Роль и структура штатного расписания в организации

Обобщая вышесказанное, хочется  особо отметить, что в общем  объёме документации, создаваемой и  циркулирующей в фирме, на предприятии, в учреждении, группа организационно-правовых документов составляет самый маленький  процент. Однако, несмотря на незначительное количество, именно организационные  документы играют главную роль в деятельности любой организации. Именно они позволяют устанавливать и регулировать всю организацию работы на предприятии, начиная с придания организации юридической силы и заканчивая методическими рекомендациями,  применение которых существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ КАК ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТ

 

2.1. Понятие и  структура штатного расписания

 

Различные источники дают различные определения понятию  «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное  расписание — это организационно-правовой документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Другими словами штатное расписание – это внутриорганизационный нормативный документ, четко отражающий структуру предприятия, в него включен перечень подразделений предприятия, наименования должностей, информация о количестве единиц в штате, размеры всех должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок, а так же месячный фонд заработной платы [15].

 Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

 На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие  данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно  затрагивает трудовую функцию работника  и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается  в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой  существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.[16]

Согласно другой точке  зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения  штатного расписания. Обоснованием такой  позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию  унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное  расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69. В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что  записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием  квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием  организации.[16]

Ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуется не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования  РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего  для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращает внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации.[16]

Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Согласно Квалификационному  справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. [18]

Если руководитель организации  возлагает данную обязанность на работника, у которого она не прописана  в трудовом договоре и (или) должностной  инструкции, то такое лицо назначается  посредством приказа по основной деятельности.    

Утверждается штатное  расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Штатное расписание имеет  унифицированную  форму и оформляется  на общем бланке либо на стандартных  листах бумаги формата А-4 альбомной  ориентации с наименованием вида документа, даты, номера документа, места составления, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Текст штатного расписания составляется в  табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений  и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывают  руководитель кадровой службы и главный  бухгалтер, утверждает руководитель организации  с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации  или уполномоченного им лица.

Штатное расписание должно быть экономически обоснованным, учитывать  особенности организации производства и труда, отвечать интересам организации, ее целям и задачам. В связи  с этим до составления штатного расписания желательно провести определенную подготовительную работу с целью установления оптимальной  структуры управления, определения  численности работников, размеров оплаты их труда в соответствии с законодательством  и с учетом финансовых возможностей организации.[19]

Как правило, штатное расписание составляется на календарный год. Если отдельные штатные единицы устанавливаются  не на полный год, то в графе «Примечание» указывается, на какой период года утверждена данная штатная единица.

Если организация имеет  сложную структуру и значительную численность персонала, штатное  расписание может составляться отдельно для аппарата управления и производственного  штата.

В штатном расписании могут  предусматриваться разделы и  подразделы. При этом группировка  должностей (профессий) производится по структурным подразделениям. При  наличии в организации (подразделении) одноименных должностей с одинаковыми  размерами оплаты труда они могут быть приведены в одной строке с указанием количества штатных единиц.

По каждому структурному подразделению, разделу, подразделу, а  также в целом по штатному расписанию указываются итоги по количеству штатных единиц и месячному фонду  заработной платы[19].

Вопрос относительно того в чьи должностные обязанности  входит составление этого самого штатного расписания и внесение в  него различных изменений строго не регламентируется. В различных  организациях данный вопрос закрепляется за различными структурными подразделениями. Как правило, все зависит от размера  организации. На крупных предприятиях и в крупных организациях всеми  вопросами, касающимися штатного расписания, занимаются либо кадровая служба, либо отдел организации и оплаты труда. В большинстве же малых организаций вышеперечисленные отделы не предусмотрены, а потому составлением штатного расписания могут заниматься и сотрудники бухгалтерии, и руководители различных отделов и даже сами предприниматели.

Нельзя не отметить, что  составление штатного расписания представляет собой сложную процедуру, которая  состоит из нескольких этапов, каждый из которых требует приложения определенных усилий и наличия знаний в области  экономики.

