Деловое письмо

<*> Порядковый  номер реквизита согласно перечню  ГОСТа Р 6.30-2003.

<**> Наименование вида документа  – письмо обычно не пишут,  кроме гарантийного письма.

      Рассмотрим  подробно реквизиты формуляра образца  письма³.

      01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ согласно статье Федерального конституционного закона от 25.12.2000 №2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит  с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными  лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

      Согласно  статье 2 Закона воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита (в виде главной фигуры — двуглавого орла с атрибутами, перечисленными в статье 1 настоящего Федерального конституционного закона). Изображение Государственного герба Российской возможно в одноцветном и многоцветном варианте.

      02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ помещают в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

      03 - ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ) – символическое графическое изображение на бланке организации, которое помещается в соответствии с уставом (положением об организации).

      Порядок регистрации и правовой защиты товарного знака и знака обслуживания определяется Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09. 1992 № 3520-1.

      Размещают эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема не воспроизводится в случае помещения на бланке организации Государственного герба РФ или герба субъекта РФ.

      04 – КОД ОРГАНИЗАЦИИ проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

      05 – ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА проставляют в соответствии с документами, выдаваемы налоговыми органами.

      06 – ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/

КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

      08 – НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

      В качестве наименования организации  указывают сокращенное, а случае отсутствии — полное наименование вышестоящей организации, если, конечно, оно имеется.

      Наименование  организации субъекта РФ печатают на двух языках: на государственном языке РФ – русском и государственном языке субъекта РФ. Располагают наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке  ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

      Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных документах организации, помещая в скобках ниже полного или за ним.

      Если  автором документа является филиал, территориальное отделение или представительство, то указывают их наименование, располагая ниже наименование организации.

      Наименование  организации для внутреннего  документооборота достаточно указывать без уточнения ее подведомственности.

      Если  письмо отправляют в другую организацию, то указывают наименование министерства и ведомства, которому подчиняется  эта организация, без каких-либо сокращений.

      Допустимо указание не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение организации – министерству и местным органам власти, то при переписке в пределах города достаточно указать подчиненность городскому управлению, а при пересылке письма на федеральном уровне следует привести наименование только министерства (ведомства), которому подчиняется организация.

      09 – СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ включают в себя:

      • почтовый адрес;

      • номер телефона;

      • другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др.).

      На  письмах, имеющих отношение к  решению финансовых вопросов, может быть проставлен номер счета в банке. Можно также привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и т.п.

      Почтовый  и телеграфный адрес указывают  в следующем порядке очередности: кому, улица, дом, квартира, город, район, область, индекс.

      Если  письмо предназначено для иностранного партнера, то адрес указывают в следующей последовательности: номер дома, наименование улицы (площади), название города, штата или округа, почтовый индекс, название страны.

      11 – ДАТА ДОКУМЕНТА – это дата его подписания или утверждения.

      Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

      Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Можно оформить дату документа арабскими цифрами либо в последовательности – день месяца, месяц, год, либо в последовательности – год, месяц, день месяца. День месяца и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами.

Пример

Способы оформления даты документа:  
восьмое июня две тысячи четвертого года

     12 – РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА состоит из его порядкового номера, который по усмотрению организации дополняется:

     • индексом дела по номенклатуре дел;

     • информацией о корреспонденте;

     • информацией об исполнителях и др.

     Регистрационный номер документа, составленного  двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

     Регистрационный номер документа проставляют одновременно с датой. Для внутренних документов им обычно является порядковый номер дела с начала года. К цифре иногда добавляют начальную букву вида документа: К (кадры), Л/С (личный состав).

Пример 

     12-К                       означает 12 – порядковый номер

                                                          К – кадры

     5 Л/С                                      5 – порядковый номер

                                                    Л/С – личный состав

     Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: структурного подразделения, номер дела по номенклатуре, где будет храниться копия письма, порядковый номер документа.

Пример 

     04-12/57           означает: 04 – индекс структурного подразделения;  
                                                     12 – номер дела по номенклатуре;  
                                                     57 – порядковый номер отправляемого письма

     На  документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

     При флаговом способе расположения реквизитов регистрационный индекс пишется от 2-го положения табулятора, а при центрированном – номер ставят на той же строке, что и дату, но справа.

     13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Это этикетный реквизит, позволяющий напомнить адресату, о чем идет речь. Его проставляют только на ответных письмах, чтобы можно было найти копию инициативного письма. Дату и номер для ссылки переписывают из инициативного письма. 
Пример

     На  № 02-13/36 от 04.09.2004

     14 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ  ДОКУМЕНТА указывают с учетом  принятого административно-территориального  деления общепринятых сокращений, если затруднено определение  организации – автора документа  по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные  об организации».

     15 – АДРЕСАТ в именительном падеже указывают организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Допускается центрирование строк реквизита «АДРЕСАТ» по отношению к самой длинной строке.

     При адресовании документа должностному лицу его инициалы указывают перед  фамилией, а должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже.

Пример

                            Генеральному директору  
                            ООО «Вперед»  
                            В.А.Петрову

                 или 
                            ООО «Вперед»  
                            Генеральному директору  
                            В.А.Петрову

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений одной организации, их указывают обобщенно.

Пример

                              Администрации районов

                                   Московской области

                  или

                              Генеральным директорам производственных объединений

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. При числе адресатов более четырех составляют список рассылки документа.

     Слово «Копия» перед вторым, третьим, чётвертым адресатами не пишут. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который указывают согласно правилам оказания услуг почтовой связи.

     При адресовании письма в организацию сначала проставляют ее наименование, а затем почтовый адрес.

Пример   
                               «Издательский дом Герда»  
                                    ул. Звенигородская, д. 24, пом. 9,  
                                    Санкт-Петербург, 191119

     При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример

     Ивановой  О.П.  
           ул. Садовая, д. 5, кв. 12,  
          г. Липки, Киреевский р-н,  
          Тульская обл., 301264

     При направлении письма конкретному должностному лицу пишут его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес, причем перед фамилией указывают ученую степень и звание адресата, если они имеются.

Пример

       Г-ну проф. В.П. Козлову  
           Руководителю Федеральной архивной  
          службы России  
           Ильинка, 12, Москва, 103132, Россия

     Реквизит  проставляется на исходящих документах с 4-го положения табулятора. Каждая из составных частей реквизитов, таких как: