Работа секретаря, документооборот и делопроизводство

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Сроки хранения дел устанавливаются ЭК. В соответствии с решениями ЭК дела, направляемые в архив делятся на группы:

а) постоянного хранения;

б) долговременного хранения (свыше 10 лет);

в) кратковременного хранения (до 10 лет включительно).

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на две группы:

а) дела по личному составу;

б) дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем организации.

Прием-передача дел в архив производится секретарем (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив организации разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

3.2.7. Работа с конфиденциальными документами

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации.

Особенность конфиденциального документа в том, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.

Конфиденциальный характер включенной в документ информации обозначается грифом ограничения доступа к документу, который инициирует выделение его из общего потока и обработку в специальном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.

Гриф ограничения доступа или гриф конфиденциальности представляет собой реквизит, который проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.

Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа – «Лично», «Только» адресату» и др.

Документы и информация, отнесенная к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне страхования), как правило, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными. В данном случае конфиденциальны массивы документов в целом, например: истории болезни, массивы учетных персональных данных и др.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внимание к сохранности такого документа. Например: «Информация особого внимания», «Копии не снимать»,  «Хранить в сейфе» и т.д.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

секретарем на стадии подготовки проекта документа;

руководителем на стадии согласования или подписания документа;

адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности являются:

соответствующая корректировка перечней конфиденциальной информации или конфиденциальных документов организации;

истечение установленного срока действия грифа;

наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, патентование изобретения и т.п.).

После снятия грифа документ передается в службу открытой документации организации. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверенная росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам в организации.

В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать учетные (инвентарные) картотеки (журналы, списки) конфиденциальных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов. [15, 250-252]

Глава 4. Деловые контакты секретаря

4.1. Деловые контакты

Одним из важных деловых контактов являются взаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.

  Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работа.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.

От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы. 

В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки. [25, с. 63-64]

Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.

4.2. Переговоры по телефону

Согласно данным, полученным при исследовании труда руководящих работников, переговоры по телефону занимают в среднем 3-6% их рабочего времени, общая продолжительность разговоров, как мы видим, невелика, и на первый взгляд, кажется, что они не должны существенно влиять на выполнение других работ.

На самом деле телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.

Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, мешает решению и сложных проблем, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях.

Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

Все вызовы руководителя по телефону должны идти только секретаря и “фильтроваться” - оцениваться с точки зрения их важности и срочности.

При ведении служебных разговоров по телефону секретарь должен:

а) точно знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время;

б) уметь выделять вопросы, действительно относящиеся к компетенции данного руководителя и других работников;

в) отсылать абонента к тому работнику, который может решить вопрос по существу.

Однако, кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения, секретарь должен уметь правильно вести разговор по телефону.

Секретарь обязан придерживаться следующих правил ведения служебного разговора:

а) быстро отвечать на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонента, а звуковой раздражитель  (долго звучащий звонок) особенно вредно действует на нервную систему работника;

б) сняв трубку, немедленно назвать учреждение и свою фамилию. Абонент должен знать с кем он разговаривает. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъясняется и не повлечет за собой потери времени обоих собеседников. Кроме того, такое начало разговора заставляет собеседника называть себя и изложить свой вопрос;

в) если дело касается  руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совершенно точно определено, а не просто “завтра”, “на той неделе”, или “через пару дней”. При этом секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная руководителю, даст ему возможность, если нужно, подготовится к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно;

г) в случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) секретарь должен сообщить фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника;

д) если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.   

Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарю приходится вести телефонные переговоры и иных видов, в частности, передать по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводить необходимые справки и т.д.