Процес створення та ведення наказів з кадрових питань

1.2. Оформлення наказів з кадрових питань 

     Накази  з особового складу (по кадрах), за винятком окремих видів, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

     На  наступному рядку і далі - посада, вчена ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, класність, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом. Все це пишеться повністю, розряди, класність, категорії прописом і без ніяких скорочень та умовностей.

     Після тексту розпорядчої частини зазначаються підстави підготовки наказу.

     Накази  можуть становити кожного разу індивідуально (тобто для кожного працівника, для кожної дії), за простій формі, а можуть оформлятися з розробленим та затвердженим в організації уніфікованим формам.

     Порядок підготовки наказів з особового складу деякою мірою відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності .

     Зокрема, для цього виду наказів застосовують спеціальну індексацію, тут існують певні особливості у складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відміток про наявність документів, що є підставами для видання наказів з особового складу.  

     За авторством накази поділяють:

• індивідуальні;
• спільні.

    Індивідуальний наказ – це наказ, автором якого є одна організація. Спільним виказом є наказ, виданий кількома організаціями одного рівня. 

1.3. Підстави для видання наказів з кадрових питань  

      Накази мають суворо відповідати законодавству, жодний з них не може суперечити нормативно-правовим актом.

      Підставами для видання наказів в організаціях є:

• положення Конституції і законів України, постанови та інші акти Верховної Ради України і Верховної Ради;
• Автономної Республіки Крим, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки;
• конкретні доручення організацій вищого рівня;
• провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання організацією покладених на неї завдань і функцій;
• потреба у правовому регулюванні діяльності організації.

     Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення, вказівки тощо), які надходять до певної організації від організацій вищого рівня, доводяться до підвідомчих підприємств і установ, що належать до сфери управління організації, шляхом видання наказів.

     Підставами для видання наказів з особового складу є інші (переважним чином внутрішні) службові документи організації.

     Обов`язковими, але не є завжди основними підставами для видання більшості видів наказів з особового складу є заяви працівників, подані на ім`я керівника організації. Не для кожного різновиду наказу з особового складу достатньо заяви.

     Так, наприклад, підставою для видання наказу про переведення (переміщення) працівника на іншу посаду в межах одного структурного підрозділу, крім заяви, є такий обов`язковий документ, як подання керівника відповідного структурного підрозділу, в якому наводяться відомості про працівника (прізвище, ім`я, по батькові; дата і місце народження; освіта; посада, яку працівник обіймає; назва структурного підрозділу;стаж роботи — загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді; оцінка ділових та моральних якостей, участь у громадській роботі), мотиви призначення та назва посади, на яку запропоновано призначити працівника.

     Основною підставою для видання наказу про звільнення працівника, який отримав другу групу інвалідності, у зв`язку з чим за станом здоров`я йому протипоказана робота, яку він має виконувати в організації відповідно до своїх обов`язків за посадою, має бути висновок медико-соціальної експертної комісії (МСЕК) про встановлення інвалідності.

     Підставою для видання наказу про відрядження працівника має бути доповідна записка керівника структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується цей працівник. Якщо працівник організації сам обіймає посаду керівника одного зі структурних підрозділів або заступника керівника організації, він може особисто на себе підготувати доповідну записку з обґрунтуванням необхідності свого відрядження й подати її керівникові організації. 
 
 

1.4. Основні етапи створення наказу 

     1. Визначення питання (питань), з якого планується видати наказ.

     2. Збирання та аналіз інформації з визначеного питання.

     3. Підготовка проекту наказу.

     4. Погодження проекту наказу.

     5. Підписання наказу.

     6. Доведення наказу до виконавців.

     Ініціювати підготовку наказу може як безпосередньо керівник організації, так і будь-який структурний підрозділ.

     Готує проект наказу структурний підрозділ (як правило, його керівник) або службова особа, обов`язків якої найбільшим чином стосується зміст наказу. Крім того, слід відзначити, що до підготовки проекту наказу може бути залучено кілька структурних підрозділів.

     Перший етап розроблення проекту наказу — визначення кола питань, які будуть відображені в ньому. Далі вивчається сутність визначених питань, а також збирається та аналізується інформація щодо цих питань.

     Для того щоб висловлені у проекті наказу розпорядження та пропозиції були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів у зв`язку з неповнотою або неточністю цього наказу, проект наказу має складатися після ретельного й всебічного вивчення відповідних питань.

     Залежно від важливості управлінської дії, яку планується сформулювати у наказі, передусім слід ознайомитися з законодавчими і нормативно-правовими актами та з попередніми наказами з цього або з аналогічних питань. Вивчення законодавчих та урядових документів забезпечить не лише правову підставу документа, а й визначить його спрямованість. А перегляд раніше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань дасть можливість, у разі необхідності, поставити питання про їх заміну або скасування їх окремих пунктів.

     Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи та факти, чітко визначивши мету видання наказу, можна розпочинати складання його проекту. При цьому основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень розпорядчої частини. Спочатку треба зробити це у чорновому варіанті, потім відредагувати й уточнити у порядку погодження і, нарешті, оформити належним чином.

     Процедуру складання, погодження та оформлення наказів бажано детально описати в індивідуальній інструкції з діловодства організації.

     У ній, зокрема, має бути викладена послідовність дій з проектом наказу та вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність (тобто силу) документа. При цьому вимоги до оформлення наказів, викладені в Інструкції з діловодства, мають відповідати положенням Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003). 

1.5. Реквізити наказів з кадрових питань

та особливості їх оформлення 

     Реквізит службового документа — це інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і(або) надання документу юридичної сили.

     Реквізити бувають обов`язковими і додатковими, постійними і змінними. Так, наприклад, обов`язковими для будь-якого виду наказу є такі реквізити: «Назва організації», «Назва виду документа», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Текст документа», «Підпис». Додатковими — «Гриф обмеження доступу до документа», «Відмітка про контроль», «Відмітка про наявність документа в електронній формі» тощо.

     Наявність цих реквізитів надає документу юридичної сили. Додаткові реквізити фіксують у наказі лише у разі потреби.

     Постійні реквізити містять інформацію, яка є незмінною незалежно від змісту документа (у нашому випадку — наказу)та часу його видання в межах однієї організації. Це, наприклад, «Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)», «Назва організації», «Назва виду документа», «Місце видання документа». А такі реквізити, як «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» та деякі інші навиваються змінними, адже інформація, зафіксована в цих реквізитах, для кожного документа різна.

     Також слід зазначити, що не всі постійні реквізити є обов`язковими.

     Склад реквізитів наказу певною мірою залежить від того, на якому бланку — спеціальному чи загальному — оформлено цей документ. Адже кожний вид бланка має певний стандартний набір реквізитів.

     Оскільки накази з кадрових питань приймаються до обліку бухгалтерією, то при їх підготовці повинні виконуватися вимоги, встановлені п.2 ст.9 ФЗ «Про бухгалтерський облік». Відповідно до названої нормі документи, форми яких не передбачені в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, повинні містити такі обов'язкові реквізити:

     а) найменування документа;

     б) дату складання документа;

     г) зміст господарської операції;

     д) вимірники господарської операції в натуральному і грошовому виразі;

е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність її оформлення;

     ж) особисті підписи зазначених осіб.  
 

 

      1.6. Порядок підготовки проектів наказів з кадрових питань 

     Проекти наказів з особового складу складаються працівниками відділу кадрів підприємства на підставі подань керівників структурних підрозділів, ретельного і всебічного вивчення причин видання наказів, відповідності представляються кандидатів та дотримання вимог законодавства про працю. Проекти наказів про заохочення та покарання готують керівники тих підрозділів, які вносять пропозицію про заохочення або покарання працівників, що перебувають у їхньому безпосередньому підпорядкуванні.

     Накази по особовому складу друкуються на спеціальних бланках або стандартних аркушах щільного паперу, придатною до тривалого зберігання, і мають самостійну порядкову нумерацію, окрему від наказів з основної діяльності, що проходять через канцелярію. Зберігаються накази в папці наказів з особового складу у відділі кадрів, по черговості їх номерів. Сторінки в папці наказів нумеруються. Для наказів кращим є формат А4 (210х297 мм).

   Кожен пункт наказу з особового складу повинен бути сформульований у суворій відповідності до вимог КЗпП. Постійною інформацією для будь-якого кадрового наказу є вказівка розпорядчого дії (звільнити, перевести), прізвища та ініціалів працівника (імені та по батькові повністю - при прийомі на роботу), посади та структурного підрозділу (якщо підприємство має структурні підрозділи), дати набрання чинності даного пункту наказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу).

  Наявність інших відомостей у пунктах наказу з особового складу визначається специфікою розпорядчого дії.

     Найменування організації, назву виду документа, місце складання або видання документа, а також обмежувальні позначки для дати документа і його реєстраційного номера в межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

     1) центровані - початок, і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів;

     2) прапоровим - кожен рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів.  

     1.7. Прості і складні накази з особового складу 

     Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийом, переведення, звільнення, зміну прізвища та ін.) При складанні зведених наказів слід враховувати, що один документ не повинен містити інформацію з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток і відрядження співробітників, які мають короткий (3 роки) термін зберігання на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. В індивідуальному порядку оформляють, як правило, накази про заохочення та покарання, з огляду на їх специфічну виховну роль.