Деловое письмо

 

      В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии, выданные Комитетом РФ по печати, на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Заказы на изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляются:

      •федеральными органами государственной власти;

      •иными государственными органами;

      •организациями и учреждениями;

      •органами, организациями и учреждениями (независимо от формы собственности), наделенными отдельными государственно-властными полномочиями.

      В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков письма:

      • угловой (рис.3);

      • продольный или центрированный (рис.4 и рис.5).

      Для организаций субъектов РФ, имеющих  наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного  бланка. При этом реквизиты:

      08 – наименование организации; 

      09 – справочные данные об организации;

      14 – место составления или издания документа – печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. 

Рис. 3. Образец углового бланка письма организации (ЗАО «Издательский дом Герда») 

 

Рис. 4.Образец продольного бланка письма организации (ЗАО «Издательский дом Герда»)

 

Рис. 5. Образец продольного бланка письма должностного лица

(ЗАО  «Издательский дом Герда»)

     При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют, проставляя номер страницы посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).

     Если  текст документа печатают с обеих  сторон лица, то лицевые стороны  нумеруются нечетными цифрами, а  обратные – четными.  
 
 
 
 

3. Структурные элементы реквизита «текст документа»

в письме

3.3.1 Реквизит «заголовок  к тексту» как  структурная часть  текста письма 

     Будучи структурной частью текста, заголовок отражает тематику, содержание и основную идею послания. Он также играет важную роль в привлечении внимания адресата к содержанию письма.

     При формулировании заголовка следует  обратить внимание на то, чтобы он был логически связан с текстом, недвузначен, непротиворечив и краток.

     Кроме заголовка сведения о написанном может дать аннотация, отражающая в одном – двух предложениях основную мысль текста, а также краткое содержание последнего.

3.3.2. Обращение к адресату⁵

     Выбор обращения к адресату определяется степенью официальности письма.

     В речевом этикете при общении  с партнером следует учитывать  его:

     • социальный статус;

     • место в служебной иерархии;

     • профессию;

     • национальность (например, в русском  языке существует формальное разграничение в официальном обращении – Вы и неофициальном – ты);

     • вероисповедание;

     • возраст;

     • пол;

     • характер.

     Задача  обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать, поэтому при обращении к адресату следует учитывать его служебное положение, сферу деятельности, степень личного знакомства. В письменной речи правильно выбрать форму обращения особенно важно, так как это не только синтаксическая единица, но и социально значимая категория.  

     Адресатом может быть как организация, так и отдельное лицо.

     Если  получатель письма конкретный человек, то к нему обращаются, используя  прилагательное «уважаемый». Если письму придается особо важное значение, то после обращения «уважаемый» ставится восклицательный знак, а если письмо носит будничный характер – запятая.

     Среди лиц одной профессии или одних  политических убеждений в деловой корреспонденции допустимо обращение «Уважаемые коллеги» («Уважаемый коллега»)⁶, а в письмах поздравлениях «Дорогие коллеги» («Дорогой коллега»). Употребление в качестве  
обращения одного слова «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон.

     В частном деловом письме, которое не является официальным документом, в обращении указывают только имя и отчество адресата. Включение в обращение еще и фамилии придает письму вежливо-официальный характер.

     На  протяжении исторического развития России официальные обращения, принятые в государстве, менялись. Так, в ХVIII веке обращение регламентировал специальный документ - «Табель о рангах» (от «Ваше высокопревосходительство» до «барин», «барыня», «сударь», «сударыня»).

     В настоящее время законодательно установленного обращения в делопроизводстве нет. На усмотрение автора может использоваться обращение «гражданин», имеющее давнюю историю.

     Наряду  с обращением «гражданин» употребляется  слово «товарищ».

     Поскольку проблема общеупотребительного обращения  в Российской Федерации не решена, то помимо обращения «гражданин»  возможны и такие обращения, как  господин, россияне, сограждане, соотечественники, коллеги друзья.

3.3.3. Лид-абзац⁷

     Лид-абзац – первый абзац текста. Он упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма, включая не более одного предложения.

     Не  являясь обязательным элементом  письма, лид-абзац может отсутствовать. В то же время допустимо его присутствие в письме вместе с реквизитом «заголовок к тексту» и обращением.

     В лид-абзаце может быть также выражена благодарность адресату.  
Пример

     Спасибо за интерес, проявленный  Вами к нашему объявлению о...;

     Благодарим  Вас за своевременный  ответ и предоставленную информацию...;

     Мы  чрезвычайно признательны Вашей организации  за эффективное содействие в...

     Лид-абзац  может быть посвящен объяснению темы послания.  
Пример

     Обращаюсь к Вам в связи  с...;