьютеров, но предельные возможности современных локальных сетей позволяет соединять десятки тысяч компьютеров. Некоторые авторы определяют LAN как систему для непосредственного соединения многих компьютеров, при этом подразумевается, что информация от компьютера к компьютеру передается без каких либо посредников и по единой среде.

     Наиболее  точно определить LAN можно, как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи, по сути компьютеры объединённые LAN образуют единый виртуальный компьютер.  Ресурсы которого доступны всем пользователям сети, от сюда следует, что скорость передачи по локальной сети должна расти по мере роста производительности ПК, на данный момент минимальная скорость LAN считается 100  мегабит в секунду. Так же необходим низкий уровень ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках. Не редко еще выделяют один класс сетей: городские или региональные сети  MAN (Metropolitan area network) по характерам такие сети ближе к глобальным, однако внутренняя структура больше напоминает локальную сеть.

     Наряду  со всеми применяемыми сетями имеется  рад недостатков:

1. Сеть требует дополнительных  иногда значимых  материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения,  прокладку соединительных кабелей, обучение персонала.
2. Сеть требует приема на работу  администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам. Для больших сетей требуется бригада администраторов.
3. Сеть ограничивает возможность перемещения компьютеров, так как в этих случае требуется перекладка кабеля.
4. Сеть представляет собой прекрасную среду для распространения вирусов,  из чего следуют дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы.
5. Сеть, резко повышает возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.

     Приведем  Основные понятия теории сети

1. Абонент (узел, хост, станция) – устройство подключенное к сети и активно участвующее в информационном обмене. Чаще всего абонентом является персональный компьютер (ПК). Так же может сетевой принтер или любое другое периферийное устройство.
2. Сервер – абонент,  который предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не использует их. Таким образом,  он обслуживает сеть.

     Серверов  в сети может быть несколько, совсем необязательно, что сервер, это самый  мощный компьютер. Серверы бывают выделенные и не выделенные. Выделенный сервер – занимается только сетевыми заданиями. Не выделенный – выполняет так же другие задания.

3. Клиент – абонент сети, который только использует сетевые ресурсы, но сам не предоставляет их.
4. Компьютер-клиент, так же называют рабочей станцией.

     Каждый  компьютер может одновременно быть и сервером и клиентом. Под сервером и клиентом часто понимается не сами компьютеры, а работающие на них программные приложения.  В этом случае приложения, которые отдают ресурсы серверу, а приложение потребляющее ресурсы -  клиентам²². 

3. Мобильная связь

     Для передачи информации используются не только локальные сети, но и мобильная  связь.

     В настоящее время использование  мобильной связи является необъемлемой частью повседневной жизни. Рассмотрим основные стандарты мобильной связи:

     GSM (Global System for Mobile Communications - всемирная система  мобильной связи) - наиболее распространенный стандарт мобильной связи в мире (82% мобильных абонентов в 212 странах мира). Большинство сетей GSМ работают на частотах 900 и 1800 МНz, в некоторых американских странах используются частоты 850 и 1900 МНz. В чистом виде канал используется для предоставления голосовых услуг, поскольку скорость передачи данных составляет всего 13 Кбит/с - этого достаточно лишь для передачи голоса (который предварительно обрабатывается кодеками), отправки текстовых сообщений и обмена служебной информацией.

     GPRS (General Packet Radio Service - радиоканал пакетной  передачи данных) - технологическая надстройка над GSM-сетью, позволяющая передавать данные на скорости до 120 Кбит/с (класс 32, когда одновременно используется 6 каналов). Преимущество в том, что передаваемые данные, как в случае с GSМ, не занимают весь канал, а используют лишь его часть, которая выделяется определенной частотой. Под каждый канал резервируется 20 Кбит/с. Впрочем, количество отводимых каналов определяется не только телефоном, но и базовой станцией, которая при установлении соединения выделяет определенное количество каналов для передачи данных, в зависимости от загруженности. Средняя скорость составляет примерно 50-60 Кбит/с.

     EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - расширенный  канал передачи данных, развитие GSМ) - специально разработанная технология для увеличения скорости передачи данных и повышения надежности соединения. Вторым названием ЕDGЕ является E-GPRS (Enhanced GPRS - продвинутый GРRS). Принимая во внимание то, что технология по скорости еще больше приближается и сети второго поколения к возможностям 3G-сетей, принято относить ЕDGE к сетям 2,75-поколения. При использовании EDGЕ теоретически максимально возможная скорость передачи данных составляет 473,6 Кбит/с (одновременно используется 8 наиболее скоростных каналов 59,2 Кбит/с), на практике же скорость, как правило, в 2-3 раза ниже (зависит от количества используемых каналов и их скорости). В среднем, эффективная скорость работы составляет 180 Кбит/с.

     UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - универсальная  мобильная телекоммуникационная система) формат связи третьего поколения, являющимся развитием GSМ с использованием принципов частотного и кодового разделения каналов. Теоретически максимально возможная скорость передачи данных в сети UМТS составляет 14 Мбит/с. Пока же на практике абонентам приходится довольствоваться скоростями от 384 Кбит/с до 3,6/ Мбит/с (при использовании HSDPA, High Speed Download Packet Access, специальная технология для высокоскоростной загрузки данных). Главной особенностью таких сетей является возможность осуществления видеозвонков. В Европе сети UМТS, как правило, используют частоты 2100 МНz для загрузки и 1900 МНz для отправки данных. В Америке, в зависимости от оператора, применяются другие частоты - например, 1700 МНz.