Унифицированная форма Т-3 штатного расписания не должна сокращаться, но в нее могут вноситься некоторые  необходимые дополнения. К примеру, если какой-то из разделов штатного расписания не востребован (к примеру, раздел «надбавка»), в таком случае колонка унифицированной  формы сужается и не заполняется  в дальнейшем. Порядок расположения должностей и структурных подразделений  в штатном расписании определяется непосредственно руководителем  организации.[19]

Каждое подразделение  включает штатные должности с  обязательным указанием специальности  персонала. Указание должностей происходит в порядке убывания – начиная  с высшего звена и заканчивая младшей должностью. Структурные  подразделения и должности указываются  только в именительном падеже. Неполные штатные единицы (к примеру, работники  по совместительству) указываются в  графе 4 в долях: 0,5; 0,25.

Изменения в штатном расписании происходят в случаях, когда меняется состав сотрудников, формируются новые  отделы, исключаются старые должности  и вводятся новые. Изменения вносятся двумя основными способами: можно  полностью заменить само штатное  расписание, или же оформить приказ на внесение поправок. В случае, когда  изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, указываются  следующие причины:

- реорганизация формы;

- оптимизация и улучшение деятельности руководящих структур;

- всевозможные изменения в законодательстве, требующие обязательного изменения штатного расписания;

- устранение повторяющихся обязанностей;

- сокращение или расширение производства организации.

Изменения,  вносимые  в  штатное  расписание  в  течение  года, утверждаются  в  таком же порядке и по такой же форме, как  и штатное расписание.   Эти   изменения   желательно   нумеровать   (например, «Изменение  № 1  к штатному расписанию...»). Обычно в изменениях к штатному  расписанию  дополнительно включаются  строки со следующим наименованием:

     «Вводится  в штатное расписание: ...»;

     «Итого вводится»;

     «Исключается  из штатного расписания: ...»;

     «Итого исключается»;

     «Всего по  штатному расписанию». [20]

Исключение  и/или введение в штатное расписание соответствующих штатных  единиц,  как  правило,  производится  после издания приказа нанимателя.  Если  при  наличии  вакансии  будет  принято решение не заполнять  ее,  а обязанности по вакантной должности будут выполнять другие   работники  на  условиях,  например,  совмещения  должностей (профессий),  об  этом  издается приказ нанимателя. В таком случае в графе 9 «Примечание» указывается: «вакансия в связи с совмещением». [20]

Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости и утверждаются  в таком же порядке, как и штатное расписание, с учетом новых итогов по численности и фонду заработной платы. При   изменении   тарифной  ставки  1-го  разряда  имеет  смысл  утвердить  штатное  расписание  заново,  так  как  изменения в таком случае будут вноситься во все строки и графы штатного расписания. Штатное  расписание,  как  правило,  не  ведется  поименно. Для удобства   в   работе  практикуется  дополнительно  к  утвержденному штатному  расписанию  ведение штатной книги. Она содержит в основном ту  же  информацию, что и штатное расписание, при этом одна строка в штатной  книге соответствует одному работнику организации. В связи с этим  в  штатной  книге  целесообразно  дополнительно  ввести графы: «Фамилии,  инициалы  работников»;  «Дата  приема  на  работу»; «Дата увольнения»; «№ и дата приказа». [20]

Все изменения, вносимые в  штатное расписание, а также приказы  о приеме  (увольнении) работников оперативно отражает штатная книга, с помощью  которой  учитывается  штатный  состав  организации на любой период времени.

При изменениях в штатном  расписании коррективы должны вноситься  в документы сотрудников –  трудовую книжку и личную карточку (к примеру, при перенаименовании должности). В таком случае требуется получить письменное согласие работника. При изменении окладов (оформлении надбавок и премий) сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до наступления события. Изменения такого рода вносятся не только в штатное расписание, но и в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения к договору.

Штатное  расписание - организационно-распорядительный документ. Учитывая   важную   роль  штатного  расписания  в  деятельности организации,  подход к его формированию должен быть профессиональным и  основываться  на  законодательстве о труде по вопросам структуры, штатов, наименования профессий (должностей), определения численности работников,  установления  размеров  должностных  окладов  (тарифных ставок), доплат и надбавок.[20]

Для   того   чтобы   штатное   расписание   было   экономически обоснованным  и  отвечало  интересам  организации, его составлению и последующему  утверждению должна предшествовать определенная работа, в   результате  которой  будут  получены  основные  исходные данные, используемые при составлении штатного расписания, а именно:

1)  расчет  количества  рабочих  мест  и численности  работников (трудоемкости)  на  основе  утвержденных  нанимателем норм  труда с учетом    планируемого   объема   работ   (услуг)   и   эффективного использования труда работников;