Современные технические средства в делопроизводстве

     1.  Общего широкого назначения (такие  как бумага);

     2. Специализированные (только для  цифровой записи);

• по количеству циклов записи

     1. Для однократной записи

     2. Для многократной записи

• По долговечности

1. Для кратковременного хранения (накопления)

2. Для долговременного хранения¹³

     Наиболее  массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных  документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или  заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

     В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая  информация отнесена к разряду документированной  информации и представляет собой  различные виды документов.

     К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

     Бумага  соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

     Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

       К полимерно-пленочным документам  относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы  (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

     Группу  полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.

     Передача  документированной информации во времени  и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

     Поэтому не случайно проблема долговечности  материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается  стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

     В процессе документирования наблюдалось  стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

     Однако, решая проблему долговечности, человек  сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся  в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более  дорогостоящими.  Поэтому постоянно  приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной¹⁴.

     Рассмотрим  запоминающее устройство, как вид  носителя информации.

     Запоминающее  устройство (ЗУ) — носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

• Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в рабочем режиме допускает только считывание информации;
• Записываемые ЗУ (ППЗУ), в которые конечный пользователь может записать информацию только один раз (например, CD-R);
• Многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);
• Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные, но дешёвые разновидности ОЗУ — динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих видах ЗУ информация исчезает после отключения от источника тока.

     По  типу доступа ЗУ делятся на:

• Устройства с последовательным доступом (например, магнитные ленты);
• Устройства с произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);
• Устройства с прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);
• Устройства с ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительности БД).

     По  геометрическому  построению:

• дисковые (магнитные диски, оптические, магнитооптические);
• ленточные (магнитные ленты, перфоленты);
• барабанные (магнитные барабаны);
• карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)
• печатные платы (карты DRAM).

     По  физическому принципу:

1. перфорационные (с отверстиями или вырезами):

     - перфокарта;

     - перфолента;

2. с магнитной записью:

     - ферритовые сердечники;

     - магнитные диски (жесткий и  гибкий);

     - магнитные ленты;

     - магнитные карты;

3. оптические:

     - CD

     - DVD

     - HD-DVD

     - Blu-ray Disc

4. Магнитооптические

     - CD-MO

5. Использующие накопление электростатического заряда в диэлектриках (конденсаторные ЗУ, запоминающие электроннолучевые трубки);
6. Использующие эффекты в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);
7. Звуковые и ультразвуковые (линии задержки);
8. использующие сверхпроводимость (криогенные элементы) и др.

     По  форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.

     Цифровые  запоминающие устройства — устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.

       Говоря об электронном документе  необходимо учитывать форматы  этих документов. Формат электронного документа – это формат файла в котором  содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.

     - DOC  для просмотра и изменения текста документа

     - PDF формат отображения документа в идентичном виде

     - RTF  предназначен для просмотра документов, их редактирования в различных версиях программных продуктов¹⁵¹⁶.  
 
 

     Глава II Современные технические средства используемые  для создания  и обработки документов.

     Средства,  используемые для создания и обработки документов являются в свою очередь средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательные средства.

           Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских  товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

     Основные  средства – это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.

• Получение первичной информации и регистрация является одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. Номенклатура этих средств весьма обширна. К ним относят: электронные весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки для счета банкнот,  банкоматы и многое другое. Сюда же относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.
• Средства приема и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.
• Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и  корректирование.
• Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы
• Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ. 

     Малые ЭВМ – работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительной стороной является надежность и простота в эксплуатации.

     Большие ЭВМ – (мейнфермы) характеризуются большим объемом памяти, высокой отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.

     Супер-ЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.

     Сервер  - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальный сервер называется - сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а также существуют серверы Cray (64 процессора).

• Средства отображения информации используют для вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

     Монитор – это устройство, предназначенное для отображения информации, вводимой пользователем с клавиатуры или выводимой компьютером.

     Принтер – это устройство вывода на бумажный носитель текстовой и графической информации.

     Плоттер – это устройство вывода чертежей и схем больших форматов на бумагу.

      2.1. Способы и средства изменения, тиражирования и физической обработки документов.

     В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования  и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, в различных офисах и организациях, такие средства стали называть «офисная организационная техника» (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

     Средства  оргтехники для офиса солидной фирмы  могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование, как  персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.