Роль и структура штатного расписания в организации

2)  утверждение в установленном  порядке нанимателем структуры  и

штатов;

3)  организация  структурных   подразделений  (цехов,  участков, отделов,  секторов  и  др.)  и  распределение  между  ними  функций, распределение работ и численности работников по рабочим местам;

4)   тарификация   работ,  определение  наименований  профессий рабочих,   их   квалификационных  разрядов  (классов),  наименований должностей служащих, их квалификационных категорий;

5)   разработка   и   утверждение   положений   о   структурных подразделениях  организации,  должностных  инструкций  для служащих, рабочих инструкций для рабочих;

6) распределение обязанностей  между руководителями организации, структурных   подразделений   и   их   заместителями  (как  правило, утверждается приказом);

7)  разработка  и   утверждение положения (условий)  оплаты труда работников;

8)   подготовка   локальных   нормативных  актов  (приказов)  по присвоению  работникам квалификационных категорий, разрядов, классов (вопросы    предварительно    рассматриваются    аттестационной    и квалификационной комиссиями данной организации);

9)  определение  месячных  должностных окладов (тарифных  ставок) на  основе  Единой  тарифной  сетки. [20]

Вышеизложенный   в   пунктах 1-8   порядок   формирования   штатного расписания  в  полной мере может использоваться во вновь создаваемых коммерческих  организациях  любых  организационно-правовых  форм.  В действующих  организациях  при  подготовке  к  составлению  штатного расписания   в   связи  с  возможными  изменениями  организационных, технических,  экономических  и  иных условий необходимо прежде всего уточнить  вопросы,  связанные  со  структурой и штатами коммерческой организации.

Наименование организации  должно быть указано в строке как  в учредительных документах. Затем  проставляется номер и дата составления  штатного расписания. Дата, с которой  штатное расписание работников вступит  в юридическую силу, указывается  в строке «на период». (Приложение 1).

Справа в специально отведенной графе «УТВЕРЖДЕНО» указывается  номер приказа и дата его составления  на утверждение формы Т-3. Количество единиц в штате указывается цифрами.

В графах 1 и 2 соответственно указывают название структурного подразделение (к примеру, производственный отдел, отдел кадров и т.д.) и его код. [21]

В графах 3 и 4 соответственно указываются должность (согласно Классификатору профессий) и число штатных единиц на этой должности.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим  должностям (профессиям), по которым  предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации, указывается  в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр. [21]

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в  рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или  проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные  выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные  выплаты), установленные действующим  законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также  введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). [21]

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в  соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и  пр.) указанные графы заполняются  в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

При  расчете  количества рабочих мест и определения численности работников  применяются   нормы  труда,   установленные  нанимателем. На  некоторые  виды   работ   имеются   межотраслевые (отраслевые) нормы,  которые наниматель может применять при расчете штата либо на их основе устанавливать нормы  для данной организации. [21]

Определяя численность работников и распределяя их по рабочим местам, важно   обеспечить  эффективное  использование  труда  работников  в течение всего рабочего времени. С этой целью необходимо  рационально организовать  труд  работников,  правильно распределить и разместить рабочие   места   и   работников,  оснастить  их  всем  необходимым.

Штатное расписание утверждается в порядке, предусмотренном Уставом  организации, учредительным договором  и, как правило, составляется на календарный  год. Если отдельные штатные единицы  устанавливаются не на полный год, то в графе «Примечание» формы штатного расписания указывается, на какой период года утверждена данная штатная единица (например, с 01.03.2010 по 15.10.10). По должностям (профессиям по которым предусматривается содержание неполной единицы в графе «Количество штатных единиц» показывается ее неполная часть (например, 0,5; 0,25 вместо 1).

При необходимости в штатное  расписание вносятся изменения и  дополнения в таком же порядке  и по той же форме, как и при  разработке штатного расписания с учетом новых, итого по численности и фонду заработной платы. Эти изменения нумеруются (например, «Изменение 1 к штатному расписанию»).

Отсутствие у организации штатного расписания является нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть привлечено к материальной ответственности на сумму от 500 до 5000 рублей, а организация – на сумму от 30000 до 50000 рублей. [22]

Отказ от составления штатного расписания чреват и другими последствиями. К примеру, в случае увольнения сотрудников  по сокращению штата и подачи с  их стороны заявления в суд  на работодателя, последнему будет  довольно сложно доказать, что увольнение работника действительно было оправданным[23].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Роль штатного  расписания 

 

Основным назначением  штатного расписания является его возможность  доказательства в суде (в случае возникновения спорных ситуаций) того, что компания не трудоустроила  сотрудника по причине отсутствия требуемой  должности в штатном расписании, и увольнение его было обоснованным. Следует помнить, что грамотно составленное штатное расписание – залог выигрыша любого спора в суде. Так, штатное  расписание прошивается, нумеруется, скрепляется  печатью организации и подписывается  руководителем и бухгалтером. [17]

Штатное расписание как нормативный  документ предприятия фиксирует  в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между  работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.

