Работа секретаря, документооборот и делопроизводство

е) отправка документа адресату;

ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложе­ния к нему, правильность оформления документа, наличие необходи­мых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземп­лярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составля­ются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исхо­дящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует раз­множение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сор­тировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в от­деление связи. [20, с. 48]

3.2.4. Обработка внутренних документов

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их под­готовка и оформление осуществляются в соответствии с общими пра­вилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

а) составление проекта документа;

б) согласование;

в) проверка правильности оформления;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами органи­зуется согласно правилам работы с входящими документами и вклю­чает следующие этапы:

а) передача документа секретарю;

б) контроль его исполнения;

в) исполнение;

г) подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществля­ют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных доку­ментов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабаты­вается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем счита­ется тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполни­тели в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны пред­ставлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

3.2.5. Осуществление контроля за исполнением документов

Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

а) постановку документа на конт­роль;

б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

в) проверку и регулирование хода исполнения;

г) учет и обобщение ре­зультатов контроля исполнения документов;

д) информирование руко­водителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Во многих организациях для ведения контрольных операций исполь­зуется персональный компьютер, который в заданном режиме уста­навливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним кон­трольных операций.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встре­чи и т.д.).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

а) формирование картотеки контролируемых документов;

б) направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

в) выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

г) напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

д) получение информации о ходе и результатах исполнения;

е) запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

ё) регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

ж) сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

з) снятие документов с контроля по указанию руководителей;

и) формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. [26, с. 57]

3.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации , надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т. е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей  классификацией  документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». [20, с.31] Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

При формировании документов в дела используются различные признаки группировки документов (например, авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности и т.д.)

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

а) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

б) подлинники отделять от копий;

в) годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

г) утвержденные документы - от их проектов;

д) включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. [8, с. 70]

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом службы ДОУ, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и номер статьи по перечню, примечания. (Приложение 6)

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что:

а) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

б) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

в) заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

а) название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.);

б) название организации или структурного подразделения;

в) адресат или корреспондент документа;

г) краткое содержание документов дела;

д) даты (период), к которым относятся документы дела;

е) указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив организации.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников службы ДОУ.

В задачи архива входят:

а) прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

б) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

в) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - три года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.