Роль и структура штатного расписания в организации

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут  быть добавлены другие сведения:

- для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

- для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

- для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Положения – нормативные  акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, компетенцию, организацию  работы. [9] Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положение оформляют на общем  бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие  разделы:

- Общие положения

- Цели и задачи

- Функции

- Права и обязанности

- Руководство

- Взаимоотношения (служебные связи).

Положения подписывают должностные  лица, являющиеся их непосредственными  разработчиками (начальники структурных  подразделений, заместители первого  руководителя и др.), визирует положение  юридическая службы (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение  обретает юридическую силу с момента  утверждения. [9]

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также  количество штатных единиц каждой должности. Форма документа определена Унифицированной системой организационно - распорядительной документации. [7]

Документ оформляется  на общем бланке и имеет следующие  реквизиты:

- наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);

- наименование вида документа;

- дата и место издания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником  отдела кадров, утверждается руководителем  организации, подпись которого заверяется печатью. [9]

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в  целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, учетных, отчетных).

В управленческой практике используются как типовые, так и  индивидуальные инструкции. Типовые  обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций  ли учреждений.

Инструкция оформляется  на общем бланке и должна содержать  следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись. [10]

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок  и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для  разработки инструкции.

Инструкция – документ длительного действия. В «Общих положениях»  оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмены ее введением  ранее действующей. Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. [7]

Текст инструкции состоит  из разделов, подразделов, пунктов и  подпунктов, которые нумеруются арабскими  цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается»  и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных  подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает  руководитель того подразделения, которое  ее разработало. Инструкция может вводиться  в действие после утверждения  руководителем организации или  после издания специального распорядительного  документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с  указанием должности и даты утверждения  или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.[7]

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной  и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма  штатного расписания унифицирована  УСОРД. Документ оформляется на общем  бланке организации и содержит следующие  реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись. [7]

Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Распорядительные  документы

 

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. [11]

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа  в каждой организации, принимавшей  этот документ.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или  вышестоящей. Действие распорядительного  документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие  интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту  прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или  распоряжений может предоставляться  заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных  подразделений.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. [12]

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. [13]

Приказы оформляются на специальном  бланке - бланке приказа или общем  бланке организации с указанием  вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место  издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием  на верхнем поле документа справа - "Проект".

Приказы по организационным  вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих  органов и в инициативном порядке  в целях реализации возложенных  функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего  изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и  реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая  основное содержание документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер. [13]

Если проект приказа готовится  в дополнение или изменение ранее  изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок  дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в  инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций  и задач, во вступительной части  формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие  причиной издания приказа:

"В связи с завершением  строительства нового учебного  корпуса по ул. Ленина, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Вступительная часть может  отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или  обосновании.

Распорядительная часть  приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами  без разрядки с новой строки, от края левого поля. [13]

Распорядительная часть  делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру  действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных  сроков выполнения или разбивке предписываемого  действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным  подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта  приказа содержит только одно задание  с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части  приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. [13]