Номенклатура  справ складається за уніфікованою формою, наведеною в "Основних правилах роботи відомчих архівів та ДСДЗУ". В першій графі проставляється індекс справи. В кінці кожного розділу слід залишити резервні порядкові номери для заведення справ, не передбачених раніше. В другу графу вносяться назви заголовків справ. В третій графі вказується кількість томів кожної справи, оскільки впродовж року під однією назвою у випадку великої кількості документів може бути сформовано декілька томів. В четвертій графі зазначається термін зберігання документа з визначенням номера статті переліку документальних матеріалів (типового або відомчого). Остання, п'ята графа "Примітка", служить для повідомлень про знищення справ, передачу в архів, про незавершені справи, що переходять на наступний рік, та ін.

       Номенклатура  справ суб'єкта розглядається та погоджується ЕК цього суб'єкта, візується завідуючим відомчим архівом, узгоджується з державним архівом, куди надходять документи на державне зберігання, та на завершальному етапі затверджується керівником суб'єкта.

       Якщо  суб'єкт не здає документи на державне зберігання, його номенклатура справ повинна узгоджуватися з ЕК вищого об'єкта. 
Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання суб'єкта не змінюються, номенклатура може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак не менше одного разу за п'ять років вона підлягає перескладанню та погодженню заново.

       В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії  та кількість заведених справ.

       Для успішного розвитку будь-якого підприємства, організації чи установи дуже важливою є організація роботи з документами, особливо організація роботи з кадровою документацією.

Розділ 2. ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ

2.1 Аналіз технологій роботи з  документами в діяльності кадрової  служби підприємства

       До  складу УСОРД входить підсистема уніфікованих форм документів із забезпечення кадрами органів управління. Кадрові  документи не виділяються в самостійну систему документації у зв'язку з  їх органічним зв'язком за видами, методами складання, оформлення та зберігання з організаційно-розпорядчими документами.

       Найважливішим кадровим організаційно-розпорядчим  документом є наказ по особовому  складу. Видання наказів по особовому  складу обов'язкове у таких випадках: при призначенні робітників на посаду, звільненні з посади та переміщеннях по службі, при заохоченні та накладанні дисциплінарних стягнень, при впровадженні єдиних та типових норм виробітку (обслуговування), тарифно-кваліфікаційних довідників, затвердженні систем оплати праці робітників, у випадках преміювання робітників та сплати одночасних грошових винагород, при отриманні та підвищенні кваліфікації, визначенні розрядів, класності, а, також при наданні відпустки, зміні прізвища тощо.

       Накази  по особовому складу готуються спільно  відділом (управлінням) кадрів (служби роботи з персоналом) та зацікавленими структурними підрозділами. У встановлених законодавством випадках накази повинні мати гриф затвердження профспілковими органами. 
За структурою накази по особовому складу можуть бути простими та складними. Простий наказ складається з розпорядчого пункту (розпорядчої дії)— Призначити, Прийняти, Перевести, Звільнити, Вважати та ін. Якщо наказ стосується однієї особи, то він називається індивідуальним, якщо кількох - зведеним. Об'єднання в наказі кількох розпорядчих пунктів робить наказ складним. Незважаючи на значну практику використання складних наказів по особовому складу, слід враховувати, що вони не тільки не забезпечують належної оперативності ручного пошуку інформації в процесі довідкової та контрольної роботи, але й заважають втіленню автоматизованих систем опрацювання кадрової інформації. У зв'язку з цим у суб'єктах все інтенсивніше втілюються прості за структурою накази по особовому складу як традиційної форми, так і машинно орієнтовані. 
У багатьох суб'єктах накази по особовому складу мають традиційну текстову форму. Склад реквізитів такого наказу та порядок їх оформлення визначає ДСТУ 4163-2003. Змістова частина наказу містить визначення розпорядчої дії, прізвище, ім'я, по батькові громадянина (якщо наказ зведений, то прізвища розміщуються в алфавітному порядку), посаду (професію, спеціальність), місце роботи (найменування структурного підрозділу), дату та інші обов'язкові дані (наприклад, умови оплати та характер праці при прийманні на роботу, причина звільнення та ін.). Нижче вказується підстава - найменування документа (документів), відповідно до якого даний пункт включений до наказу (заява, подання, доповідна записка, рішення колегіального органу та ін.) із зазначенням виду документа, дати та автора резолюції. Відсутність у наказі будь-яких необхідних даних знижує його юридичну силу. Наприклад:

       Винятковою  особливістю наказу по особовому  складу є те, що він виконує двобічну роль в процедурі документування конкретної правової дії: з одного боку, наказ свідчить, підтверджує наявність юридичного факту виникнення, зміни або припинення трудового договору, тобто цей документ є розпорядчим; з другого боку, наказ реєструє цей факт, тобто виступає в ролі первинного облікового документа та породжує технологічний ланцюжок інших облікових та звітних кадрових документів. Тому наказ по особовому складу як вид документа може входити одночасно не тільки в УСОРД, але й в Уніфіковану систему первинної облікової документації (УСПОД).

       Загальнодержавний класифікатор управлінської документації (ЗКУД) регламентував індивідуальну та зведену структуру наказів по особовому складу, що входять до УСОРД, та індивідуальну, що входять до УСПОД. Передбачено, що форми наказів УСОРД поширюються на органи державного управління та бюджетні установи. Форми наказів (розпоряджень) УСПОД поширюється на підприємства та організації центрального та місцевого значення [14, 76].

