Деловая документация. Правила оформления

Акт в  организации составляется на общем  бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если  в составлении акта участвовали  два или более субъектов (например, две организации, организация и  физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи.

Так как  акт не содержит реквизита «адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.

Заголовок акта представляет собой краткое  содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, правил формулирования заголовка к акту не установлено. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и предлога «о». В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже. В любом случае заголовок должен согласовываться с названием вида документа: «акт - чего?» или «акт - о чем?».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта включает:

- основание  для составления акта (указывается  распорядительный или нормативный  документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; основанием может быть плановое задание; оформляется с использованием слова «Основание»);

- состав  комиссии (указываются наименование  должности, инициалы, фамилия председателя  комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии (располагаются в алфавитном порядке)). Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта при написании должностей указываются наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно  во вводной части акта указывают  инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся  с прописной буквы от границы  левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (если отражается несколько фактов, то текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагаются выводы и предложения по установленным фактам.

В том  случае если выводы и предложения  в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий и акт составлен сторонним уполномоченным лицом или комиссией, то такой акт представляется руководителю организации, который расписывается в ознакомлении с его содержанием.

В конце  текста перед отметкой о наличии  приложения указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт. Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или практической необходимостью. При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения».

Акт подписывается  составителем(-и). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Лица, имеющие  замечания по содержанию акта, подписывают  его с отметкой: «Замечания прилагаются»; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

Некоторые виды актов подлежат утверждению  руководителем организации или вышестоящей организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Утверждению подлежат в т.ч. акты, предписывающие выполнение определенных действий. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется согласно установленным правилам.

Датой акта является дата актируемого события. Она проставляется должностным лицом, подписавшим документ.

Дополнительным  реквизитом, придающим акту юридическую  силу, является печать. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

С актом  под роспись должны быть ознакомлены  лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая  отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о  приеме-передаче дел вместо отметки  об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Пример оформления акта приведен в приложениях Г.

3.5 Оформление  докладной записки

 

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости  от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные и отчетные.

Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автора документа. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке.

Внутренняя  докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого  подчинения и подписывается составителем. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Формуляры внешней и внутренней докладных  записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.

Текст докладной  записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки  излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст  докладной записки словами: «Вносится  на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

Датой докладной  записки является дата ее подписания.

Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Зарегистрированная  докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте (но не полях!). Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.

Пример оформления докладной записки приведен в приложениях Д.

3.6 Оформление  писем

 

Письмо  – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами.

При подготовке писем используется специальный  бланк для письма (в соответствии с СТБ 6.38-2004) или на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, предусмотрено обязательное использование бланков при оформлении писем. Чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций.

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?». Без реквизита «заголовок к тексту» согласно СТБ 6.38-2004 допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк.

Реквизит «адресат» располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

К общим требованиям к тексту письма относят следующее: письмо должно быть посвящено одному вопросу; оно не должно быть большим по объему (до 5 страниц); если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст в зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) будет иметь свои особенности.

Деловое письмо должно быть написано деловым  стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые словосочетания и словесные формы. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.). В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»). Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы), следует в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается  использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Составляя текст письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма разделяют на простые и сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда  не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения  или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также при обращении к конкретному должностному лицу. В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться опровержением.

Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После располагается подпись автора письма.

При отправлении вместе с письмом адресату других документов, в нем об этом делается специальная отметка («Отметка о наличии приложения»), которая оформляется согласно СТБ 6.38-2004.

Подпись в письмах оформляется согласно требованиям СТБ 6.38-2004 и Методических указаний по его применению.

Исходящие письма подлежат визированию на общих  основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы достаточно подписи, реквизитов бланка и регистрационных данных. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Пример  оформления письма приведен в приложениях Е.

 

Литература

 

1. СТБ 6.38 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Мн.: Белстандарт, 2004
2. ГОСТ Р 6.30. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М.: Изд-во стандартов, 2004
3. Закон РБ от 10.01.2000 № 361-з «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 15.07.2008 № 410-З внесены изменения и дополнения.