Работа секретаря, документооборот и делопроизводство

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю,  относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением  одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний референта.

Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять эти ранее перечисленные качества.

Глава 2. Ступени карьеры и повышение квалификации

Секретарю для профессионального роста необходимы разнообразные знания и умения, которые позволят ему осуществить продвижение по служебной лестнице.  Один из путей карьерного роста связан с получением базового образования высокого уровня, а также с приобретением специальных знаний таких, как современные информационные технологии, основы управления и экономики, основы права, деловая этика, иностранные языки. Второй путь - более длинный - связан с приобретением опыта и стажа работы. Естественно, первый путь является наиболее перспективным: он позволит быстро пройти низшие ступени и занять более высокое должностное положение.

В России пока не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень подготовки и соответствие требованиям к профессиональным и личностным качествам. Одной из наиболее передовых стран Европы по подготовке секретарей является Швеция. Здесь Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ "Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря". Нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей:

В последней редакции этого документа был отменен уровень А, как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого низшего уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря (по материалам Скандинавской группы Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS)) (см. таблицу в приложении)

Уровень A - примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России

Уровень B - соответвтвует уровню секретаря в России

1. Описание работы:

- печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;

- редактирование документов;

- хранение документов;

- обслуживание командировок и совещаний;

- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;

- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

2. Уровень ответственности:

- за свою собственную работу;

- за составление документов;

- секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу;

или

- несколько лет стажа работы в области делопроизводства;

- дополнительное изучение иностранного языка.

4. Личностные качества:

- рациональность и организованность;

- способность выбирать приоритеты;

- стремление к сотрудничеству;

- инициативность;

- аккуратность;

- склонность к работе в области сервиса.

Уровень C - соответствует уровню секретаря-референта в России

1. Описание работы:

- печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;

- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;

- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.)

- подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;

- организация командировок и совещаний;

- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

2. Уровень ответственности:

- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;

- за прверку исполнения заданий и отчетность;

- обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников м внешние связи компании.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или - не менее 5 лет стажа работы секрктарем уровня B;

- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;

- предпочтителен опыт работы за рубежом.

4. Личностные качества:

- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;

- хорошие организаторские способности;

хороший литературный стиль;

- способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень D - соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России

1. Описание работы:

- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;

ведение административной работы;

- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;

- организация презентаций и представительская деятельность;

- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);

- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес- и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок).

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).

2. Уровень ответственности:

- за свои исследования и отчеты;

- за свой бюджет;

- за персонал;

- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или - большой опыт работы секретарем уровня C;

- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;

- предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

- большая энергия;

- творческие способности;

- способность к лидерству;

- надежность.

Глава 3. Организация работы секретаря. Современные технологии осуществления секретарской деятельности

3.1. Основные принципы ведения делопроизводства

Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций. [16, с. 34]

Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

Задачи делопроизводства состоят в следующем:

а) фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

б) организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.