Организация служб делопроизводства на предприятии

    Применение  табеля позволяет:

    исключить возможность неоправданного создания новых форм;

    установить  единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

    учесть  количество видов и форм документов. 

    Глава 5. Условия труда работников служб делопроизводства

    Условия труда работников служб делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

      При разработке внутреннего трудового  распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.

      Для большинства работников службы  делопроизводства характерны ограничение  двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах — пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

    Значительное  влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

    Размещение  службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости. 
 
 
 
 
 
 

    ГЛАВА 6. Организация службы ДОУ.

    Службой документационного обеспечения  управления является организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу с  документами. Своевременная обработка  и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы. Сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

    В Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

• в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

         - секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

         - инспекция при министре (руководителе ведомства);

         - канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

        - отдел писем (жалоб);

        - отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

        - центральный архив;

• на государственных предприятиях (объединениях), в научно исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

         - подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

       - секретариат;

       - экспедиция;

       - копировально-множительное бюро;

       - архив.

    В небольших организациях служба документационного  обеспечения управления, как самостоятельное  структурное подразделение, может  и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет  секретарь руководителя  или другое специально назначенное лицо.

                    К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота;

- унификация форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами

    В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

    К технологическим функциям следует  отнести:

     - осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки  входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

    Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

           - подготовка к докладу руководству поступающих документов;

           - организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

           - регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

           - организация хранения документов в структурных подразделениях;

           - организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

           - повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

           - организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

           - организация делопроизводства по обращениям граждан;

           - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

    К контрольным функциям относят:

           - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

           - контроль за сроками исполнения документов;

           - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

          - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

          - обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

          - обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

• секретариат;
• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
• отдел совершенствования делопроизводства;
• копировально-множительное бюро;
• протокольная группа;
• редакционная группа;
• приемная;
• архив.

      В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

    В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

    Метод установления организационной структуры  службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год (сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем управления)

2-я категория  – учреждения с объемом документооборота  от 25 тыс. до 100 тыс. документов  в год ( от 25 до 50 тыс. - создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.), от 50 до 100 тыс. - организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации);

3-я категория  – учреждения с объемом документооборота  от 10 тыс. до 25 тыс. документов  в год (служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников);

4-я категория  – учреждения с объемом документооборота  до 10 тыс. документов в год (обычно 1-2 секретаря руководителя организации)

    Расчет  численности персонала службы документационного  обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

    В службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда: руководители; специалисты; другие служащие (или технические исполнители).