Работа секретаря, документооборот и делопроизводство

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который:

а) готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение;

б) наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты;

в) обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу. Секретарь:

а) подбирает всю необходимую для командируемого информацию;

б) готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т. д.;

в) печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки, секретарь:

а) информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

б) по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки  (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения);

в) оформляет отчетные документы. [29, с. 32-33]

Заключение

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель . Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Для меня профессия секретаря притягательна. Функции его разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т.д.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

В профессии секретаря сочетаются два, на наш взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думаю, что настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

Список использованных источников:

1.            Андреева В.И.Делопроизводство: Практическое пособие. - 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000.-188с.

2.            Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», изд-во Экмос, 1999.

3.            Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: Учеб. пособие.-2-е, испр. и доп. изд.-Ростов н/Д: Феникс, 2000.-318с.

4.            Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2002.-360с.

5.            Бондырева Т. Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.

6.            Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999.-224с

7.            Васильева И. Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов / ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.

8.            Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М., 1990.

9.            Головач А. С. Образцы оформления документов. – Д., 2002.

10.       Дунаевский О.В. Современная условная речь. – М., 1997.

11.       Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Кузнецова Г.В., Лихачев М.Т. и др./ – М.: Экономика, 2003.

12.       Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России – М.: Высшая школа, 1998.

13.       Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения // Открытые системы – М., 2002.

14.       Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

15.       Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело. - 1999. - № 2-3. – С. 16-21.

16.       Кузнецова Т.А. и др Секретарское дело. М.,  1996.

17.       Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. М.: Интел- Синтез, 1999. - 224 с.

18.       Кудряева В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: Инфра  М, 1998.

19.       Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство, 2004 г. - № 1.

20.       Лоу Д. Секреты Word для Windows95 – К.: Диалектика, 1996.

21.    Пономарев И.Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов внутренних дел. – М.: Академия, 1989. – 162 с.

22.       Попов В.М. Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация. – М.: Экмос, 1998.

23.       Рихтер И. И. История делопроизводства в России: Указ. соч. – М., 1980.

24.       Родионов И.И. Информационные ресурсы для предпринимателей. – М.: Электронные знания, 1994.

25.       Сабат Энн Мэри. Бизнес-этикет. – М., 2000.

26.       Салтыкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство делового секретаря. – М., 1995.

27.       Самуэльян Н.А. Настольная книга секретаря-референта. – М., 1996.

28.       Справочник по делопроизводству. Практическое пособие. – 2-е изд. /Под ред. Павлова К.С./ – М.: Приор, 1999.

29.       Старовойтов М. К., Фомин П. А. Практический инструментарий организации управления промышленным предприятием. – М.: Высшая школа, 2002.

30.       Степанков М. В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. – М.: Приор, 1996.

31.    Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. – М.: Дело, 2003.