Роль и структура штатного расписания в организации

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем  организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). [13]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Информационно-справочные  документы

 

Информационно-справочные документы  являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие  от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными  для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. [14]

Информационно-справочные документы  предоставляют основания для  издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного  работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяются самостоятельно в локальных  нормативных актах по делопроизводству. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, акты, справки, заключения, отзывы, перечни, списки, переписку. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.[14]

Докладная записка - это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями  составителя. Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, сложившейся  ситуации, выполненной работе, требующих  принятия решения.

Текст докладной записки  состоит из трех смысловых разделов:

- в первом разделе излагаются  причины, факты или события,  послужившие поводом для ее  написания;

- во втором - анализируется  сложившаяся ситуация и приводятся  возможные варианты решения;

- в третьем - содержатся  выводы и предложения о конкретных  действиях, которые, по мнению  составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в  докладной записке может отсутствовать.

Обязательными реквизитами  докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления (для внешней  докладной записки), адресат, заголовок  к тексту, текст, подпись.[14]

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению служебная записка, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер.

Служебная записка - это документ, содержащий информацию о выполнении какой-либо работы, направляемый должностным  лицом другому должностному лицу. Она составляется работником или  руководителем структурного подразделения  на имя руководителя или специалиста  другого структурного подразделения.[14]

Служебные записки могут  информировать руководство по вопросам материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения. Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения). Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта), а  также сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.[14]

Объяснительная записка  в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины  нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для  оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при  которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- первый содержит факты,  послужившие поводом к ее написанию;

- второй - причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку  подписывает ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного  состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Текст представления, как правило, содержит следующую  информацию :

- фамилия, имя, отчество (представляемого);

- дата рождения;

- образование;

- занимаемая должность;

- наименование структурного  подразделения;

- стаж работы (общий, в  данном подразделении, в данной  должности);

- оценка трудовой деятельности;

- оценка служебной деятельности;

- оценка политических, деловых  и моральных качеств;

- повышение профессионального  уровня;

- информация об участии  в общественной работе;

- мотив назначения, перемещения  или поощрения;

- наименование должности,  на которую предлагается назначить  или переместить представляемого;

- структурное подразделение,  в которое предлагается назначить  или переместить представляемого.[14]

Обязательными реквизитами  представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Заявление - это документ, содержащий просьбу или предложения  лица (лиц) учреждению либо должностному лицу. Заявление адресуется конкретному  должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

В трудовых отношениях заявление  выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника  по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия, или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например в ст. ст. 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1 ТК РФ и др.

Личное заявление работника  по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и т.д.) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.[14]

Заявление может иметь  приложения (например, к заявлению  о приеме на работу прилагаются копии  документов об образовании, анкета, автобиография  и др.).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения ("Прошу  принять...", "Прошу проверить  состояние..."), а затем идет детализация  затронутого вопроса. Форма изложения  текста свободная.

Заявление подписывается  автором и передается руководству  для принятия решения. Решение руководства  выражается резолюцией. Заявление с  резолюцией служит основанием к изданию  приказа по личному составу или  другого документа (письма автору о  принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами  заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, адресат, фамилия, должность  заявителя и структурное подразделение, в котором он работает (иногда указывается  адрес заявителя: индекс, адрес места  жительства, телефон), текст, подпись.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех  или иных фактов и событий, а также  документ, подтверждающий факты биографического  или служебного характера.[14]

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического  или служебного характера. Их основная цель - подтвердить наличие или  отсутствие определенного факта, например: место работы; должность, профессию, специальность; стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности); размер заработной платы; размер начисленных  и фактически уплаченных страховых  взносов на обязательное пенсионное страхование.

Обязательными реквизитами  справки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место  составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати. Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки ("о заработной плате", "о стаже" и т.д.), адресат.

Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Все акты можно разделить на три  подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с  документированием трудовых отношений. По содержанию различают следующие  виды актов:

- приема-сдачи (материальных  ценностей, документов);

- обследования (состояния  техники безопасности, противопожарной  безопасности; условий труда);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- выделения к уничтожению  документов;

- о списании материальных  ценностей;

- о нарушении установленных  правил;

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных  случаев;

- о нарушении дисциплины  труда и несоблюдении правил  внутреннего трудового распорядка;

- об отказе от подписи,  свидетельствующей об ознакомлении  с приказом;

- об отказе от дачи  объяснений по факту нарушения  трудовой дисциплины.[14]

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей). Ведущим  принципом для составителей акта является установление фактического состояния  дел и достоверное их отражение  в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые  содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они  являются основой составления актов.

 

 

Выводы по первой главе 

 

Организационно-правовые документы  – это комплекс взаимосвязанных  документов, которые регламентируют  структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности  и ответственность руководства  и специалистов предприятия. Организационные  документы имеют правовой характер, так как основаны на нормах административного  права и соответственно обязательны  для исполнения. Изучив структуру  текста данного вида документации, можно сделать вывод о том, что в здесь отражены правила, положения, которые непосредственно  определяют статус организации; ее компетенцию, структуру, штатную численность  и должностной состав, а также  функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и рабочего персонала.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Информационно-справочная документация служит основанием для принятия распорядительных документов и является самой массовой документацией, отправляемой из учреждения.  Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения.