Організацію роботи з документами в кадровій службі підприємства

       До  організаційно-розпорядчих документів відносять документацію, що закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами, у нашому випадку з підприємством.

       Організаційно-розпорядчі документи поділяються на підкласи:

       -документи  з організації систем управління (акти та накази про створення,  реорганізацію і ліквідацію підприємства);

       -документи  з організації процесів управління (статут, положення т.і. );

       -документи  з управління кадрами (анкети, заяви, накази про прийняття  працівника, переведення, надання  відпусток);

       - документи з оцінки трудової  діяльності (доповідні, пояснювальні записки та інші документи).

       Групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві підгрупи:

       - вихідні облікові документи

       - похідні облікові документи.

       Вихідні облікові документи заповнюються відповідно до особистих документів працівників. Це - особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші документи. Похідні облікові документи мають другорядний характер. Сюди відносять: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні форми реєстрації облікових відомостей. Ця підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи:

       - з обліку прийняття, переведення  та звільнення працівників;

       - що фіксують заробітну плату;

       - що відображають рівень освіти  працівників;

       - з пенсійного забезпечення;

       - про нагородження та інші документи.

       Кадрова служба – основна ланка у здійсненні документація з кадрових питань.

       Однією  з основних життєво необхідних галузей  діяльності людства є ділова сфера. Саме за допомогою ділових паперів, різних документів встановлюються офіційні , службові, ділові контакти між закладами, підприємствами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

       До  організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань. І саме цією документацією займається кадрова служба. Підрозділи з кадрової роботи посідають одне з провідних місць у структурі управління.

       Мета  обліку кадрiв одержання даних про наявність і рух працівників в цілому на підприємстві і в кожному його відділі, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності робітників та службовців, визначення витрат праці, контроль за кількістю прийнятих і звільнених працівників.

       До  складу відділу кадрів підприємства, який призначає сам керівник, входять:

       -начальник  відділу кадрів;

       -старший  інспектор;

       -секретар-референт.

       Відділ  кадрів разом із керівниками інших  структурних підрозділів здійснює:

       підбір, розподіл та виховання інженерно-технічного, обслуговуючого, адміністративно- управлінського персоналу;

       організацію ведення кадрового діловодства;

       документальне оформлення вказівок з питань прийому  на роботу, переведення та звільнення працівників;

       забезпечення  умов праці та соціального захисту  працюючих;

       формування  кадрового резерву та робота з ним;

       обліковування робочого часу працівників;

       відповідальність  за збереження всієї кадрової документації;

       виписування та заповнення трудових книжок;

       реєстрування  та здійснення постійного обліку працюючих;

       доведення до відома працівників інформацію про зміни в їх трудовій діяльності;

       проведення  атестацій, надання відпусток, нагородження працівників.

       Кадрова документація ведеться з моменту  зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

       Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах заводять алфавітні картки на кожного працівника, у які заносять всі необхідні  дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов’язаних. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів.

       Кадрова служба виконує безліч обов’язків, тому для того, щоб поліпшити діяльність кадрових служб, підвищити продуктивність їхньої праці використовують сучасні меблі, новітню техніку і передові технології обробки та збереження інформації.

       Кадрове діловодство має надзвичайно  велике значення для успішного розвитку кожної організації, установи чи фірми. Адже саме відділ кадрів займається розстановою кадрів, організацією ведення кадрового діловодства, оформленням вказівок з питань прийому на роботу, переведення, та звільнення працівників, формуванням кадрового резерву та роботою з ним, облікуванням робочого часу працівників, виписуванням та заповненням трудових книжок, реєструванням та здійсненням постійного обліку працюючих, проведенням атестацій, наданням відпусток, нагородженням працівників та іншою діяльністю пов’язаною з кадрами.

1.3 Робота з  документами як система: процеси, їх сутність

       Діяльність  суб'єкта оформлюється великою кількістю  документів, у яких закріплені рішення  керівництва, відображені зв'язки з  вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

       Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи. В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна.

       Номінальна  ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін.

       Предметно-питальна ознака - це об'єднання в одну справу документів з одного питання. Наприклад: Судові справи, або документи про відшкодування моральних збитків [6, 17].

       Авторська ознака передбачає, що в справу збираються документи одного автора (комісії, суб'єкта, особи).

       Кореспондентська  ознака досить помітно виражена, коли формується листування з певним кореспондентом. Наприклад: Листування з Центральною міською бібліотекою про надходження нових періодичних видань.

       Практика  роботи суб'єктів показує, що буває  зручніше групувати в одну папку  документи кількох авторів або  кореспондентів, що перебувають на визначеній території (область, район). Таке групування справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад: Листування з університетами м. Києва про проведення  олімпіад.

