Деловая документация. Правила оформления

УТВЕРЖДАЮ

Директор  института

Подпись     И.А.Сатиков

01.09.2012

При утверждении  документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕНО без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Директор  института

Подпись И.А. Сатиков

01.09.2012 №10

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Председателя

Правления банка 

30.09.2001 №54

Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа на расстоянии 10 см от левого поля.

Как правило, документ утверждается в том случае, если он пописан должностным лицом, не имеющим достаточных полномочий для того. Чтобы положения документа  стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе, либо в специально оговоренных иных случаях.

Утверждаемый  должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись».

Реквизит 18. «Резолюция» документа. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция пишется на документе в правом верхнем углу над текстом соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату наложения, например:

И.А.Медведевой

В.Н.Егорову

Прошу подготовить  проект

генерального  соглашения

с фирмой «Заречье» к 13.02.2009

Иванов

21.01.2009

Допускается оформление резолюции на отдельном  листе, так называемой рефератке (на бумаге формата А6 или А4). Делается это при отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа, с отметкой о связи рефератки с основным документом, на котором также делается отметка о связи с резолюцией.

Реквизит 19. «Заголовок к тексту» - реквизит документа, кратко излагающий его содержание (именно он переписывается в журналы регистрации). Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

- чего (кого)?, например: Акт ревизии;

- (кому?), например: Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках  А5, либо к тесту на бланке формата А4, не превышающему 10 строк, заголовок можно не составлять.

Заголовок располагают без отступа от левого поля над текстом, отступив от надписей бланка 1,5-2 межстрочных интервала. Сам  заголовок должен содержать не более 150 знаков и не более 28 машинописных знаков в одну строку (соответственно, заголовок не будет более 5 строк).

Как и  любой другой многострочный реквизит, заголовок к тексту документа на компьютере печатают с межстрочным интервалом «точно» 14 пт. По ширине данный реквизит должен занимать не более 73 миллиметров от левого поля документа (каждая строка), но в случае, когда по независящим от автора документа причинам заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать до 120 мм от левого поля документа.

Точку в  конце заголовка не ставят.

Реквизит 20. Реквизит «Отметка о контроле»  представляет собой специальную пометку (наносится рассматривающим должностным лицом – буква «К» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тесту»; канцелярией - словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа) об особом статусе документа и необходимости особого контроля за соблюдением сроков исполнения данного документа.

Реквизит 21. Текст официального документа. Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной, распорядительной) – решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует  разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст  излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности  организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также  содержащих описание, оценку фактов или  выводы (акт, справка), используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах  используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»).

Текст печатают, отступив 1,5 межстрочных интервала  от реквизита «Заголовок к тексту» через одинарный межстрочных интервала с абзаца (отступ первой строки абзаца 1,25 мм), если текст не делится на подразделы.

Реквизит 22. Отметку о наличии приложения к документу, упоминаемого в тексте документа,  оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:1. Положение об Управлении регионального кредитования

на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если  приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Комархива от 14.06.2003 №02-4/156 и приложение к

нему, всего на 30 л.

 

Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после  окончания текста (через 1,5–2 интервала) без отступа от левого поля.

Реквизит 23. «Подпись» - реквизит документа, представляющий собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними).

Наименование  должности в данном реквизите  может быть 3 видов: полное, если документ оформлен не на бланке документа (директор Института государственного управления Академии управления при Президенте Республики Беларусь), видовое (директор института) или сокращенное (директор) – на документе, оформленном на бланке. Например:

Исполнительный директор

ОАО «ЛифтСервис»                   подпись       Н.А.Кохановская

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись»  печатают на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (с межстрочным 1,5-2 интервалом) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор                 подпись          М.А.Свиридов

Главный бухгалтер                       подпись          Н.И.Кравцов

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают  на одном уровне по горизонтали.

В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии             подпись          Н.В.Дементьев

Члены комиссии                         подпись         К.М.Аршинова

                                                    подпись         С.П.Хитрунов

                                                   подпись          В.А.Малов

Документ  может быть подписан исполняющим  обязанности должностного лица с обязательным условием указания фактической должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит 24. Гриф приложения располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. Например:

Приложение 2

к постановлению

Министерства  здравоохранения

Республики  Беларусь

23.04.2010 № 55

Реквизит 25. Гриф согласования. Реквизит официального документа, применяемый при согласовании документа с иными организациями (их должностными лицами.

Если  грифов согласования несколько, они  оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор  Молодечненского

государственного  университета

Подпись         П.И.Клокель

23.09.2012

Данный  реквизит оформляется на последнем  листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по след. форме:

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции                          Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь                     Республики Беларусь

Подпись      А.А.Ветров                 Подпись      В.Г.Бондарь

12.04.2011                                       12.04.2011

Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают на последнем  листе документа ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Начальник отдела кадров

Подпись  В.А.Смирнов

11.11.2011

При наличии  замечаний визу оформляют следующим  образом:

Начальник отдела кадров

Подпись   В.А.Смирнов

11.11.2011

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Возможно  оформление виз распорядительного  документа на отдельном листе, также  по усмотрению организации допускается  полистное визирование документа.

Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, предусмотренных  специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и его личную подпись.

Реквизит 28. Ниже реквизита «Подпись» в нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатается реквизит «Отметка об исполнителе», который в полном варианте включает в себя индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке), дату создания документа, имя файла (на второй строке).