Но штатное расписание – не просто документ, производный  от должностных инструкций. Будучи составленным, оно начинает играть весьма активную роль в эффективном  использовании работников. Штатное  расписание – не алфавитный указатель  имеющихся на предприятии должностей, а, как правило, оно группирует должности  по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности  занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т. е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Такое  сравнение заставляет вернуться  к анализу загрузки работников, объема и качества выполняемых ими работ, целесообразности разделения и кооперации труда и к уточнению должностных (рабочих) инструкций, а от них – к структурному делению предприятия на те или иные подразделения, вопросам нормирования и качества труда. Особенно полезно для руководителей предприятий соотносить фактическую численность работающих (по подразделениям, в разрезе должностей) с тем, что предусмотрено по штатному расписанию. [24]

Длительное наличие вакансии по той или иной должности может  быть следствием различных причин, например:

- на рынке труда нет специалистов соответствующей специальности;

- предусмотренная для данной должности оплата не соответствует притязаниям работников;

- предусмотренная по данной должности работа перераспределена между работниками подразделения, они к ней уже привыкли и не требуют нового работника;

- должность вообще была предусмотрена необоснованно и без нее вполне можно обойтись.

Определив причины, руководитель должен принять соответствующее  решение:

- подготовить работника на предприятии;

- увеличить оплату по данной должности;

- ликвидировать соответствующую должность или пересмотреть должностные обязанности групп работников и, если необходимо, их оплату.

Штатное расписание в сочетании  с должностными инструкциями может  служить важным подспорьем руководителю при проведении аттестации специалистов.[24]

Для работников служб персонала  штатное расписание, как и ранее, – документ для подбора кадров на вакантные места. Таким образом, не будучи обязательным законодательно требуемым документом, штатное расписание является внутренне необходимым  документом, организующим работу руководства  с персоналом. Разумеется, никто  не может обязать руководителя (кроме  собственника предприятия) составлять штатное расписание, но без него ему будет не так удобно решать производственные вопросы.

Признание штатного расписания документом, необходимым для нормальной деятельности предприятия, а также обязательным при прямом указании на это собственника предприятия, ни в коем случае не означает, что штатное расписание относится к документам, которые внешние по отношению к предприятию органы (особенно проверяющие его деятельность) вправе потребовать от руководителя, а он обязан его им предоставить. Разумеется, речь идет не об органах, представляющих интересы собственника предприятия, а о внешних по отношению к собственнику или предприятию органах (налоговая инспекция, налоговая полиция, представители негосударственных фондов и т. п.). [24]

Статус документа внутреннего  пользования позволяет руководителю предприятия самому принимать решение  о том, предъявлять или не предъявлять  его в том или ином случае. Воспользоваться правом не предъявлять проверяющим штатное расписание ни в коем случае не означает, что руководитель хочет скрыть что-то незаконное. Часто это связано с тем, что внутренняя информация может быть не правильно использована проверяющими и вызвать излишние затруднения у руководителей предприятия. [24]

Каждая должность предполагает определенное количество и качество труда, требуемого от работника, который  эту должность будет занимать. Они могут превышать норму  труда, и тогда в штатном расписании может быть предусмотрена повышенная оплата. Повышение оплаты зависит  от того, какова степень превышения норм труда на том или ином рабочем  месте (или на той или иной должности).

Штатное расписание фиксирует  должности, а не степень соответствия или несоответствия их нормам труда. Нет необходимости фиксировать  в нем должности (рабочие места), соответствующие только нормативной  загрузке. На момент составления штатное  расписание фиксирует фактически необходимые  предприятию должности с их действительной загрузкой. Применительно к совмещению профессий или должностей это  означает, что, как только совмещение должностей (профессий) становится постоянным, совмещаемая должность должна исключаться  из штатного расписания. Приказ о доплате  за совмещение с этого момента  становится основанием для производства соответствующих выплат работнику  до тех пор, пока он продолжает совмещение, хотя сама совмещаемая должность уже исключена из штатного расписания. [25]

Штатное расписание пишется  для внутреннего использования, а не для оправдания тех или  иных выплат, особенно если проверяющая  организация стремится использовать ту или иную ситуацию в свою пользу.

Подчеркивая необходимость  отражения в штатном расписании фактической загрузки работников и  фактических выплат, следует все  же подвергнуть сомнению целесообразность немедленного внесения в него любых  отклонений, что нередко наблюдается  на предприятиях.

Штатное расписание, фиксируя ситуацию в численности профессионально-квалификационного  состава на определенный момент, должно быть документом определенного периода  действия. Практика показывает, что  таким наиболее оптимальным периодом может быть год. Конечно, если в течение  этого периода происходят резкие, как правило, не предусмотренные  изменения, необходим и пересмотр  штатного расписания, как и всех планов работы предприятия. В противном  случае лучше, если штатное расписание будет стабильным документом, а все  отклонения от него будут накапливаться. Таким образом, не связывая руководителя в принятии конкретных решений, штатное  расписание будет являться документом, направляющим руководителя, ориентирующим  его при принятии того или иного  конкретного решения. В конце  года накопившиеся отклонения рассматриваются, анализируются; на их основании вносятся изменения в должностные (рабочие) инструкции, положения об оплате, нормы  труда и другие документы (по необходимости), а затем составляется и утверждается новое штатное расписание. [24]