Деловая документация. Правила оформления

Распорядительная  часть приказа заканчивается, как  правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или  органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов.

Для этого  используется устойчивое выражение: «Контроль  за исполнением приказа возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.

В случае издания приказа, отменяющего положения  ранее изданного распорядительного документа или некоторых его пунктов, в последнем пункте такого приказа дается ссылка на соответствующий отменяемый документ или его пункты: указывается дата этого документа, его индекс и заголовок. При оформлении таких пунктов применяется устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ  довести до сведения…». Должностные  лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически  ознакомлены с его содержанием (так называемая «виза ознакомления»). При этом необходимо помнить, что  работник не имеет права отказаться от визирования документа. Однако если с содержанием документа нужно  ознакомить всех работников организации, то пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)» обязателен.

Если  исполнение пунктов приказа возлагается  на разные структурные подразделения  организации (должностные лица), то для более оперативного их исполнения и удобства в работе исполнителей обычно изготавливаются копии такого приказа либо делаются выписки из него. При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа (реестра).

Особенностью  оформления приказов является то, что  отметка о наличии приложения в них как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)», «(приложение 2)» (если приложений несколько).

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными  должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - первый заместитель. В случае болезни, отпуска, длительной командировки и в иных подобных случаях руководитель может делегировать право подписи приказа другому должностному лицу, что оформляется соответствующим приказом.

Датой приказа  является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказ  вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте. В  большинстве случаев приказ действует  до его отмены или пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте.

Пример  оформления приказа приведен в приложении А.

3.2 Оформление  указаний

 

Указание  – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

К составлению и оформлению указаний предъявляются требования, аналогичные тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Указания  оформляются на общем бланке формата  А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, визы, подпись,  дата, регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется с помощью  предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины  издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная  часть указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится  на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя  или наименование структурного подразделения  в дательном падеже после слова  ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова  ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем  пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое  возлагается контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений. Датой указания является дата его подписания проставленная руководителем, издавшим указание.

Регистрируется  указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления указаний приведены в приложении Б.

3.3 Оформление  протоколов

 

Протокол  – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов.

Составление и оформление протоколов возлагается  на секретарей соответствующих коллегиальных. Протокол составляется на основании рукописных, стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Реквизитами протокола являются: наименование органа (организации), название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подпись.

Дополнительным  реквизитом для некоторых видов  протоколов является гриф утверждения.

Протоколы оформляют на общих бланках или  чистых листах бумаги формата А4.

Датой протокола  является дата заседания коллегиального органа. Проставляется дата председателем или секретарем.

Регистрационным индексом протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.), который может быть дополнен иными обозначениями.

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (в случае если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?».

Текст протокола делится на две части: вводную и основную.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. В случае если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.  При превышении количества членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках - «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается» и если приглашенных более 10 человек, то их список составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в документе также делается соответствующая отметка («список прилагается»).

На расширенных  заседаниях и собраниях (нет постоянно  действующего коллегиального органа) участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к  протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали - 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного  кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня в предложном падеже перечисляются  все вопросы, подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется. Если на заседание выносится два вопроса или более, то они нумеруются арабскими цифрами.

Последовательность  расположения вопросов в повестке дня  определяется степенью их важности.

Основная  часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого  вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти  слова пишутся прописными буквами  без абзацного отступа, после  них ставится двоеточие.

В разделе  «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном  падеже. Затем через тире с прописной  буквы кратко записывается текст  доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», исключаются слова: «так сказать», «значит» и т.д. В тексте выступления каждая новая мысль оформляется с красной строки.

В том  случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса  повестки дня указывается один раз  перед словом «СЛУШАЛИ». Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе  «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения  и оформления текста аналогичны разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается».

В раздел «ВЫСТУПИЛИ» кроме текстов выступлений  включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Если  в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

Текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается одно решение  независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня.

Постановляющая  часть протокола заканчивается  указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме: «СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текстов выступлений. Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Кроме текстов  выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу  прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание.

Протокол подписывается двумя лицами. В подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель и секретарь).

Решения коллегиальных органов доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, а в наиболее важных случаях - постановлений и решений. В организациях, действующих по принципу единоначалия, протоколы в ряде случаев подлежат утверждению руководителем организации, наиболее важные принятые решения проводятся в жизнь приказами.

Примеры оформления протоколов полной, сокращенной  и краткой форм приведены в  приложении В.

3.4 Оформление  актов

 

В системе  организационно-распорядительной документации акт – это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

При составлении  и оформлении акта используются следующие  реквизиты: наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, название вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), подпись, дата, регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть: гриф утверждения, печать, код организации, код документа, отметка о контроле, отметка об ознакомлении с актом.