Процес створення та ведення наказів з кадрових питань

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

БІЛОЦЕРКІВСЬКИЙ КОЛЕДЖ СЕРВІСУ ТА ДИЗАЙНУ 

Відділення  інформаційно-комунікаційних технологій 

Професія: 5114 Секретар керівника (організації, установи, підприємства); 5112 Оператор комп`ютерного набору 
 

ПИСЬМОВА  ЕКЗАМЕНАЦІЙНА РОБОТА 

ПРОЦЕС  СТВОРЕННЯ ТА ВЕДЕННЯ  НАКАЗІВ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ В УСТАНОВАХ, ПІДПРИЄМСТВАХ ТА ОРГАНІЗАЦІЯХ РІЗНИХ ФОРМ ВЛАСНОСТІ ІЗ ЗАСТОСУВАННЯМ ПРИКЛАДНИХ ПРОГРАМ MS WORD ТА POWER POINT 
 

                                    Учениця Бондар А.           гр. С1-2

                                    Керівник: Клименко Ю.В. 
 

Допустити до захисту 

Заступник директора з НР    ______________Тимченко С.В. 

Проект  захищено з оцінкою    _______________________ 

Біла  Церква 2012

 

ЗМІСТ 

ВСТУП………………………………………………………………............	3
1. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА……………………………………………...	5
1.1. Загальні вимоги до підготовки наказів з кадрових питань ........	5
1.2. Оформлення  наказів з кадрових питань ………...………...……..	9
1.3. Підстави для видання наказів з кадрових питань………………..	10
1.4. Основні етапи створення наказу………………………………....	12
1.5. Реквізити наказів з кадрових питань та особливості їх оформлення……………………………………………………………..	13
1.6. Порядок підготовки проектів наказів з кадрових питань……….	15
1.7. Прості і складні накази з особового складу……………………...	16
1.8. Підготовка та оформлення наказів про прийняття на роботу	22
1.9. Підготовка  та оформлення наказів про  переведення (переміщення) ………………………………………………………….	24
1.10. Підготовка та оформлення наказів про звільнення……………	25
1.11. Підготовка  та оформлення наказів про надання відпусток….	27
1.12. Підготовка  та оформлення наказів про  заохочення і стягнення	28
2. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА………………………………………………	30
2.1. Створення  збірника практичних завдань з  теми: «Накази з кадрових питань» за допомогою програми Microsoft Word .………...	30
2.2. Створення мультимедійної презентації «Накази з кадрових питань» за допомогою програми Microsoft PowerPoint........................	32
ВИСНОВКИ………………………………………………………………..	39
СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ……………….…………………	41
ДОДАТКИ…………………………………………………………………..	42

 

 

 

ВСТУП 

     Кадрова політика є інструментом керування  – організуючої діяльності, що своєю  метою ставить поєднання зусиль усіх працівників для вирішення  поставлених перед організацією завдань.

     У центрі концепції кадрової політики повинна бути людина, яка розглядається як найбільша цінність для підприємства.

     Завдяки продуманій кадровій політиці, ефективному  управлінню кадрами можуть бути створені фінансові, соціальні та творчі умови  для роботи, за яких працівники в  змозі задовольняти свої потреби, забезпечуючи при цьому досягнення поставленої організацією мети.

     Значну  підгрупу документації з особового  складу являють собою накази. Наказами з кадрових питань оформляють про прийняття, переміщення, переведення, звільнення працівника, а також надання відпустки, оголошення, заохочень та стягнень. Кожна з цих дій регламентується відповідними законодавчими та нормативними актами.

     Накази з особового складу – це основний нормативний документ на підприємстві, установі, організації.

     Накази  з особового складу – це розпорядчі документи, що регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади, відрядження звільнення.

     Метою письмової екзаменаційної роботи є:

1. Вивчення процесу створення та ведення наказів з кадрових питань в організаціях;
2. Оформлення наказів з кадрових питань.
3. Використання програм MS Word та MS Power Point.

      Об’єктом  дослідження є накази з кадрових питань. Предметом – процес створення, ведення та зберігання наказів з  кадрових питань.

      Завдання письмової екзаменаційної роботи:

1. Створення збірника практичних завдань з  теми: «Накази з кадрових питань»
2. Створення мультимедійної презентації «Накази з кадрових питань» за допомогою програми Microsoft PowerPoint.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

1. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА 

1.1. Загальні вимоги до підготовки наказів з кадрових питань 

      Кадрове діловодство – це діяльність апарату  управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

       Документація  з особового складу утворюється як правило роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

      Наказ – це правовий акт, який викладається керівником підприємства, організації.

      За  змістом накази поділяються на накази з загальних питань та за особовим складом.

      Накази  виготовляються за допомогою програми Microsoft Word.

