Деловое письмо

     Настоящим письмом сообщаем Вам о...;

     Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о...;

     Просим  Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)..;

     Подтверждаю, что в соответствии с...;

     Высылается (направляется, представляется и т.п.) ответ на Ваше обращение от...

     Лид-абзац  может также плавно подводить  к основному тексту письма.  
3.3.4. Текст

     В силу огромного разнообразия текст  писем наиболее свободен и наименее стандартизован при обязательном соблюдении таких требований, как:

     • ясность формулирования;

     • простота изложения;

     • полнота информации;

     • уважительный тон изложения (требование делового этикета);

     • грамотность.

     Важно также всегда помнить, что письмо является юридическим документом.

     Письменная  речь лишена особенностей живой речи: мимики, жестов, интонаций и модуляций голоса. В ней всю нагрузку берут на себя слова, многие из которых имеют скрытый смысл. Поэтому в письме не следует характеризовать или оценивать поведение адресата. Это лучше сделать при личной беседе. В конфликтной ситуации целесообразно сконцентрировать внимание на своих действиях, описать их и обосновать. Убедительность письму придаст приведение точных бесспорных фактов.

     При написании письма лучше употреблять  страдательный залог, который подчеркивает действие, а не того, кто его осуществил. В результате, внимание адресата сосредотачивается на проблеме. Ее виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду. Такой подход к решению спорных вопросов правилен с этической точки зрения.

Пример

      Действительный  залог     Страдательный залог

Вы  не выполняете принять  на    Взятые Вами обязательства

себя  обязательства     не выполняются

     Для составления делового письма необходимо знать:

      • требования, предъявляемые к оформлению делового письма (реквизиты);

     • предмет переписки;

     • требования, предъявляемые к тексту, составленному в официально-деловом  стиле;

     • правила грамматики и синтаксиса русского языка;

     • правила делопроизводства;

     • о правовой силе (правовых последствиях) документа.

3.3.5. Заключительная формула  вежливости

     Выбор заключительной формулы вежливости определяется степенью официальности  письма и соотносится определенным образом с формулой общения.

     Заключительная  формула вежливости начинается с  заглавной буквы и не содержит каких-либо сокращений.

Пример 

     С уважением   Личная подпись   Т.М. Петрова

     Формулой  вежливости «С уважением…» (согласно правилам делового этикета) письмо обычно заканчивается, если оно начиналось с личного обращения, не содержащего слово «уважаемый».

     В качестве заключительной формулы вежливости могут употребляться также выражения:

     «Весьма искренне Ваш»;

     «Искренне Ваш»;

     «Примите  мои наилучшие  пожелания»;

     «С  наилучшими пожеланиями»;

     «С  благодарностью»;

     «Ваш»;

     «Преданный  Вам» и т.п.