Деловое письмо

1. ПОНЯТИЕ «ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО»

 

      Деловое (или служебное письмо) – обобщенное название широко применяемого вида официальных  документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем – организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

      Основным  признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

      Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего это информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С его помощью обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет  воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

      Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и  на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов  — передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

      Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

      К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

      В качестве носителей информации находят  применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители  визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты, СD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, СD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня в делопроизводстве является бумага. Опрос ряда фирм США показал, что в этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % — в микрофильмах, 2 % — на магнитной ленте и 1 % — на дисках¹.

      Письма  оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках  с последующим нанесением на них  необходимых информационных элементов — реквизитов. Требования к оформлению письма складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100—150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.  
 
 

2. РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

 

      Ввиду массовости использования и широкого разнообразия деловых писем четкой классификации их нет. Все виды классификации  носят в основном теоретический  характер. Письма классифицируют по функциональному  признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Ниже приводится прежде всего  краткая характеристика наиболее часто  встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

      Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

      В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

      Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг арендуемых помещений и т.д.

      Оферта  — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.

      Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо — ответ на рекламацию.

      Сопроводительные  письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

      Письма-подтверждения  высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

      Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

      Письма-напоминания  направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

      Письма-просьбы  излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

      Информационные  письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

      Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.

      Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

      В потоке почтовой корреспонденции, поступающей  в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

      По  структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

      По  месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

      По  стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

      По  способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

      По  срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

      По  степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

      По  степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

      По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

      По  степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

      По  срокам хранения письма делятся на письма постоянного  
и письма временного хранения. Письма временного хранения  
в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения  
до 10 лет и свыше 10 лет.²  
 
 
 
 
 
 
 

3. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К  ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМА КАК  ДОКУМЕНТА

 

1. Реквизиты письма

      Реквизит  — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

      Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России разработан, Научно-техническим управлением Госстандарта России внесен, Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст принят и введен в действие Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      Требования  настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

      Стандарт  Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000), и устанавливает:

•  состав реквизитов документов;

•  требования к оформлению реквизитов документов;

• требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

      Ниже  приведены согласно ГОСТу Р 6.30-2003 реквизиты организационно-распорядительных документов, в том числе письма.