Работа секретаря, документооборот и делопроизводство

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой в организации системы делопроизводства и, по мере приобретения  опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

3.2. Организация работы с документами

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:

а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

б) оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

г) оформление протоколов рассылок выписок из них;

д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

ж) организация приемов посетителей;

з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.

              В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов:

а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

б) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.             

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. [17, с. 38]

На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.

3.2.1. Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

а) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

б) индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15, где:

218 - порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. [6, с. 43-44]

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы (приложение 2, 2а; 3, 3а) или регистрационно-контрольные карточки (РКК) (приложение 4, 4а). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т. к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

а) автор (корреспондент);

б) название документа;

в) дата документа;

г) индекс документа;

д) дата поступления документа (для входящих);

е) индекс поступления документа (для входящих);

ё) заголовок документа или его краткое содержание;

ж) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

з) срок исполнения;

и) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

й) номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

В наше время разработан автоматизированный журнал регистрации входящей корреспонденции. Он позволяет контролировать исполнение документов, обеспечивает быстрый поиск документов, их группировку по дате, номеру, названию, автору документа.

Данная программа используется в учреждениях с объемом документооборота более 2000 документов в год.

Этот программный продукт представляет собой окно с закладками, соответствующими основным реквизитам регистрации документов (см выше).

Самая важная операция данной программы – поиск документов. Возможны различные варианты поиска: по контексту, по номеру документа, по отдельному слову или словосочетанию.

Действия пользователя системы поиска документов в данной программе сводятся к следующей цепочке операций:

а) задается временной диапазон поиска (или дата документа);

б) указывается тип и заголовок документа, регистрационный номер, автор документа.

Система начинает поиск заданного (-ых) документа (-ов) и при обнаружении одного или нескольких документов останавливается.

Эта программа позволяет на заданную дату определить список документов с истекшим сроком исполнения. Такая функция обеспечивает эффективную работу учреждения, позволяет отслеживать неисполненные документы и выявлять причины нарушения установленных сроков исполнения. [14, с. 18-19]

3.2.2. Обработка входящих документов

Входящие документы (т. е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены толь­ко на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуще­ствляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и не­регистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых докумен­тов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, отно­сятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошю­ры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления доку­мента, его номер.

Входящие документы проходят предварительную обработку в кан­целярии, где их распределяют на потоки:

а) руководителям организации – для обязательного рассмотре­ния;

б) структурным подразделениям – для исполнения. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резо­люции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке испол­нения документа заносятся секретарем в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса.

Таким образом, на секретаря возлагается обязанность упорядочения информационного потока руководителя, ограничение его от «информационного шума». Например, на исковые заявления всегда накладывается резолюция «Семеновой Е.И. Для участия в заседании и подготовке отзыва».

Руководитель может дополнить типовую резолюцию, дописав поручение или второго исполнителя собственноручно. На документах, поступающих из вышестоящей организации и физических лиц, руководитель сам накладывает резолюцию.

Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело. [20, с. 46]

3.2.3. Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

а) составление проекта документа секретарем;

б) согласование проекта документа с компетентными лицами;

в) проверка правильности оформления проекта документа;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация документа;