      Word — це програма, яка дає змогу складати документи на комп'ютері. За допомогою Word можна створити чудовий текст, прикрасити його кольоровими фотографіями й рисунками, які можна використовувати не лише як ілюстрації, але й як  для тексту, і доповнити картами й таблицями. Крім того, Word має безліч корисних допоміжних функцій для створення тексту, з якими зручно складати ділові документи, такі як статті або звіти. Можна також надрукувати листівки або адреси на  конвертах.

      Word є частиною Office — комплекту програмних продуктів різного типу для створення документів, електронних таблиць і презентацій та для керування електронною поштою.

      Однією  з основних особливостей будь-якого  текстового процесора є автоматичне  розміщення тексту у рядках та на сторінках. Це означає, що при введенні немає ніякої потреби слідкувати за досягненням кінця рядка чи сторінки (як при друку на друкарській машинці). Word автоматично перенесе слово (повністю або частково, якщо дозволено перенос), яке не вміщується у рядку, на наступний рядок, а рядок, що не вміщується на сторінці, на наступну сторінку.

      Проект  наказу готує певний структурний  підрозділ, або окрема посадова особа  за дорученням керівника.

      Дії посадової особи, яка готує проект наказу:

• Вивчає суть питання, збирає необхідні відомості;
• Звертається до картотеки наказів, щоб переглянути всі накази, які були видані з цього питання з метою уникнення в них дублювання та протиріч;
• Готує проект наказу, який погоджується з усіма зацікавленими підрозділами та службовими особами. Візи збираються на першому екземплярі. До проекту наказу можна додати документи, які обґрунтовують його  доцільність;

      У документації з особового складу  відображується діяльність установи з  питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, та що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій, переведення грошей чи іншої фінансової допомоги.

      Документація  з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації  чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

      Згідно  із КЗпП України робітники і службовці  реалізують право на працю шляхом укладання трудового договору на підприємстві. Трудовий договір можу бути укладено як усно, так і в письмовій формі.

      Документація  з кадрів ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

      Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах заводять алфавітні картки на кожного працівника, у які заносять всі необхідні  дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов’язаних, працівників із зниженою працездатністю. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів. Усе це допомагає  у навчанні, складанні виду звітів, довідок, зведень до високопоставлених органів.

      У документуванні з кадрових питань все  ширше застосовують засоби оперативної  техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах.

      Наказ має не тільки адміністративно-правове  значення, й виховне тому його формулювання повинні відзначатись виключно точністю та високою культурою викладання.

      Наказами  з особового складу оформляють прийняття, переміщення, переведення, звільнення працівника, а також надання відпустки, оголошення заохочень та стягнень.

      На  великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

      Уніфіковані форми затверджені наказом Мінстату України від 09.10.1995 р. № 253. Це типові форми:№ Т-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу»,

      № Т-1а «Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу»,

      № Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення  працівника на іншу роботу»,

      № Т-5а «Наказ (розпорядження) про переведення  працівників на іншу роботу»,

      № Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання  відпустки працівнику»,

      № Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам»,

      № Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником»,

      № Т-8а «Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівниками»,

      № Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження»,

      № Т-9а «Наказ (розпорядження) про направлення  працівників у відрядження»,

      № Т-11 «Наказ (розпорядження) про заохочення працівника»,

      № Т-11а «Наказ (розпорядження) про заохочення працівників»

      Але це типові форми і їх не завжди можна використовувати сліпо ксерокопіючи. Треба брати з них тільки ті форми які вам потрібні для написання наказу відповідного виду.

      Наприклад наказ про надання відпустки  для догляду за дитиною типовою  формою № П-6 видати не можна і  є багато інших видів наказів які не можна видати дотримуючись цих форм.

      Важливим  є не та форма, а реквізити яких треба дотримуватись при написанні  наказів по особовому складу.

      Згідно  вимог інструкцій, затверджених Кабінетом  Міністрів України, всі накази оформляються на аркуші паперу форматом А-4 і повинні мати обов'язкові реквізити, повне найменування підприємства, установи, організації, фірми (без умовних позначок чи букв).

      Завізований проект наказу передають керівникові, який вносить у нього зміни  та доповнення, підписує наказ і проставляє дату.

      Виконавець, що готує проект наказу, вивчає підрозділи і посадових  осіб.

      Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази по особовому складу. В індивідуальних міститься інформація тільки про  одного працівника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийом, переведення, звільнення, зміну прізвища та ін.) При складанні зведених наказів слід враховувати, що один документ не повинен містити інформацію з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток і відрядження співробітників, які мають короткий (3 роки) термін зберігання на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. В індивідуальному порядку оформляють, як правило, накази про заохочення та покарання, з огляду на їх специфічну виховну роль.