Деловое письмо

     Гербовая  печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное наименование учреждения. Гербовая печать (приравненная к ней в негосударственных учреждениях) проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения. Гербовая печать ставится, например, на гарантийные письма на выполнение работ, услуг.

     Простые печати по форме могут быть различными: круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На них нет изображения герба, а воспроизводится наименование учреждения или структурной части. В учреждениях таких печатей может быть несколько. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и подписи.

     Письма, выполняемые на бланках, не требуют  удостоверения печатью.

     26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ подтверждает соответствие копии документа подлиннику, проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает:

     • заверительную надпись «Верно»;

     • должность лица, заверившего копию;

     • личную подпись лица, заверившего  копию;

     • расшифровку подписи –

     - инициалы,

     - фамилию;

     • дату заверения (по усмотрению организации  копия документа может быть заверена печатью).

     Пример 

Верно  

Инспектор службы кадров    Личная подпись  Т.С.Петров 
Дата

     27 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил письмо, для разъяснения и уточнения затронутых вопросов и включает:

     • инициалы и фамилию исполнителя документа;

     • номер телефона исполнителя.

     Отметку об исполнителе располагают на лицевой  и оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

     Пример

     ВА. Петров

     124 45 67

     28 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО включает:

     • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, — краткие сведения об исполнении;

     • слова «В дело»;

     • номер дела, в котором будет  храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Этот реквизит проставляют на первой странице исполненных документов, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Примеры

В дело 12-25 за 2004 г.  
Т.М.Николаева 24.05.2004

 
В дело 03-10 
Вопрос решен по телефону

О.Б.Павлова 21.05.2004  

В дело 13-1

Направлено  письмо

17.06.2004 №01-13/184

И.К. Иванов 18.06.2004

     Письмо  оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, второй – направляют в дело.

     29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Можно проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

     30 – ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА – это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

     Следует помнить, что деловое письмо как  документ приобретает юридическую силу с оформлением реквизитов и подписанием его должностным лицом.

2. Требования к бланку письма

      Согласно  ГОСТу Р 6.30-2003 существует два стандартных формата бланков документов:

      •А4 (210х297мм);

      •А5 (148х210мм).

      Бланки  документов изготавливают на белой  бумаге или бумаге светлых тонов.

      Каждый  лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

      • 20 мм – левое;

      • 10 мм – правое;

      • 20 мм – верхнее;

      • 20 мм – нижнее.

      Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица ГОСТ Р 6.30-2003 установил бланк письма, реквизиты которого зависят от учредительных документов организации. Их перечень приведен в таблице.

     <*> Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

     <**> В бланке может присутствовать  либо реквизит 02 – герб субъекта  Российской Федерации, либо реквизит 03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания).

      <***> Наименование вида документа  – письмо обычно не пишут,  кроме гарантийного письма.

     <****> При необходимости на бланке  письма проставляются ограничительные  отметки зоны расположения данного  реквизита. 

     Реквизиты письма:

     08 – наименование организации;

     09 – справочные данные об организации;

     10 – наименование вида документа;

     14 – место составления или издания  документа, а также ограничительные  отметки для реквизитов:

     11 – дата документа;

     12 – регистрационный номер документа;

     13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа –  можно размещать (в пределах  границ зон расположения реквизитов):

     • флаговым способом (угловое расположение реквизитов) – 

     - каждая строка реквизитов начинается  от левой границы зоны их  расположения (рис.1);

     • центрированным способом – 

     - начало и конец каждой строки  реквизитов равно удалены от  границ зоны их расположения (рис.2).

     На  бланках документов может помещаться Государственный герб Российской Федерации. Статьей 3 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном  гербе Российской Федерации» определен  перечень учреждений, на бланках которых  производиться Государственный  герб Российской Федерации.⁴   
 
 

 

     

     

     

        Рис. 1 . Угловое расположение реквизитов (формат А4)         Рис. 2. Центрированное расположение реквизитов (формат А4)