Організацію роботи з документами в кадровій службі підприємства

       У соціальному плані будь-який офіційний  документ полі функціональний, тобто  одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

       До  загальних функцій документа належать:

       Інформаційна  – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

       Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

       Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

       Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

       До  специфічних функцій документа належать:

       Управлінська  – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

       Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

       Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. [14].

       Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

       Система документацій – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог  до їх оформлення.

       Офіційні  документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації [9].

       Основними комплексами всієї документації є:

       - організаційно-правова документація;

       - планова документація;

       - інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

       - звітна документація;

       - документація щодо особового складу;

       - фінансова документація;

       - документація з матеріально-технічного забезпечення;

       - договірна документація;

       - документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

       Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного закладу [18].

       Властивості документа.

       Як  і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

       Атрибутивність  документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.

       Документ, як єдина система складається з двох основних складових – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в недокумент (усний вислів, предмет). [19].

       Функціональність  документа, тобто його призначення  для передачі інформації в просторі і часі. Документ – поліфункціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітнюстю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації [16].

       Структурність документа,  тобто тісний взаємоз’язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність  самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

       Набір перечислених властивостей документа  – це особлива цілісна система, яка  виконує усі на неї покладені  суспільством функції. Зв’язок між  ними є настільки тісни, що відокремити  їх одне від одного можна лише умовно [2].

       Ознаки.

       До  основних ознак документа відносяться:

       1. Наявність логічного змісту.

       Документ  – носій змісту, який передається  знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення)  є його обов’язковою ознакою.

       2. Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.

       3. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

       4. Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чорновики, ескізи) [13].

       Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого  розвитку  діловодства.  Входження  у  науковий  обіг  термінів “документаційне  забезпечення управління", “керування (управління) документацією" / “керування документаційними процесами" стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення  інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

1.2 Кадрове  діловодство: сутність

       Однією  з основних частин спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

       Термін "кадри" у перекладі з французької  означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у  тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

       Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

       Кадрове діловодство ведеться у таких  напрямах [7, 54]:

       1. Облік особового складу установи  та її підрозділів.

       2. Підготовка звітів та необхідних  довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

       3. Облік стану підготовки, перепідготовки  кадрів та зарахування їх до  резерву. 

       4. Облік та реєстрація надходження  документів, що стосуються особового  складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

       5. Організація документообігу для  забезпечення оперативного і  чіткого виконання та проходження  документів і доручень керівництва  стосовно всіх напрямів роботи  з кадрами, додержання загальних  та специфічних для кадрової  роботи правил складання та виконання документів.

       6. Складання номенклатурних справ  з кадрового діловодства, їх  оформлення та ведення. 

       7. Підготовка документів з кадрів  для передачі в архів на  зберігання.

       8. Механізація, автоматизація і  комп'ютерна обробка даних з особового складу.

       Кадрова документація– це документи, що містять  інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, в наказах, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, трудових книжках. Підготовкою та оформленням цих видів документів займається відділ кадрів, який є обов’язковим і дуже важливим структурним підрозділом будь-якого підприємства, установи чи організації.

       Для правильного і вчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи повинен мати точну інформацію про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної й оперативної роботи з кадрами.

       Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях, які мають право самостійно приймати та звільняти працівників, переводити їх чи нагороджувати, приймати свої правила внутрішнього розпорядку, умови праці.

       Основним  призначенням документації з кадрів і є подання необхідної інформації стосовно працівників, зайнятих на підприємстві, або які знаходяться в резерві. Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, а саме їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та інше. Ця документація містить і дає характеристику правовим, трудовим та службовим взаємовідносинам окремого працівника на тій чи іншій посаді з установою.

       Службова  документація з особового складу використовується як у довідкових цілях, так і є підставою для надання працівникам пільг, стипендій, пенсій чи іншої допомоги, а також для надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду, фах. Кадрова документація завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тому її називають іменною документацією [4,с.46].

       Кадрова документація за функціями управління поділяється на такі групи документів:

       особисті  та особові документи працівників;

       організаційно-розпорядча документація;

       первинна  облікова кадрова документація.

       До  групи особистих документів працівників відносяться трудова книжка, паспорт, диплом, атестат, свідоцтво, посвідчення особи, стаж роботи, спеціальність та інші документи, які підтверджують відомості про працівника. Сюди можуть також відноситись перепустки, посвідчення та інше.

       До  особових документів відносять заяви  працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи – атестаційний лист, документи  про нагородження, присвоєння почесних звань та інше. Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпусток , а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень та інше.