Роль и структура штатного расписания в организации

Содержание

 

Введение	3
ГЛАВА 1. Документационное обеспечение службы управления персоналом	5
1.1. Организационно-правовые  документы	6
1.2. Распорядительные документы	16
1.3. Информационно-справочные  документы	20
Выводы по первой главе	26
ГЛАВА 2. Штатное расписание как организационно-правовой документ	28
2.1. Понятие и структура  штатного расписания	28
2.2. Роль штатного расписания	39
Выводы по второй главе	44
Заключение	45
Библиографический список	46
Приложения	50

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время эффективность  управления организацией имеет большое  значение. Эффективность управления зависит от многих факторов, среди которых можно выделить кадровое обеспечение, методы управления, организационную культуру, а также качественное и своевременное документирование управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Одним из самых важных документов управления персоналом в организации  является штатное расписание. Штатное  расписание фиксирует структуру, численность и должностной состав работников организации. В данной курсовой работе более подробно рассмотрим штатное расписание организации, его роль и структуру.

 Актуальность темы  курсовой работы обусловлена  тем, что штатное расписание  организации является одним из  главных документов в системе организационно-правовой документации.

Составление штатного расписания – важный этап в построении жизнеспособной и функциональной организации. Но, несмотря на это, Трудовом Кодексе нет прямых указаний на необходимость использования штатного расписания. Однако, в постановлении Госкомстата предусмотрено наличие во всех организациях штатного расписания. Противоречие возникает между значимостью штатного расписания для любой организации и отсутствием законодательных требований к наличию и структуре данного документа.

Проблема исследования – какова роль штатного расписания в организации.

Цель – изучение роли и структуры штатного расписания организации.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- систематизировать информацию о документационном обеспечении управления персоналом;

- изучить понятие и структуру штатного расписания;

- выявить роль штатного  расписания организации.

Объект исследования - документационное обеспечение управления персоналом.

Предмет исследования - штатное расписание организации.

Теоретической основой работы послужили труды Кибанова А.Я., Березиной Н.М., Яковлева Р.А. и других авторов. Кроме того, при создании работы использованы материалы журналов, а также Интернет-ресурсы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

Делопроизводство или  документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. [1]

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в  них определяются планы, фиксируются  учетные и отчетные показатели и  другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как  налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность  их выполнения и деятельность организации  в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организационно-правовые  документы управления персоналом

 

Организационно-правовые документы - это комплекс документов, содержащих правила создания и функционирования организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); порядок формирования органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок ее реорганизации и ликвидации. [2]

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, обязательные для исполнения.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных  документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе  РФ (гл. 4, ч. I).

Организационно-правовые документы утверждаются руководителем организации, ее структурного подразделения, либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа. [3]

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации;

- положение об организации;

- учредительный договор;

- положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и  совещательных органах;

- регламент; 

- структура и штатная  численность; 

- штатное расписание;

- инструкции по определенным  направлениям деятельности;

- должностные инструкции;

- правила внутреннего  трудового распорядка (положение  о персонале) 

и др. [3]

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационно-правовых документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение данного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. [2]

Основной текст организационно-правовых документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству. [4]

Организационно-правовые документы  имеют целый ряд особенностей в подготовке и оформлении. Эти  документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения. В  зависимости от вида и разновидности  документа они могут утверждаться:

• вышестоящей организацией

• руководством данной организации

• коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.)

• руководством самостоятельного структурного подразделения

Утверждаться данный вид  документации может также непосредственно  руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. [5]

Весьма отличительной особенностью организационно-правовых документов является то, что в них можно вносить различные изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так изменением действующего законодательства. Большинство организационно-правовых документов, за исключением штатного расписания, относятся к документам неопределенного срока действия или «бессрочным». Это выражается в том, что эти документы  действуют до их отмены или до утверждения взамен них новых. [4] Штатное расписание, в отличие от остальных организационно- правовых документов, действует в течение одного года.

В случае реорганизации предприятия  разрабатываются новые организационно-правовые документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения. Как правило, организационно-правовые документы разрабатываются с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов хорошо знающих работу учреждения и соответственно  руководством  предприятия. [4] Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общим собранием акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений  в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурном подразделении  и должностные инструкции вносятся распорядительными документами руководителя. Обязательными реквизитами организационно-правовых  документов в соответствии с ГОСТ Р.  6.30 – 2003 являются:

- Наименование организации – автора документа

- Гриф утверждения

- ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

- Наименование вида документа

- Дата

- Регистрационный  номер документа

- Место составления или издания документа

- Заголовок к тексту

- Текст

- Подпись

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Заголовок к тексту в данных документах согласуется с наименованием вида документа. [7]

Рассмотрим подробнее  некоторые из организационно-правовых документов.

Договор - правовой многофункциональный  документ, регулирующий хозяйственные  или иные взаимоотношения субъектов  экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающие  разнообразные связи и экономические  отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформление отношений  аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской  деятельности, а также как учредительный  документ при образовании некоторых  форм предприятий (акционерные общества и др.). [8]

Содержание договора, как  правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные  документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия  и формы расчета; санкции при  нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора. Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения  договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров  договора, печати сторон, регистрационный  номер.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов  РФ). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и  подлежит обязательной регистрации  в установленном порядке. Общие  требования к порядку составления  и оформления устава юридического лица регламентированы в части 1 ГК РФ.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок  работы. Это основной организационный  документ в деятельности учреждений, организации и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. [8]