ЗМІСТ

 

ВСТУП

     Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, які містять інформацію про особовий склад підприємства (організації) при прийнятті на роботу, переведенні та звільненні працівників, накази про особовий склад, облік кадрів тощо. Правильна, згідно з чинним законодавством, організація кадрового діловодства має вирішальне значення при здійсненні громадянином права на працю.

       Суб’єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи иа за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб’єкта господарювання.

     Саме  в кадрових службах громадяни  укладають трудовий договір, ознайомлюються з умовами праці, правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором. Кадрова служба є дзеркалом підприємства, установи, організації, і від того, як організовано документаційне забезпечення управління, складається враження про організацію в цілому.

     Сучасний  термін “документаційне забезпечення управління” є інформаційно-технологічною  складовою в сучасній організації діловодства.

     Документація  з особового складу утворюється  як результат роботи з кадрами  підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка та перепідготовка, виховання). Вона характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

     У документації з особового складу відбивається діяльність установи з  питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи із особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Питання оформлення кадрових документів розглядалися і досліджувалися багатьма науковцями, документознавцями, серед яких можна назвати Кірсанову М.В., Аксьонова Ю.М. Мурашко М.І., Палеху Ю.І. Матвєєву В. та ін.

       Кожний  секретар, діловод та інша особа, що має справу з діловою документацією, повинна знати особливості її складання.

       Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається  наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

       Актуальність  теми даної роботи полягає, перш за все, в значенні  документування та організації роботи з документами, що охоплюють сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки на підприємстві.

       Об’єкт курсової роботи: кадрова служба підприємства.

       Предмет курсової роботи: організація роботи з документами в кадровій службі підприємства.

       Мета  курсової роботи: проаналізувати організацію роботи з документами в кадровій службі підприємства.

       Завдання  курсової роботи:

       - проаналізувати терміносистему дослідження;

       - розглянути сутність кадрового діловодства;

       - проаналізувати процес роботи з документами як систему;

       - проаналізувати технології роботи з документами в діяльності кадрової служби підприємства;

       - визначити методику вдосконалення роботи кадрової служби підприємства.

       Над проблемою документації по кадрах та діяльності кадрових служб працювало безліч дослідників і науковців. Дуже багато статей, книг щодо діяльності кадрових служб, їхніх обов’язків, функцій, роботи з документами належать Діденко А.М., Блощинській В.А. , Палесі Ю.І., Загорецькій О. та іншим авторам. Вони висвітлили основні проблеми, методики та класифікації кадрової документації, процеси її створення, обробки, складання та ведення.

       Теорію  діловодства як певну сукупність наукових знань та складову дисциплін  документологічного циклу розглядали у свої публікаціях О. М. За-горецька, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка. 

 

Розділ  1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1 Аналіз терміносистеми  дослідження

     Стрімкий  розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими – “документаційне  забезпечення  управління", “керування документаційними процесами". Загалом у 1960–1970-х рр. склалося два основних підходи до  тлумачення  змісту діловодства. Перший  із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною,  технічною (технологічною)  ланкою  управлінської  діяльності  установи.  Діловодство  стало збірною  назвою  для  процесів  документування  діяльності  й  організації  документів  установи [29, 30]. При цьому під “документуванням" розумівся процес створення документів, тобто  їх укладення й оформлення, а “організацією документів" – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [29]. Власне, таке визначення “діловодства" було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", а пізніше – у загальних положеннях ЄДСД. Раціоналізація діловодства передбачала  комплекс  вимог  до  документування,  документа  як “першопричини  усіх діловодних операцій" [29, 31]. Окрім звичного загального терміна “діловодство", до мовного обігу входить термінсловосполучення “діловодство  в  державному  апараті", що  змістовно  окреслювало  сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами.

     Одне  із перших визначень управління документацією  у науці належить д.  і. н. А. М. Соковій.

       Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною [4].

       Документ  створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і  часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому  порядку [1].

       Вперше  питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття [7].

       Соціальна інформація – це спосіб передавання  знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості  призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є обєктом вивчення в документознавстві та суміжних науках [7].

       Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак:

       По  способу розповсюдження соціальна  інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).

       По  ступеню переробки соціальна  інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).

       По  сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації. [9].

       Кожний  із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.) [18].

       Інформація  – це зміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

       Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

       В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття “документна інформація”, “інформація документа”, “інформація на документі”, “документальна інформація”. Інформація може бути недокументною – не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною – закріпленою на ньому .

       Основу  будь-якого документа складає  документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документи [3].

       Інформація, як така не є достатньою ознакою  документа. Матеріальна складова документа  – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої  він не може існувати [14].

       Матеріальна складова документа – це його фізична  сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

       Матеріальну складову документа визначає носій  інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію [10].

       Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює  його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень [17].

       Інформація, що міститься в документі, обов’язково  закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д.т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). [7].

       Таким чином під матеріальною складовою  документа розуміють:

       - матеріальну основу документа;

       - форму носія інформації;

       - спосіб документування чи запису інформації [5].

       Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи [9].