       Хронологічна  ознака виступає на перший план, коли важливе  посилання на тимчасові параметри  документів в справі. Наприклад: 
Звіт про відвантаження товарів за березень.

       Крім  того, при формуванні документів у  справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів -експертна  ознака, оскільки документи з постійним  терміном зберігання (більше 10 років) та тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу.

       При класифікації документів, як правило, використовуються кілька ознак і  завжди враховується експертна. Ознаки групування документів відображаються в заголовку справи. Наприклад: Заяви співробітників підприємства «Оранта» м. Луганськ на графік літніх відпусток) (номінальна, географічна, предметно-запитальна ознаки) [15, 87].

       Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює  заголовки справ та визначає порядок  формування документів у справи, є  номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб'єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Основна вимога, що ставиться до номенклатури, - охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесі діяльності суб'єкта. Працівник документаційної служби за допомогою номенклатури справ повинен знайти місце для будь-якого документа суб'єкта. Загальні вимоги до номенклатур справ викладені в основних нормативних документах з організації діловодства та архівної справи: ДСДЗУ та Загальних правилах роботи відомчих архівів.

       Номенклатура  справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб'єкта), зразкова та типова. В номенклатурі справ  великих суб'єктів виділяють номенклатури структурних підрозділів та номенклатуру справ всього суб'єкта, в якому зведені номенклатури структурних підрозділів. 
Складання номенклатури справ - досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб'єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб'єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку, тому значного поширення в останнє десятиріччя набули типові та зразкові номенклатури справ.

       Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві визначеної категорії суб'єктів, єдину індексацію цих справ у галузі (системі) та є її нормативним документом. 
Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві суб'єктів, на які вона поширюється, з зазначенням їх індексів і має рекомендаційний характер.

       Типові  та зразкові номенклатури справ дозволяють встановити систему формування справ, уніфікувати заголовки справ  однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Розробляють такі номенклатури справ документаційні служби та архіви центральних відомств для своєї системи підвідомчих суб'єктів. Вони схвалюються Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертними комісіями (ЕК) суб'єкта, обов'язково розглядаються експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідного органу, погоджуються з ним, а потім затверджуються керівниками.

       Кожний  суб'єкт зобов'язаний мати свою конкретну  номенклатуру справ. За наявності типової  або зразкової номенклатури справ конкретна номенклатура складається на їх основі. При цьому заголовки справ можуть бути конкретизовані з урахуванням специфіки даного суб'єкта. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться в конкретну номенклатуру справ без змін. 
При формулюванні заголовків справ, які входять в номенклатуру, враховується вимога чіткості та точності, оскільки за заголовком справи надалі йде пошук потрібного документа. Починається заголовок з визначення роду справи, що заводиться (листування, справа, документи), або виду документа (накази, протоколи, плани, звітуй), потім уточнюється автор, питання, кореспондент та період, за який відкладаються документи. 
Заголовки справ у номенклатурі розміщуються у визначеній послідовності, з урахуванням важливості документів та їх взаємозв'язку. Нормативно-методичні матеріали зі складання номенклатури справ рекомендують спочатку розміщувати в ній справи з організаційно-розпорядчими документами директивних та вищих органів, потім - справи з організаційною документацією (статути, положення), далі - справи з організаційно-розпорядчими документами самого суб'єкта (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ розміщують справи з планово-обліковими документами (річні, квартальні, місячні) та листування. 
Номенклатура справ структурного підрозділу після редагування та узгодження з архівом суб'єкта погоджується з експертною комісією та візується керівником структурного підрозділу. На підставі номенклатур справ структурних підрозділів документаційна служба суб'єкта складає єдину номенклатуру справ об'єктів, розділами (рубриками) якої будуть назви структурних підрозділів, розміщені відповідно до затвердженої структури та штатного розкладу суб'єкта. Першим розділом обов'язково ставиться служба документаційного забезпечення (канцелярія), а суспільні установи йдуть в кінці номенклатури справ після структурних підрозділів. Розміщення розділів і справ в номенклатурі закріплює індексація справ - умовне позначення кожної справи. В невеликому суб'єкті індекс справи буде складатися з його порядкового номера за номенклатурою. У зведеній номенклатурі індекс кожної справи більш складний і складається з визначення структурного підрозділу і порядкового номера заголовка справи в межах структурного підрозділу. Для однорідних справ в межах різних структурних підрозділів встановлюють однакові індекси, що підвищує оперативність пошуку документів. Під одним і тим же індексом щороку вносяться в номенклатуру перехідні справи. Індекс позначається арабськими цифрами [11, 186].