Автобіографія (від грец. autos - сам, bios - життя, grapho -пишу) - це виклад основних фактів своєї біографії.

       Автобіографію складають у довільній формі, однак в ній обов'язково мають бути певні складові та реквізити. Оформляють автобіографію або на чистому аркуші паперу, або розграфленому, або трафаретному бланку, при влаштуванні на роботу чи вступі до навчального закладу. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи у хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

       Існують такі види автобіографії: автобіо граф ія-розпов і дь, яку складають в описовій формі; автобіо граф і я-документ, в якій точно викладають факти.

       В автобіографії-документі наводять такі відомості:

       - назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);

       - прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);

       - число, місяць, рік народження;

       - місце народження;

       - соціальне походження;

       - відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові теперішні  та колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті), де та  ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії);

       - освіта та спеціальність за дипломом;

       - трудова діяльність;

       - останнє місце роботи (місце навчання), посада;

       - нагороди й заохочення;

       - участь у громадському житті;

       - сімейний стан і склад сім'ї;

       - паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

       Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) та підписуються (праворуч).

       Автобіографія зберігається в особовій справі. Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

       Призначення кадрових організаційно-розпорядчих  документів полягає у тому, що вони юридично закріплюють трудові правовідносини громадян з суб'єктами. УСОРД регламентує  зміст та форму уніфікованих документів, якими оформлюється приймання на роботу (анкети, доповнення до анкети, наказу про приймання на роботу), переведення на іншу роботу (заяви, представлення, наказу про переведення на іншу роботу), звільнення (заяви, наказу про звільнення), надання відпусток (графіка відпусток, заяви, наказу про надання відпустки), заохочення (представлення наказу про заохочення), дисциплінарного стягнення (пояснювальної записки, доповідної записки про порушення, наказу про накладення дисциплінарного стягнення)

2.2 Методика вдосконалення кадрової служби підприємства

       Збільшення  обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість  службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

       Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких [9, 94]:

       - чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

       - правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

       - визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

       - підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;

       - раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.

       Робоче  місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким  чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

       Робочі  приміщення кадрової служби залежно  від характеру робіт умовно поділяють  на такі зони [16, 94]:

       1. Управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

       2. Робота з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

       3. Роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

       4. Очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

       5. Зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

       Як  свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів.

       Умови праці - це сукупність факторів виробничого  середовища, що впливають на здоров'я  та працездатність людини у процесі праці. Це передусім санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, столи-приставки для персональних ЕОМ, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні апарати, факс, ксерокс тощо).

       Обладнання  робочих місць співробітників кадрової служби має здійснюватися відповідно до посадових категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги [18, 95]:

       1. Встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись.

       2. Розташовувати предмети та засоби  праці з урахуванням виконуваних  операцій.

       3. Матеріали, котрі не потребують  термінової обробки, зберігати  у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам.

       4. Засоби малої оргтехніки варто  розташовувати у визначених місцях, щоб добитись автоматизму рухів.  Матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти.

       5. Для швидкого та безпомилкового  знаходження документів використовувати  швидкозшивачі різних кольорів.

       Використання  спеціальних меблів відіграє важливу  роль у поліпшенні робочих місць  працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.

       Для роботи інспектора відділу кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами  поверхні 78x156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для  зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

       Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання  керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового  складу та рух кадрів. Чітка організація  обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

       Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

       Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається  наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

       Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

       - про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

       - про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

       - про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

       - про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

       - про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

       Можливість  одержання згаданих та інших даних  про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної  документації.

       Документація  з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

       У документації з особового складу відображується діяльність установи з  гопань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога [12, 64].

       Документація  з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

       Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

       Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

    Досвід  діяльності багатьох зарубіжних компаній демонструє, що однією з найважливіших  складових ефективної діяльності фірми  є високий рівень уваги до працівників. Враховуючи важливе значення організаційної культури на життєдіяльність підприємства, кадрові та управлінські органи повинні першочергову увагу приділяти саме удосконаленню кадрової роботи. 

 

ВИСНОВКИ

 

       Будь-яка  сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

       Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.