       Індивідуальні накази по особовому складу, що увійшли  в УСПОД, представлені такими типовими міжвідомчими формами: наказом (розпорядженням) про приймання на роботу - формою № Т-1, наказом (розпорядженням) про переведення на іншу роботу - формою № Т-5, наказом (розпорядженням) про припинення дії трудового договору - формою № Т-8, запискою про надання відпустки - формою № Т-6.

       Кожна типова форма окрім основної інформації містить додаткові інформаційні розділи процедурного характеру, які  відображались раніше у допоміжних документах - різних листках погоджень, медичного огляду, інструктажу тощо. Відповідно до цього змістова частина типової форми розділена на предметні зони, які мають вигляд анкет та горизонтальної таблиці або заповнюються взаємопов'язаним текстом (наприклад, текстом заяви про звільнення).

       У зв'язку з затвердженням УСОРД  та УСПОД уніфікованих форм наказів  по особовому складу не допускається застосування записок по особовому складу, які мали силу наказу та раніше широко використовувались в роботі відділу кадрів, як розпорядчих документів. Накази по особовому складу є підставою для внесення відповідних записів у трудові книжки робітників та службовців. Відповідно до наказів складаються або коректуються первинні облікові документи, призначені для накопичення даних щодо складу та руху кадрів.

       При оформленні громадянина на тимчасову  роботу в суб'єкт недержавної  сфери одночасно з виданням наказу може складатись та підписуватись трудовий контракт (договір), в якому детально обговорюються обов'язки та права сторін, їх відповідальність та можливі юридичні санкції.

       Трудові контракти, як правило, мають досить уніфіковану структуру тексту та будуються за розділами. Наприклад [15, 186]:

       - предмет контракту;

       - умови контракту (обумовлення  конкретних посадових або функціональних обов'язків кожного робітника);

       - умови оплати праці; -режим праці та відпочинку;

       - права та обов'язки сторін;

       - відповідальність сторін;

       - термін дії контракту, умови його зміни та розірвання;

       - додаткові умови;

       - юридичні адреси сторін;

       - дані про робітника.

       Останні два розділи не є обов'язковими. Дані, що містяться в них, можуть бути зазначені в преамбулі контракту та оформлені в складі реквізиту "Підписи сторін".

       УСОРД передбачено, що вихідна інформація про прийнятого на роботу співробітника  фіксується в анкеті, а всі наступні зміни в його анкетно-біографічних даних та трудовій діяльності - в  доповненні до анкети. Анкета та доповнення до анкети мають типову форму і можуть використовуватись як в традиційній (ручній) системі збору та узагальнення необхідних даних, так і служити вхідними документами автоматизованих систем (підсистем) опрацювання кадрової інформації. Анкета складається з 53 пунктів, що відображають загальні біографічні дані про співробітника, дані про освіту, професію, наукову працю, сімейний стан тощо. 15 пунктів анкети резервуються для додаткових показників, специфічних для конкретного суб'єкта [11, 95].

       У багатьох суб'єктах замість анкети використовується немашинно орієнтований традиційний особовий листок по обліку кадрів, що виконує аналогічну анкеті функцію накопичувача вихідної облікової  інформації. Інформація, що редагується, фіксується в доповненні до особового листка. Особовий листок містить 19 основних анкетно-біографічних показників (пунктів).

       Заповнений  особовий листок разом з іншими документами  працівника (копія диплома про  освіту, перелік наукових праць та ін.) складають особову справу, яка ведеться у відділі кадрів. У відділі кадрів зберігаються також трудові книжки робітників та службовців.

       Характеристика - це документ, в якому дається  оцінка ділових і моральних якостей  особи - працівника (учня, студента). 
Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. її видає адміністрація підприємства (організації, установи, навчального закладу) своєму працівникові (учневі, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до навчального закладу (при потребі), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди тощо.

       Характеристики  оформляють на загальних бланках  або чистих аркушах паперу формату А4.

       Елементи  характеристики:

       - назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

       - текст (текст характеристики можна поділити на чотири частини. У першій частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. їх друкують на 2-3 інтервали нижче від слова "ХАРАКТЕРИСТИКА", через 1,0-1,5 інтервалу, відступивши від 4-го положення табулятора на 3 -4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи у формі родового відмінка, рік народження, освіту, далі, звичайним шрифтом - посаду, вчений ступінь і звання (якщо є). Анкетну частину допускається розташовувати по центру, нижче від слова "ХАРАКТЕРИСТИКА". У другій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про просування по службі, рівень професійної майстерності і т.под. Для студентів (учнів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. У третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи - її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, відносини з іншими членами колективу. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. У четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається у формі минулого часу, а якщо на момент складання характеристики працівник ще працює або студент навчається, то у формі теперішнього часу);

       - підпис (як правило, характеристику  підписують керівник підприємства (організації, установи), керівник  структурного підрозділу та голова  громадської організації (перші  два підписи вважаються обов'язковими));

       - відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до гербової.

       Нижче підпису на відстані 2-3 інтервали  від нульового положення табулятора ставлять дату підписання характеристики.

       Завірену  характеристику видають особисто працівникові (учневі, студентові) або надсилають до установи (організації, підприємства), яка її вимагала [14, 63].