Деловое письмо

     • наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

     • наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

     • указание должности получателя (в дательном падеже);

     • фамилия, инициалы (в дательном падеже);

     • почтовый адрес – печатается с новой строки через 1,5-2 интервала.

     Почтовый  адрес не проставляют на документе, который направляется в правительственные организации или постоянным корреспондентам.

     За  рубежом порядок записи адреса следующий. При адресовании документа в фирму без указания должности лица вначале проставляют наименование организации, а затем почтовый адрес.  
Пример

                       The American Magazine

     119 Sixth Avenue

     New York, N.Y.11011

     При направлении письма конкретному  должностному лицу необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес. Обязательно проставляют обращение: «Мr.», «Мiss», «Мissies», «Меssrs.» и т.п.

Пример

Мr. С.Маnri  
Сrеdito Мilano Viа Саvоr  
Мilan  
ItаIу

     17 – РЕЗОЛЮЦИЯ соответствующего должностного лица включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.  
Пример

     Морозовой Н.В.

     Федосеевой  Н.А.  
           Прошу подготовить проект

     договора  с Консалтинговой группой

     «ТЕРМИКА» к 05.10.2004

     Личная  подпись

     Дата

     Допускается оформление резолюции на отдельном  листе

     18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа.  
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого)?

Пример

     ПРИКАЗ (о чем?) - «Приказ о создании аттестационной комиссии»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (кого?) - «Должностная инструкция эксперта»

     Для обеспечения эффективного поиска документов без предварительного прочтения текст заголовка следует сделать максимально коротким и точным. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. При более длинной строке заглавие делят на строчки, которые располагают через один интервал. Точку и кавычки в конце заголовка не ставят.

     На  кратких письмах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), заголовок может отсутствовать.

     19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» и отражает контроль за исполнением документа.

     20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Текст письма пишут только на русском при направлении его:

     • в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

     • на предприятия, в организации и  объединения, не находящиеся в ведении  данного субъекта РФ или расположенные  на территории других субъектов РФ.

     Тексты  документов можно оформлять в  виде:

     • анкеты;

     • таблицы;

     • связного текста;

     • соединения вышеперечисленных структур.

     IIри  составлении текста в виде  анкеты характеристики должны  быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом  второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

     Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть повторены номера этих граф.

     Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации (заключительная часть).

     Текст письма может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения.

     В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают реквизиты:

     • наименование документа («письмо» обычно не пишут);

     • наименование организации – автора документа;

     • дату документа;

     • регистрационный номер документа;

     • заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В письме используют следующие формы изложения:

      - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

     - от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

     - от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»; «ВНИИСХМ считает возможным»).

     21 – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ оформляется после текста с левого положения табулятора. Слово «Приложение» пишут с большой буквы. Строки текста отметки о наличии приложения разделяются 1,5-2 интервалами.

     Если  приложение названо в тексте письма, то отметку о его наличии оформляют сокращенно.  
Пример

     Приложение:       на 4 л. в 2 экз.

     Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.  
Пример

     Приложение:  Положение об управлении регионального

                       кредитования на 5 л. в 1 экз. 

     При наличии нескольких приложений их нумеруют

Пример

      Приложение:       1. Положение об управлении регионального

                         кредитования на 5 л. в 1 экз.

                                           2. Правила подготовки и оформления документов

       управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

      Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

      Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом.

Пример

      Приложение:    Письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172

                        и приложение к нему, всего на 3 л.

      Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом.

Пример 

     Приложение:  на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     На  самих приложениях в правом верхнем  углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.  
Пример

     Приложение 1

к приказу директора АО «Квант»  
от 22.10.2004 № 15

     Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Отделяют приложения друг от друга двумя интервалами.

     22 – ПОДПИСЬ является обязательным реквизитом, придающим документу юридическую силу. Подпись на письме проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание документа. Как правило, подписывается только первый экземпляр документа.

     Реквизит «подпись» включает (без кавычек и скобок):

     • наименование должности лица, подписавшего документ, -

- при оформлении на бланке – сокращенное (должность в подписи не указывают)

Пример 

Вице-президент   Личная подпись    А.А. Иванов

     - если документ оформлен не на бланке – полное (должность в подписи указывают)

Пример 

     Вице-президент

     Ассоциации  региональных  Личная подпись    А.А. Иванов

     предриятий       

     • личную подпись;

     • расшифровку подписи – 

                 - инициалы,

                 - фамилию.

     Можно центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

     Пример 

     Вице-президент  
Ассоциации региональных    Личная подпись    А.А. Иванов

     предприятий

      При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример 

     Директор  института   Личная подпись   М.В.Ларин

     Главный бухгалтер    Личная подпись   З.В.Круглов

     При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Пример 

Заведующий лаборатории                               Заведующий лаборатории

микологии                                                         биотехнологии

Личная подпись            Ю.Г. Петренко      Личная подпись              К.И.Титов

     При подписании писем, отправленных из вузов, научных учреждений, учреждений культуры и т.д., в должностях указывают ученую степень, звание.  
Пример

     Зав. кафедрой менеджмента,

     профессор, докт. экон. наук   Личная подпись   В.А. Кудрев

     Документ может быть подписан сотрудником, исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом пускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. В реквизит вносят «Зам.» или «и.о.».

     25 – ОТТИСК ПЕЧАТИ заверяет подлинность подписи должностного лица печатью организации на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

     В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (в коммерческих структурах приравненная к ней) и несколько простых.